Agrega proveedores en Proveedores con datos de contacto, número de cuenta, términos y un impuesto opcional. Cada perfil alimenta recepciones, órdenes de compra, líneas de crédito de proveedor, etiquetas de correo, correos e informes.

Los proveedores registran de dónde vienen tus artículos y tu inventario. Cada recepción, orden de compra e informe de proveedores en PHP Point Of Sale parte de un perfil de proveedor, así que captura tus proveedores siempre que sea posible — los informes podrán mostrar cuánto inventario compras a cada fuente y a qué costo. El resto del flujo de compras — recepción de mercancía, órdenes de compra, informes de proveedores — usa el mismo registro.

Los proveedores se administran haciendo clic en Proveedores en el menú izquierdo. Si ya tienes tu lista en una hoja de cálculo, cárgala con la importación de Excel en lugar de capturar cada uno a mano.

Crear un proveedor nuevo

1. Haz clic en Proveedores en el menú izquierdo.
2. Haz clic en + Nuevo proveedor en la esquina superior derecha.
3. Llena el perfil. Los campos en rojo son obligatorios — para proveedores, solo el nombre de la empresa (Compañía/Empresa) es obligatorio, aunque cuanto más completes, más puede hacer el resto del sistema con el registro.
4. Haz clic en Guardar.

Los campos del formulario de proveedor:

• Compañía/Empresa — el único campo obligatorio; así aparece el proveedor en recepciones, órdenes de compra e informes.
• Nombre (s) y Apellido (s) — la persona de contacto dentro de la empresa proveedora.
• Correo electrónico — lo usan la acción Enviar correo electrónico de la lista de proveedores, las órdenes de compra y recibos de recepción enviados por correo, y los estados de cuenta.
• Teléfono — también puedes agregar números de teléfono adicionales.
• Campos de dirección (dirección, ciudad, estado, código postal, país) — se usan en las etiquetas de correo y aparecen en la papelería.
• Imagen — asocia una imagen o logotipo al proveedor.
• Comentarios — información general, como horarios o un contacto alterno.
• Notas internas — notas para tus empleados. Si activas Capturar notas internas durante la recepción en Configuración, estas notas se muestran cada vez que el proveedor se asocia a una recepción, para que el personal vea (y agregue) instrucciones importantes mientras recibe mercancía.
• NIF/CIF/RFC (número de cuenta) — el número de cuenta o cliente que te dio el proveedor, impreso en los documentos que le envías.
• Saldo de la cuenta de la tienda — el saldo actual de la línea de crédito del proveedor. Este campo solo aparece cuando Cuentas de tienda de proveedores está activado en Configuración y el empleado tiene el permiso para editar el saldo de la cuenta en el módulo Proveedores.
• Términos — los términos de pago predeterminados de este proveedor, tomados de los términos que defines para facturas y aplicados a las facturas del proveedor.
• Anular impuesto por defecto para Entrada — solo aparece cuando Cargar impuesto en entradas está activado en Configuración. Márcalo para aplicar las tasas propias de este proveedor a sus recepciones en lugar de las predeterminadas, ya sea eligiendo una clase de impuesto o capturando nombres y porcentajes directamente (se admite impuesto acumulativo).
• Campos personalizados — hasta 10 campos extra que defines tú (texto, lista desplegable, casilla, correo, sitio web, teléfono, fecha, imagen o archivo).
• Agregar archivos — adjunta hasta cinco archivos al registro: contratos, listas de precios, recibos de pedidos anteriores, lo que necesites a la mano.

En el perfil de un proveedor guardado verás además un botón Ver reporte, que abre el informe detallado de ese proveedor, y un botón Enviar correo electrónico cuando hay un correo registrado.

Agregar un proveedor rápido desde una recepción

No hace falta salir de la pantalla de Recibos para crear un proveedor. Haz clic en el signo + junto al campo Empiece escribiendo el nombre del proveedor... de una recepción para darlo de alta al momento — útil cuando llega una entrega de alguien nuevo. La parte de recepciones está en recepción de mercancía.

Editar un proveedor

1. Haz clic en Proveedores en el menú izquierdo.
2. Localiza al proveedor y haz clic en Editar en la columna de acciones.
3. Ajusta la información y haz clic en Guardar abajo a la derecha.

Editar requiere el permiso de agregar/actualizar del módulo Proveedores.

Eliminar, recuperar y depurar proveedores

1. Haz clic en Proveedores en el menú izquierdo.
2. Marca la casilla de una o más filas de proveedores.
3. Haz clic en Eliminar arriba de la lista y luego en OK en la ventana de confirmación.

