Artículos, kits, clientes y ventas pasadas se importan con un asistente de Excel de tres pasos — descarga la plantilla, mapea tus columnas, valida e importa. Proveedores y tarjetas de regalo usan una carga más simple, las líneas de venta se importan por lotes en la caja, Ventas de importación trae el historial con sus fechas originales, y cada lista se exporta de vuelta. Este artículo cubre cada plantilla, cada paso y los errores que puedes encontrar.

Si tus datos viven en otro sistema o en un montón de hojas de cálculo, no tienes que volver a teclearlos. PHP Point Of Sale importa desde archivos de Excel (.xlsx) y CSV, y exporta de vuelta de la misma forma — así que la migración, las ediciones masivas y los respaldos de una lista son trabajos de hoja de cálculo. Las plantillas y exportaciones se descargan como XLSX o CSV según la opción Formato de la hoja de cálculo de Configuración.

Qué se importa y exporta, y desde dónde

Cada uno de esos módulos también ofrece Exportar a un archivo de Excel desde el mismo menú … (más opciones). Los empleados solo se exportan — no existe importación de empleados. Las exportaciones dependen de un permiso: el empleado necesita el permiso Exportar a Excel del módulo para ver la opción, y las importaciones requieren el permiso de agregar/actualizar del módulo.

El asistente de tres pasos (artículos, kits, clientes, órdenes de trabajo)

El asistente funciona igual en todos los módulos que lo usan — apréndelo una vez. Con artículos como ejemplo:

Paso 1 — Subir archivo

1. Ve a Inventario, abre el menú … y elige Importar desde un archivo de Excel.
2. En Descarga de plantilla de hoja de cálculo, elige una:
   • Plantilla para artículos existentes — una exportación de todo lo que ya hay en la tienda, lista para editar y reimportar. Úsala para actualizar registros sin crear duplicados: cambios masivos de precio, limpieza de descripciones, alta de códigos de barras.
   • Plantilla de artículos nuevos — una hoja en blanco con los encabezados correctos, para agregar registros.
   • Con más de una tienda, marca antes Incluir columnas específicas de localización para agregar a la plantilla columnas por tienda de cantidad, precio, nivel de reorden y más.
3. Llena la plantilla en tu programa de hojas de cálculo y sube el archivo terminado (.xlsx o .csv).

Paso 2 — Comparar hoja de cálculo con base de datos

El asistente lista cada columna de la hoja de cálculo junto a un menú de campo de base de datos. Las columnas cuyos encabezados coinciden con la plantilla se emparejan solas — si todo coincidió, el diálogo "Correlación de columnas de hoja de cálculo completa" ofrece saltar directo al paso 3. Si no, elige el campo correcto para cada columna restante; cada campo de base de datos solo puede usarse una vez, y las columnas que dejes sin emparejar simplemente no se importan. En artículos, Nombre del artículo debe estar emparejado o el asistente no continúa.

Los campos personalizados también entran en el mapeo: en la importación de clientes, cada campo personalizado de cliente que hayas definido aparece en la lista de campo de base de datos con su propia etiqueta, y una columna de la hoja encabezada con esa etiqueta se empareja automáticamente — las mayúsculas no importan, pero el texto debe ser la etiqueta exacta del campo. Los campos personalizados de artículos y de ventas funcionan igual en sus propias importaciones.

Paso 3 — Validar datos y completar la importación

Haz clic en Completar importación a Excel. El asistente primero revisa el archivo en busca de números de artículo e ids de producto duplicados dentro de la propia hoja y se detiene con errores fila por fila si los encuentra. Después valida e importa cada fila, y termina en uno de tres estados:

• Éxito — todo se importó limpio.
• Advertencias — la importación terminó, pero el sistema tuvo que corregir algo en ciertas filas (por ejemplo faltaba un id de artículo esperado, o actualizaste un artículo que había sido eliminado). Cada advertencia indica la fila de la hoja. El resultado no se ve afectado.
• Fallo — los errores se listan con su fila y mensaje, y la importación se revierte — nada queda a medias. Corrige las filas señaladas en tu archivo (o el mapeo) y vuelve a importar.

