Habilita ¿Controlar el efectivo de la caja registradora? (y otros medios de pago) en Configuración, elige tu caja en la pantalla de ventas, ábrela con un monto contado, registra el efectivo que entra y sale, y cierra contando por denominación: el sobrante o faltante queda registrado y cada apertura y cierre queda en la bitácora.

El efectivo se mantiene en orden cuando cada caja registradora sigue el mismo ritmo: abrir con un monto contado, registrar cada movimiento de dinero y cerrar con un conteo. PHP Point Of Sale incorpora ese ritmo — por caja y por tipo de pago — y guarda una bitácora de todo.

Activar el control de la caja

El control está apagado hasta que lo habilitas por tipo de pago en Configuración → Ventas:

• ¿Controlar el efectivo de la caja registradora? — el interruptor principal del control del cajón de efectivo.
• Control de cheques en registradora, Control de tarjetas de regalo en caja registradora, Control de tarjetas de débito en caja registradora, Control de tarjetas de crédito en caja registradora — agregan un conteo de apertura y cierre también para esos medios de pago.
• Una casilla equivalente aparece para cada tipo de pago personalizado que hayas agregado.

Con al menos un medio de pago controlado, los empleados ven la pantalla de apertura antes de poder registrar ventas, y la de cierre antes de terminar el día. Opciones relacionadas en la misma sección:

• No mostrar el monto de cierre esperado al cerrar la caja registradora — vuelve el cierre a ciegas: el campo de monto de cierre queda vacío en lugar de prellenarse con lo que el cajón debería tener, para que nadie cuente "hasta el número". Desactivada de forma predeterminada.
• Cantidad de efectivo que se dejará en el cajón al cierre — el fondo de mañana. Con este valor definido, la pantalla de cierre calcula la Cantidad de efectivo a depositar en el banco como el efectivo esperado menos este monto.
• Alerta cuando el efectivo está arriba / Alerta cuando el efectivo está debajo — avisan cuando el cajón tiene demasiado (hora de un retiro) o muy poco (a punto de quedarse sin cambio).
• Detalles del registro de condensación — acorta el detalle mostrado en la bitácora de la caja.

Las cajas en sí se crean dentro de cada tienda — mira tiendas y cajas registradoras para agregar cajas, nombrarlas y sus opciones por caja como las propinas.

Elegir tu caja registradora

Cada venta se registra en una caja específica, y la caja en la que trabajas se muestra siempre en la cabecera de la pantalla de ventas.

• Si la tienda tiene una caja, se selecciona automáticamente.
• Si la tienda tiene varias, la pantalla Seleccionar caja registradora aparece al abrir la pantalla de ventas. Con el control activado, cada caja muestra su estado (Abierta o Cerrada), el empleado que la abrió, su monto de apertura y — cuando se controla el efectivo — cuánto debería tener en ese momento.
• Un empleado puede tener un Registro predeterminado en su ficha (mira cuentas de empleados); se selecciona solo en esa tienda, muy útil con el cambio rápido de usuario.
• ¿Elegiste la equivocada? Haz clic en [Cambiar caja registradora] junto al nombre de la caja en la cabecera de la pantalla de ventas para volver a la pantalla de selección.

Abrir la caja

Con el control habilitado, la pantalla de apertura aparece antes de la primera venta ("Por favor ingrese una cantidad de apertura para abrir la caja registradora"):

1. Cuenta el cajón con la cuadrícula Denominación / Cantidad — escribe cuántos billetes y monedas de cada valor hay, y el total se calcula solo. Las denominaciones ofrecidas (100, 50, 20, 10, 5, 2, 1, medios dólares, cuartos, monedas de diez, de cinco y de un centavo de forma predeterminada) se editan en Configuración → Moneda — mira moneda múltiple y tipos de cambio.
2. Escribe una Cantidad de apertura por cada medio de pago controlado. El Importe Cierre anterior de cada uno se muestra justo encima del campo para comparar.
3. Haz clic en Salvar. La caja queda abierta a tu nombre en la bitácora.

Los empleados con el permiso correspondiente también ven aquí el enlace Abrir la caja para abrir el cajón sin una venta.

Agregar o retirar efectivo durante el día

Pagar a un mensajero, hacer un retiro de efectivo, reponer cambio — regístralo para que el rastro del cajón quede completo:

1. En la pantalla de ventas, abre el menú ... (más).
2. Elige Agregar efectivo a la caja registradora o Retirar efectivo de la caja registradora.
3. Escribe el monto y una nota opcional en Comentarios que explique el movimiento, y pulsa Guardar.

Si ya agregaste o retiraste efectivo en este turno, la pantalla te dice cuánto, y la nueva entrada es un monto adicional. Cada movimiento se guarda y se acumula en Total Adiciones y Restas totales en la pantalla de cierre y en la bitácora.

La acción Abrir la caja está protegida por el permiso de acción Añadir Eliminar importes de la caja registradora dentro de Ventas; otórgalo en permisos y plantillas. Agregar y retirar efectivo hoy no tiene un permiso propio: las dos entradas aparecen para cualquiera que pueda abrir el menú de 3 puntos cuando hay un medio de pago controlado, así que revisa los movimientos en la bitácora de la caja en lugar de confiar en el permiso para restringirlos.