La eliminación es reversible: el proveedor desaparece de la lista, pero el registro sigue en el sistema y su historial permanece en recepciones e informes pasados.

Para recuperar un proveedor eliminado, haz clic en los puntos suspensivos (...) arriba a la derecha y elige Administrar proveedores eliminados. Marca la(s) fila(s), haz clic en Recuperar y luego en Hecho para volver a la página normal de proveedores.

Para quitar de una vez los proveedores eliminados, haz clic en los puntos suspensivos (...) y elige Depurar los proveedores antiguos, luego OK. La depuración los quita de la lista de Administrar proveedores eliminados y libera sus números de cuenta para reutilizarlos; los registros siguen en la base de datos, así que las recepciones e informes pasados no se tocan. Dos advertencias:

• La depuración afecta a todos los proveedores previamente eliminados a la vez — no puedes elegir registros individuales.
• No se puede deshacer, y los proveedores depurados nunca podrán reactivarse. La depuración también elimina los números de cuenta de los registros eliminados.

Enviar correo a un proveedor

1. Haz clic en Proveedores en el menú izquierdo.
2. Marca la casilla de la fila del proveedor (puedes seleccionar varios para escribir a más de uno a la vez).
3. Haz clic en Correo electrónico arriba de la lista.

Se abre el programa de correo de tu equipo con las direcciones de los proveedores seleccionados ya cargadas, y ahí redactas el mensaje. El botón solo toma proveedores que tengan correo en su perfil. Para enviar documentos, usa la opción de enviar la orden de compra o el recibo de recepción por correo — ver órdenes de compra y recepción de mercancía.

Imprimir una etiqueta de correo

Si la dirección del proveedor está completa, puedes imprimir una etiqueta postal rápida — útil para enviar cheques o papeleo de devoluciones sin volver a escribir direcciones:

1. Haz clic en Proveedores en el menú izquierdo.
2. Marca la fila del proveedor y haz clic en Etiquetas de correo en el menú que aparece arriba de la lista.
3. La etiqueta se abre en una pestaña nueva donde puedes imprimirla o descargarla.

La opción Formato de las etiquetas de correo en Configuración controla si las etiquetas se generan como PDF (predeterminado) o como archivo de Excel. Si a la etiqueta le falta información, edita el registro del proveedor y completa los campos de dirección.

Líneas de crédito de proveedor

Las cuentas de tienda te permiten llevar un saldo de crédito con un proveedor — el mismo mecanismo que usan tus clientes en cuentas de la tienda y crédito, pero en sentido inverso. Úsalas cuando un proveedor te da crédito y te factura periódicamente.

Activar la función

Abre Configuración, marca Cuentas de tienda de proveedores y guarda. Esto agrega:

• el tipo de pago Línea de crédito a la lista de pagos del módulo Recibos, y
• el modo Abono a línea de crédito al selector de modos de recepción.

Cargar una recepción a la cuenta

Arma la recepción como siempre, selecciona al proveedor y elige Línea de crédito como método de pago. Al completar la recepción, el importe se suma al saldo del proveedor, y el saldo se imprime en el recibo de recepción. El saldo actual también se muestra en el proveedor cada vez que se asocia a una recepción.

Pagar el saldo

1. Abre Recibos y cambia el selector de modo a Abono a línea de crédito. (Este modo solo aparece cuando las cuentas de tienda de proveedores están activas y el empleado tiene el permiso Recibir el pago de la cuenta de la tienda en el módulo Recibos.)
2. Selecciona al proveedor. Se listan sus recepciones con cargo a cuenta pendientes de pago.
3. Haz clic en Pagar junto a cada recepción que estés liquidando, o págalas todas de una vez.
4. Captura el método de pago y completa la transacción. El recibo muestra el saldo restante.

También hay un atajo Pagar: agrega la columna Saldo a la lista de proveedores desde su configuración de columnas, y cada saldo muestra un botón Pagar al lado — al hacer clic se abre Recibos ya en modo Abono a línea de crédito con ese proveedor asociado, listo para los pasos 2–4. Necesita el mismo permiso Recibir el pago de la cuenta de la tienda; sin él, el botón lleva a una página de acceso denegado. El mismo botón Pagar aparece junto a cada saldo en el informe de resumen de cuentas de proveedor.

Si Crear facturas para los cargos de la cuenta de la tienda del proveedor está activado en Configuración, la actividad de la cuenta también genera facturas de proveedor — ver facturas y cobros.