Las filas en blanco se omiten en lugar de importarse como registros vacíos, en todas las importaciones — artículos, kits, clientes, proveedores, tarjetas de regalo, recepciones, ventas, órdenes de trabajo, conteos de inventario y mermas. También se detectan las filas que solo parecen vacías porque traen espacios invisibles. Cuando una fila sí falla, el mensaje apunta a la posición real de la fila en tu archivo, así que el número del error coincide con el de tu hoja.

Qué puede llevar la plantilla de artículos

La importación de artículos cubre prácticamente todo el formulario del artículo: número de artículo, id de producto, nombre, nombre para código de barras, variaciones, categoría (se crea automáticamente si aún no existe — no hace falta importar categorías por separado), proveedor, precio de costo y de venta, niveles de precios, precio promocional con fechas de inicio y fin, precio mínimo/máximo editable, descuento máximo, clase de impuesto y precio con impuestos incluidos, cantidad, niveles de reorden y reposición, descripciones, dimensiones y peso, marcas de serializado/servicio/favorito/inactivo, comisión, etiquetas, días de caducidad, fabricante, ubicación en tienda, opciones de lealtad, marcas de EBT y ecommerce, verificación de edad, una URL de imagen, los campos personalizados del artículo — más columnas por tienda de cantidad, precios, promoción y reorden cuando activas las columnas de localización.

Las variaciones también se importan. Además de la columna única de Variación, la plantilla lleva una columna de Artículo padre y hasta diez pares de Nombre del atributo de variación N / Valor(es) del atributo de variación N, así que un producto variable y sus variaciones entran como una fila padre seguida de filas de variación — el formato que usa una exportación de WooCommerce. También hay una columna de ID de producto de comercio electrónico para el ID propio de la tienda en línea, y un Identificador del producto en cada variación, distinto del número de artículo. Consulta importar un catálogo de WooCommerce.

Dos detalles propios de la importación de artículos:

• Números de artículo adicionales — pon los códigos extra en la columna de número de artículo separados por una barra vertical (|), p. ej. 4001|4002|4003; todos escanearán en la caja.
• Para actualizar registros existentes, conserva intacta la columna de Id. de artículo de la plantilla de existentes — con ella se emparejan las filas con los artículos.

Algunas columnas de la plantilla tienen encabezados más largos que las opciones del formulario que reflejan, así que es fácil confundirlas en la tabla de mapeo (encabezados textuales): Cantidad Unidad Cantidad, Permitir anulación de precio independientemente de los permisos, Deshabilitar reglas de precios, Solo permite que los artículos se vendan en números enteros, el trío de series Vendido en una serie, Cantidad de la serie y Número de días que la serie debe usarse dentro de (consulta series, paquetes y cargos recurrentes), ¿Está el código de barras (así etiquetado en la aplicación), Cantidad predeterminada al vender o recibir, Ventana emergente de información al agregar a la venta y Precio modificable mientras se realiza la venta. Cada una fija la opción del mismo nombre en el formulario del artículo — crear artículos explica qué hace cada una.

Importaciones simples: proveedores y tarjetas de regalo

Proveedores (Proveedores → … → Importar desde un archivo de Excel) y tarjetas de regalo (Tarjetas de regalo → … → Importar desde un archivo de Excel) se saltan la tabla de mapeo: descarga uno de los dos archivos — la plantilla de registros nuevos o la exportación de existentes — edítalo y súbelo en la misma página. Mantén las columnas tal como vienen en la plantilla. Consulta proveedores y tarjetas de regalo para los campos de cada uno.

Venta por lotes: importar líneas a una venta

Venta por lotes llena la caja desde una hoja de cálculo — útil cuando vendiste fuera del sistema (una feria, un corte de luz) o al migrar y querer capturar un pedido grande de una vez:

1. Abre Ventas, haz clic en el menú … sobre el panel del cliente y elige Venta por lotes.
2. Haz clic en Descargar plantilla de Excel para ventas por lotes. Sus columnas: Id. de artículo/Número de artículo/ID de producto, Precio de venta, Cantidad, % de descuento, Descripción, Serie.
3. Llena una fila por línea — los kits también funcionan, y dejar el precio unitario vacío usa el precio normal del artículo.
4. Sube el archivo y haz clic en Guardar. Cada fila se agrega a la venta actual como línea; si alguna fila menciona un artículo que no existe, la importación falla con "La importación ha fallado: uno o más artículos no existen" y la venta queda vacía.
5. Completa la venta como siempre — pagos, cliente, recibo — consulta hacer una venta.