Cerrar la caja

1. En la pantalla de ventas, abre el menú ... y elige Cierre de caja registradora.
2. Revisa el panel de detalles por medio de pago controlado: monto de apertura, ventas, adiciones y retiros totales (cada uno con un enlace Editar para registrar un movimiento de último minuto) y el total esperado — "Debe tener X en la caja registradora."
3. Si configuraste la Cantidad de efectivo que se dejará en el cajón al cierre, la pantalla también muestra la Cantidad de efectivo a depositar en el banco — el efectivo esperado menos el fondo que se queda.
4. Cuenta el cajón con la cuadrícula Denominación / Cantidad y escribe la Cantidad de cierre por cada medio controlado. Salvo que el cierre a ciegas esté activo, el campo viene prellenado con el monto esperado — reemplázalo por lo que contaste de verdad.
5. Observa el Total superior/corto actualizarse en vivo mientras escribes: positivo es sobrante, negativo es faltante.
6. Agrega Notas si algo necesita explicación, pulsa Aceptar y confirma "¿Seguro que quieres cerrar la caja registradora?". Si tu conteo no coincide con el saldo esperado, se te advierte antes de guardar.

El cierre se gobierna con su propio permiso de acción Cierre de caja registradora dentro de Ventas, así que la entrada del menú se le puede ocultar a un empleado sin quitarle el resto del menú de 3 puntos — útil cuando solo un supervisor debe contar el cajón. Los empleados que ya tenían acceso antes de que existiera el permiso lo conservan; otórgalo a empleados o plantillas nuevos en permisos y plantillas.

¿Prefieres no cerrar? Haz clic en Cierre de sesión sin cerrar la caja registradora (El siguiente empleado deberá cerrar la caja) — lo correcto en cambios de turno donde varios empleados comparten un cajón durante el día. El cierre corresponde al final del día, no a cada pausa de café.

La bitácora de la caja y los informes

Cada apertura y cierre es una entrada en la bitácora: quién abrió, quién cerró, montos de apertura y cierre por medio de pago, adiciones, retiros, sobrante/faltante y las notas. Encuéntrala en Informes → Informe de registros (el informe Detallado) — requiere el permiso Ver registro de caja, y el grupo de informes solo aparece cuando al menos un tipo de pago está controlado. Una entrada aún abierta se muestra como "Caja aún abierta". El detalle de la bitácora también muestra el depósito bancario calculado.

Editar o borrar entradas de la bitácora tiene permisos aparte (Editar registro de registro y Eliminar registro de registro, dentro de Informes), para que la historia siga siendo confiable.

Dos lugares más donde aterrizan los datos:

• El informe de Liquidación — totales de fin de día por caja (ventas, pagos y efectivo) que ponen las ventas registradas junto a lo que contaste, por caja, para que un cajón corto aparezca el mismo día. Mira informes de ventas y cierre.
• Los informes de Registros — totales de venta resumidos y gráficos agrupados por caja, útiles para comparar líneas de cobro. Ambos dependen del permiso Registros del módulo de Informes, separado del permiso para ver la bitácora de la caja.

El informe de cierre también puede enviarse por correo automáticamente cada día por tienda — mira informes y estados de cuenta por correo.

Casos particulares que conviene conocer

• Cajas compartidas: la bitácora registra quién abrió y quién cerró — no tienen que ser la misma persona. Usa Cierre de sesión sin cerrar la caja registradora entre turnos.
• Caja ocupada: si ya hay una venta abierta en una caja, la aplicación avisa "Hay una venta abierta en la caja X por Y" para que dos cajeros no choquen en el mismo cajón.
• Alertas de efectivo: con Alerta cuando el efectivo está arriba/debajo configuradas, la caja avisa cuando el cajón se sale de tu zona de confort a media jornada.
• Medios que no son efectivo: cheques, tarjetas de regalo, débito y crédito se cuentan como totales simples (sin cuadrícula de denominaciones) — escribes una cifra de apertura y una de cierre por medio de pago.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no aparece la pantalla de monto de apertura? Ningún tipo de pago está siendo controlado. Habilita ¿Controlar el efectivo de la caja registradora? (u otro medio) en Configuración → Ventas.

¿Cómo veo si una caja quedó con sobrante o faltante? Ejecuta Informes → Informe de registros → Detallado — cada cierre registra el monto contado contra el esperado, con el sobrante/faltante por entrada. El informe de Liquidación muestra el día por caja.

¿Puedo evitar que los cajeros vean cuánto debería tener el cajón? Sí — habilita No mostrar el monto de cierre esperado al cerrar la caja registradora en Configuración → Ventas para conteos a ciegas.

¿Quién puede agregar o retirar efectivo del cajón? Cualquiera que pueda ver el menú de 3 puntos en la pantalla de ventas cuando hay un medio de pago controlado: no existe un permiso propio para esto. El permiso Añadir Eliminar importes de la caja registradora dentro de Ventas protege únicamente la acción Abrir la caja. Cada movimiento queda registrado en la bitácora de la caja con el nombre del empleado.

¿Tengo que cerrar la caja cada vez que cierro sesión? No. Usa Cierre de sesión sin cerrar la caja registradora en los cambios de turno; cierra una vez al final del día.

¿Cómo pasa el fondo del cajón a mañana? Define la Cantidad de efectivo que se dejará en el cajón al cierre en Configuración → Ventas. La pantalla de cierre muestra entonces el depósito bancario como el efectivo esperado menos ese fondo, y el importe del cierre anterior aparece en la próxima pantalla de apertura.

¿Puedo corregir una entrada de bitácora mal registrada? Un empleado con el permiso Editar registro de registro puede editarla (y Eliminar registro de registro permite borrarla). Ambos viven bajo el módulo Informes en permisos y plantillas.

¿Dónde cambio qué denominaciones muestra la cuadrícula de conteo? En Configuración → Moneda → Denominaciones de moneda — agrega o borra filas para que coincidan con los billetes y monedas de tu cajón.