Informes de cuentas de proveedor

En Informes, los informes de cuentas de tienda de proveedores incluyen estados de cuenta (imprimibles y enviables por correo al proveedor), un resumen de los saldos de todos los proveedores, un historial detallado por proveedor, informes de actividad y resumen de actividad, y los recibos pendientes por pagar. Están en la categoría de informes Informes de la cuenta y requieren dos permisos de Informes — Informes de la cuenta y Las cuentas de proveedores de las tiendas — y solo aparecen mientras la función está activada.

Proveedores secundarios y comparación de costos

Un artículo tiene un proveedor principal, pero en el formulario del artículo también puedes agregar Proveedores secundarios, cada uno con su propio costo en Precios para proveedores secundarios (primero debe estar asignado el proveedor principal). Sobre esto se construyen dos cosas:

• En una línea de recepción puedes cambiar de qué proveedor viene el artículo, y el costo de la línea se actualiza al precio de ese proveedor.
• El informe Proveedor más barato (entre los informes de recibos) muestra el proveedor de menor costo para cada artículo, para revisar quién ofrece el mejor precio antes de resurtir.

La parte de artículos está en crear artículos.

Importar y exportar con Excel

Haz clic en los puntos suspensivos (...) en la página de Proveedores:

• Exportar a un archivo de Excel descarga tu lista completa de proveedores como hoja de cálculo (requiere el permiso de exportación a Excel).
• Importar desde un archivo de Excel carga proveedores en lote. Descarga una de las dos plantillas — Descargar plantilla de Excel para proveedores NUEVOS o Descargar plantilla de Excel para proveedores EXISTENTES — llénala y súbela. La importación falla si el archivo contiene números de cuenta duplicados; corrige el archivo y vuelve a intentarlo.

El flujo completo de importación (artículos, clientes, proveedores) está en importar tus datos.

Permisos

El acceso se controla por empleado en permisos y plantillas:

La visibilidad de informes es aparte: el permiso de Informes Proveedores controla los informes de proveedores, y los permisos de Informes Informes de la cuenta más Las cuentas de proveedores de las tiendas controlan juntos los informes de cuentas de proveedor.

Informes que se construyen sobre proveedores

En Informes, la sección de proveedores incluye el informe resumido de proveedores, un resumen gráfico, la actividad de ventas por proveedor, informes detallados de un proveedor específico y los resúmenes y detalles de recepciones por proveedor. El informe Proveedor más barato está con los informes de recibos. El recorrido completo está en informes de inventario y compras, y las facturas de proveedor en facturas y cobros.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no puedo guardar un proveedor? Compañía/Empresa es el único campo obligatorio — debe estar lleno. Si sigue el error, revisa que los campos personalizados obligatorios (en rojo) estén completos.

Eliminé al proveedor equivocado. ¿Puedo recuperarlo? Sí — haz clic en los puntos suspensivos (...) de la página de Proveedores, elige Administrar proveedores eliminados, marca al proveedor y haz clic en Recuperar. Funciona siempre que nadie haya ejecutado Depurar los proveedores antiguos, que quita definitivamente a los proveedores eliminados de esa lista.

¿Por qué no veo el campo Saldo de la cuenta de la tienda en el formulario? Deben cumplirse dos condiciones: Cuentas de tienda de proveedores marcado en Configuración, y que tu cuenta de empleado tenga el permiso de editar saldo de cuenta del módulo Proveedores.

¿Por qué no aparece Línea de crédito en la lista de pagos de recepciones? Activa Cuentas de tienda de proveedores en Configuración. El tipo de pago (y el modo Abono a línea de crédito) solo existen mientras esa opción está activa.

¿Cómo aplico tasas de impuesto distintas a las recepciones de un proveedor? Primero activa Cargar impuesto en entradas en Configuración; el formulario del proveedor mostrará entonces Anular impuesto por defecto para Entrada, donde puedes elegir una clase de impuesto o capturar tasas manuales solo para ese proveedor.

¿Puedo saber cuál de dos proveedores me vende más barato un artículo? Sí. Agrega al segundo vendedor como proveedor secundario del artículo con su propio costo, y ejecuta el informe Proveedor más barato para comparar costos en todos los artículos.

¿Por qué falló mi importación de proveedores desde Excel? La causa más común son números de cuenta duplicados en el archivo — cada número de cuenta debe ser único. Corrige el archivo y vuelve a subirlo, y asegúrate de partir de la plantilla de proveedores NUEVOS o EXISTENTES.