La venta por lotes crea una venta nueva por importación, y se completa con la fecha de hoy — llena la caja, no reconstruye ventas pasadas. Para traer ventas completadas con sus fechas originales, usa Ventas de importación (la siguiente sección).

Importar el historial de ventas (Ventas de importación)

Las ventas completadas de tu sistema anterior entran — fechas originales incluidas — por su propio asistente de tres pasos: abre Ventas, haz clic en el menú … y elige Ventas de importación (así aparece en la aplicación). Los pasos son los mismos que en los demás asistentes (subir, emparejar columnas, validar e importar), y la opción del menú aparece para cualquiera con acceso al módulo de Ventas.

En el paso 1, Descarga de plantilla de hoja de cálculo ofrece Plantilla para Nuevas Ventas. Llénala con una fila por línea de venta — las filas que comparten el mismo ID de venta se vuelven una sola venta — y ten en cuenta que esa columna, Serie y número (así etiqueta la aplicación el ID de venta), es la que debe estar emparejada en el paso 2 para que el asistente te deje continuar. Las columnas:

• Serie y número — el ID de venta: agrupa las filas en ventas. Las ventas importadas conservan estos IDs salvo que actives No conservar el ID de venta al importar ventas en Configuración, que asigna números de venta nuevos (las filas que comparten un ID en la hoja siguen cayendo en una sola venta).
• Fecha de venta — la fecha y hora originales de la venta, que se conservan tal cual en la venta importada; una fecha vacía o ilegible cae a la fecha de la importación.
• Id. de la persona/Nombre del cliente — el ID o el nombre de un cliente existente; un nombre que no coincide con nadie crea un cliente nuevo sobre la marcha.
• ID de empleado y Vendido por ID de empleado — un ID de empleado vacío o desconocido cae a quien ejecuta la importación; un Vendido por vacío o desconocido queda en blanco.
• ID de ubicación — el ID o el nombre de una tienda; cualquier otra cosa deja la venta en tu tienda actual.
• Comentario y Suspendido — deja Suspendido en 0 (o vacío) para ventas completadas; un id de tipo de venta suspendida (1 = apartado, 2 = presupuesto en una tienda recién creada) trae la venta como suspendida — consulta ventas suspendidas, apartados y presupuestos.
• Id del artículo/Número de artículo/Identificador del producto — obligatorio en cada fila. El valor se busca como id de artículo, luego número de artículo, luego identificador de producto y luego nombre de artículo — y si nada coincide, se crea un artículo nuevo con ese nombre.
• Cantidad ordenada (obligatoria), Costo, Precio de venta, Impuesto — la cantidad de la línea, el costo y el precio por unidad, y el impuesto como importe de dinero de toda la línea (el porcentaje de impuesto de la venta se deriva de él).
• Monto de pago, Fecha de pago, Tipo de pago — se registra un pago cuando el monto es mayor que cero y hay un tipo de pago, así que pon el pago en una sola fila de cada venta; cada fila que lleve ambos registra otro pago. Una fecha de pago vacía cae a la fecha de la importación; el tipo de pago es el nombre del pago tal como lo usa tu tienda — consulta tipos de pago.
• Una columna por cada campo personalizado de venta, con la etiqueta del campo.

El paso 3 termina como en las demás importaciones: Completar importación a Excel tiene éxito, termina con advertencias o falla — y con errores (una fila sin su artículo o su cantidad, o un rechazo de la base de datos) toda la importación se revierte mientras la tabla de registro lista cada problema con su fila de la hoja, mensaje y tipo. Repetir un archivo es seguro mientras se conserven los IDs de venta: las filas cuya venta ya contiene ese artículo se saltan, y solo se agregan las líneas que faltan.

