Una tienda nueva muestra en el panel principal una lista de configuración de seis pasos. Empieza por Configuración, sigue con sucursales, artículos, empleados y hardware, y registra una venta de práctica en modo de prueba antes de vender de verdad.

Una tienda recién creada abre en el panel principal con una lista de configuración encabezada por "Complete los pasos a continuación para comenzar con PHP Point Of Sale". Enumera seis pasos, cada uno con un botón Ir » que salta directo a la pantalla correcta:

1. Configuración — Configure la información de su empresa
2. Tiendas — Configure sus ubicaciones
3. Inventario — Añada su inventario / artículos
4. Empleados — Agregar y actualizar empleados
5. Clientes — Añade tus clientes
6. Ventas — Completa tu primera venta

Los pasos se tachan automáticamente conforme los completas. Puedes hacerlos en cualquier orden, y un enlace Descartar mensaje oculta la lista cuando ya no la necesites — una vez descartada no regresa, pero cada paso es una pantalla normal a la que llegas desde el menú izquierdo en cualquier momento. La secuencia de abajo convierte la lista en un primer día práctico: configura la tienda primero, luego carga tus artículos y después registra una venta de práctica antes de que entre el primer cliente real.

Empieza por Configuración

Abre Configuración y trabaja tres secciones:

• Información de la compañía — el Nombre de la Compañía, el Logotipo de la empresa y, si quieres, tu Identificación del impuesto (identificación fiscal) y tu Sitio Web. El nombre y el logotipo aparecen en recibos y facturas, así que dejarlos bien ahora hace que todo lo que imprimas después ya se vea terminado.
• Impuestos — define tu % de la tasa de impuestos predeterminado para que cada venta, incluida la primera, cobre el monto correcto. Los grupos de impuestos, los precios con impuesto incluido y las exenciones se cubren en configurar los impuestos.
• Recibo — los datos y textos que muestran tus recibos. Un minuto aquí te ahorra reimprimir recibos incómodos toda la semana; personalizar los recibos profundiza.

Ya que estás ahí, revisa la sección Moneda si no operas en dólares estadounidenses, y la sección Configuración de la aplicación para el idioma de la interfaz y el formato de fecha. Fundamentos de la configuración de la tienda recorre toda la página, incluido su buscador de opciones por palabra clave.

Configura tus sucursales y cajas

Si tienes más de una sucursal, agrégalas todas antes de comenzar, para que artículos, empleados y existencias puedan asignarse a los lugares correctos desde el principio. Abre Tiendas y dale a cada sucursal su dirección y teléfono — estos se imprimen en los recibos de esa sucursal. Luego agrega las cajas de cada sucursal en la pestaña Cajas registradoras y terminales de la sucursal: crea una caja por línea de cobro. Tiendas y cajas registradoras cubre todos los campos, y cajas y manejo de efectivo explica cómo las cajas controlan los conteos de efectivo y los cierres.

Una tienda de una sola sucursal puede saltarse esto — tu tienda comienza con una sucursal ya creada.

Agrega a tus proveedores (opcional, pero conviene)

Si quieres informes por proveedor o piensas generar órdenes de compra más adelante, captura a tus proveedores ahora en el módulo Proveedores, antes de importar artículos — los artículos hacen referencia a su proveedor, así que tener los proveedores primero deja más limpia la importación de artículos. Proveedores explica los campos del perfil.

Carga tus artículos

Los artículos en PHP Point Of Sale pueden ser cualquier cosa que vendas: un producto físico con existencias o un servicio como una reparación o un masaje. Si manejas pocos productos, agrégalos a mano en Inventario → Nuevo artículo — crear artículos explica el formulario de artículo. Si tu inventario vive en una hoja de cálculo o en otro sistema, usa el asistente de importación: importar tus datos te lleva por la plantilla, el mapeo de columnas y la validación, y es mucho más rápido que teclear. Importa proveedores primero, luego artículos y al final clientes.

Agrega a tus empleados

Dale a cada persona que use la caja su propio acceso en lugar de compartir uno. Las ventas, la actividad del cajón y las horas se registran por empleado, y los permisos controlan quién puede dar descuentos, ver informes o cambiar la configuración. Cuentas de empleados explica cómo crear accesos; permisos y plantillas de permisos cubre cómo darle a cada persona exactamente lo que su puesto necesita. Asigna a cada empleado la o las sucursales donde trabaja.