No hay plantilla de ventas existentes en la página de carga, pero la aplicación puede exportar todo tu historial de ventas exactamente en este formato de importación desde la dirección sales/excel_export_sales de tu tienda (no tiene botón en los menús) — útil para mover historial entre tiendas o guardar un respaldo reimportable.

Sacar los datos de vuelta

Los mismos menús … ofrecen Exportar a un archivo de Excel: la lista actual (respetando tu filtro de búsqueda en la mayoría de los módulos) se descarga como hoja de cálculo. Usa las exportaciones para respaldar una lista, combinar correspondencia, alimentar otras herramientas — o el viaje redondo: exportar, editar en bloque y reimportar con la plantilla de existentes. La exportación de artículos puede incluir columnas por tienda, que es también como editas en bloque precios y niveles de existencias por tienda.

Un orden sensato para una tienda nueva

Las importaciones fluyen mejor cuando cada archivo puede referirse a registros que ya existen:

1. Proveedores primero, para que tus artículos puedan nombrar a su proveedor — consulta proveedores.
2. Artículos después — el archivo de artículos crea las categorías mientras importa, así que no hay que importar categorías antes. Crear artículos explica los campos.
3. Clientes al final — consulta perfiles de clientes.
4. Luego lo que referencia artículos o clientes: tarjetas de regalo, kits, conteos de inventario iniciales — y el historial de ventas al final de todo, para que las filas de Ventas de importación coincidan con tus artículos y clientes reales en lugar de crear registros pelados.

Si prefieres ayuda para migrar

Mover el historial completo de una tienda es más que una hoja de cálculo. Si prefieres ayuda — o tu sistema anterior exporta los datos en un formato incómodo — los servicios de onboarding incluyen ayuda con la migración de datos.

Preguntas frecuentes

¿Qué formatos de archivo puedo subir? .xlsx y .csv. Cualquier otro se rechaza con "El archivo cargado no contiene datos o el formato no es válido". Las plantillas se descargan en el formato definido por Formato de la hoja de cálculo en Configuración.

¿Cómo actualizo artículos existentes sin crear duplicados? Descarga la Plantilla para artículos existentes — incluye cada artículo con su Id. de artículo. Edita las columnas que quieras, no toques la columna de Id., e importa. Las filas con Id. actualizan ese artículo en lugar de crear uno nuevo.

¿Por qué falló mi importación? La tabla de errores del paso 3 lista cada problema con su fila: campos obligatorios sin emparejar (Nombre del artículo en artículos), números de artículo o ids de producto duplicados dentro del archivo, o valores inválidos. Los errores revierten toda la importación, así que corrige las filas y repite — nada quedó importado a medias.

¿Cuál es la diferencia entre una advertencia y un error? Los errores detienen la importación y la revierten. Las advertencias significan que la importación terminó pero el sistema corrigió algo en el camino (por ejemplo una fila actualizó un artículo que había sido eliminado) — revísalas, pero tus datos ya están dentro.

¿Puedo importar cantidades para cada una de mis tiendas? Sí — en el paso 1 marca Incluir columnas específicas de localización y la plantilla gana columnas por tienda de cantidad, precio, promoción, reorden y reposición.

¿Puedo importar el historial de ventas de mi POS anterior? Sí, con las fechas originales — usa Ventas → … → Ventas de importación, no la venta por lotes. Descarga la Plantilla para Nuevas Ventas, llena una fila por línea de venta con la columna Fecha de venta llevando la fecha y hora reales de cada venta, repite el ID de venta en las filas que van juntas y ejecuta el asistente. La venta por lotes es la que no puede hacerlo: captura líneas en una venta nueva que se completa con la fecha de hoy.

¿Por qué mis empleados no ven la opción de exportar a Excel? Las exportaciones requieren el permiso Exportar a Excel del módulo, y las importaciones el permiso de agregar/actualizar — consulta permisos y plantillas.

¿Puedo importar empleados? No — los empleados se crean en la aplicación (consulta cuentas de empleados). Las listas de empleados sí pueden exportarse.

¿Cómo importo códigos de barras adicionales para un artículo? En el archivo de artículos, pon todos los números en la columna de número de artículo separados por | (barra vertical). Cada uno se vuelve un número de artículo escaneable.