Conecta una impresora de recibos

Conecta tu impresora de recibos — y el cajón de dinero, si tienes uno — antes de tu primera venta real, para que el día de apertura en el mostrador no sea también el día de resolver problemas de hardware. Impresoras de recibos, cajones y PrintNode explica las formas de imprimir y cuál conviene a tu montaje. Si vas a escanear códigos de barras, un escáner USB o Bluetooth no requiere más configuración que conectarlo — consulta básculas, escáneres y pantallas para clientes — y códigos de barras y etiquetas cubre cómo imprimir tus propias etiquetas.

Conecta el procesamiento de tarjetas (opcional)

Si vas a cobrar con tarjeta en la caja, conecta el procesamiento cuando la impresora ya esté lista. PHP POS Payments es la opción integrada; elegir un procesador de pagos compara las alternativas, y configurar el procesamiento de tarjetas te guía por la configuración por sucursal y el enlace de terminales. También puedes salir a producción primero con efectivo y otros medios de pago y agregar tarjetas después.

Registra una venta en modo de prueba

Antes de vender de verdad, activa el modo de prueba: el panel principal muestra un recuadro Activar el modo de prueba — haz clic, y un aviso rojo confirma "El modo de prueba está activado, las ventas generadas no se guardarán". Mientras está activo, las ventas que registres no se guardan en absoluto, así que puedes practicar con libertad sin ensuciar tus informes ni tus conteos de inventario. Agrega un artículo a una venta, toma un pago de mentira e imprime el recibo: este único ensayo confirma que la impresora, los impuestos, el logotipo y los datos del recibo se ven bien juntos. Registrar una venta explica la pantalla de la caja en sí.

Cuando todo esté en orden, haz clic en Desactivar el modo de prueba en el aviso. A partir de ese momento, cada venta es real.

Cuando termines la lista

Descarta la lista y el panel principal se convierte en tu vista diaria — estadísticas de ventas, tareas rápidas y stock por caducar; orientarte en la aplicación lo recorre. Eso ya es una tienda funcionando, pero no el final de lo que puedes activar. Cuando quieras más, los siguientes pasos habituales son los programas de fidelidad, las reglas de precios y promociones y las tarjetas de regalo.

Si prefieres ayuda directa para configurar la tienda, sobre todo para migrar datos desde otro sistema, hay servicios de incorporación disponibles.

Preguntas comunes

¿Tengo que seguir la lista en orden? No — cada paso es independiente, y todos están al alcance desde el menú izquierdo. El orden de arriba solo evita retrabajo (por ejemplo, proveedores antes que artículos, y artículos antes de tu primera venta).

Descarté la lista de configuración. ¿Cómo la recupero? Descartarla es permanente — la lista no regresa. Aun así no se pierde nada: cada paso es un módulo normal (Configuración, Tiendas, Inventario, Empleados, Clientes, Ventas) que abres desde el menú izquierdo.

¿Las ventas de práctica en modo de prueba aparecen en algún lado? No. Mientras el modo de prueba está activo, las ventas no se guardan en absoluto — no tocan informes, cantidades de inventario ni historiales de clientes. Solo recuerda desactivar el modo de prueba antes de vender de verdad; el aviso rojo te recuerda que está activo.

¿Necesito capturar clientes antes de poder vender? No — las ventas no requieren cliente, a menos que actives la opción de Configuración que lo exige. Asociar clientes es lo que alimenta la fidelidad, las cuentas de tienda y el historial de compras, así que agrega a tus clientes frecuentes conforme lleguen.

Solo tengo una tienda. ¿Aun así necesito el paso de Tiendas? Tu tienda viene con una sucursal ya creada — solo ábrela para completar la dirección y el teléfono que se imprimen en los recibos, y agrega una caja por línea de cobro si piensas controlar el efectivo en cajones.

¿Cuándo debería conectar el procesamiento de tarjetas? En cualquier momento antes de querer aceptar tu primer pago con tarjeta. Muchas tiendas arrancan primero con efectivo; nada más en la configuración depende de tener un procesador conectado.

¿Puedo importar mis datos anteriores en lugar de teclearlos? Sí — artículos, clientes, proveedores y más entran mediante importaciones de hojas de cálculo con plantillas y mapeo de columnas. Consulta importar tus datos.