Abre Recibos, elige el proveedor, agrega artículos con costo y cantidad y pulsa Finalizar para actualizar existencias. Suspende recepciones a medias, devuelve en modo Regresar, edita o duplica las completadas y activa el promedio de costo en Configuración.

Cuando llega una entrega, la registras en el inventario a través del módulo Recibos del menú izquierdo. Una recepción documenta qué llegó, de qué proveedor y a qué costo — y actualiza tus existencias y precios de costo en cuanto la completas. Si la entrega corresponde a una orden de compra que ya creaste, reactiva y completa esa orden en lugar de armar una recepción nueva — ver órdenes de compra.

La pantalla funciona muy parecido a la de ventas, solo que apuntada a la puerta trasera: escanea o busca artículos, ajusta las líneas, finaliza y entrega (o envía por correo) la papelería.

Elegir un modo

El botón de modo junto a la barra de búsqueda (dice Recibir por defecto) cambia lo que hace el documento:

• Recibir — el predeterminado: mercancía que entra de un proveedor. Completarlo suma cantidades.
• Regresar — mercancía que vuelve a un proveedor. Completarlo resta cantidades y registra el crédito o reembolso que recibes.
• Orden de compra — planear un pedido antes de que se envíe; ver órdenes de compra.
• Transferir — mover mercancía entre tus tiendas; solo aparece cuando tienes más de una tienda. Ver transferencias entre tiendas.
• Abono a línea de crédito — pagar el saldo de la cuenta de un proveedor; solo aparece cuando Cuentas de tienda de proveedores está activado en Configuración y el empleado tiene el permiso correspondiente. Ver proveedores.

Al cambiar entre Recibir y Regresar con artículos en pantalla, el sistema ofrece convertir las líneas (las cantidades cambian de signo), para que no rehagas la lista.

Recibir una entrega

1. Abre Recibos y verifica que el modo sea Recibir.
2. Agrega artículos escaneando códigos de barras o escribiendo en el campo Buscar o escanear artículo; también puedes elegir de la cuadrícula de artículos por categoría, etiqueta, proveedor o favoritos. Si Elija la cantidad después de agregar un artículo en los recibos está activo en Configuración, cada escaneo pregunta la cantidad.
3. Asocia al proveedor en el campo Empiece escribiendo el nombre del proveedor.... Los proveedores coincidentes aparecen mientras escribes. Haz clic en + junto al campo para crear un proveedor nuevo sin salir de la pantalla, en Quitar bajo el nombre para desasociarlo, y usa el cuadro de notas internas más Actualización de proveedor para guardar instrucciones en el registro del proveedor. Si Capturar notas internas durante la recepción está activo en Configuración, las notas internas del proveedor se muestran automáticamente al asociarlo. El proveedor es opcional salvo que Requerir Proveedor para Recibir esté activado en Configuración.
4. Ajusta cada línea: Costo, Cantidad, % de descuento por línea y Precio de venta. Cuidado con este último — al finalizar la recepción, un Precio de venta modificado se escribe en el artículo y pasa a ser su precio de venta en todas partes (por variación en artículos con variaciones), así que no lo toques salvo que quieras cambiar el precio del artículo; Actualizar siempre el precio de venta de la ubicación desde las recepciones (si está habilitado; nunca actualizar el precio de venta global) en Configuración limita el cambio a la tienda que recibe. Para artículos con control de caducidad, captura los Días de vencimiento (el campo aparece en artículos con caducidad, o en todas las líneas con Mostrar siempre la fecha de caducidad en la recepción) y, si este lote necesita un aviso distinto al del artículo, los Días para notificar antes del vencimiento — consulta alertas de existencias y vencimiento. Si el artículo tiene proveedores secundarios, puedes cambiar el proveedor de la línea y su costo se actualiza al precio de ese proveedor. Al elegir de las sugerencias de búsqueda un artículo con variaciones o proveedores secundarios, primero se abre una ventana emergente donde capturas la cantidad por variación y eliges el proveedor de la línea; marca Deshabilitar la ventana emergente de variación en la recepción en Configuración para omitir la ventana y ajustar cantidades y proveedores directamente en las líneas.
5. Para descontar todo el pedido, usa Descuento en todos los artículos por porcentaje o el descuento fijo a toda la recepción. Ambos requieren el permiso de dar descuento del módulo Recibos.
6. Captura el Costo de envío si Rastrear el costo de envío para recibos está activado en Configuración, para que el flete quede guardado en el documento.
7. Si Cargar impuesto en entradas está activado en Configuración, los impuestos se calculan aquí — incluida cualquier anulación de impuesto configurada en el perfil del proveedor (Anular impuesto por defecto para Entrada). Editar o eliminar los impuestos calculados requiere los permisos de editar y eliminar impuestos.
8. Registra el pago: Efectivo, Cheque, Tarjeta de débito, Tarjeta de crédito, los tipos de pago personalizados que hayas agregado, y Línea de crédito cuando las cuentas de proveedor están activas. El tipo preseleccionado sigue la opción Tipo de pago predeterminado para recibos de Configuración (Efectivo si no se define).
9. Revisa los campos debajo de la sección de pagos:
   • Cambiar la fecha de recibo — las recepciones se fechan al enviarse; marca la casilla para ponerles otra fecha. (Con La fecha de inventario para recepciones siempre es la fecha de recepción activada, el movimiento de inventario también se registra en esa fecha.)
   • Comentarios — notas de texto libre guardadas en la recepción.
   • Campos personalizados — los campos de recepción o de línea que hayas configurado; los obligatorios deben llenarse antes de finalizar.
10. Haz clic en Finalizar y confirma. (La ventana de confirmación puede apagarse con Inhabilitar confirmación para recibir por completo en Configuración.)

Las existencias se actualizan de inmediato en la tienda donde recibiste, se abre el recibo de recepción y, si Imprimir recibo después de que se ha generado una entrada está activo, se abre el diálogo de impresión automáticamente.

Devolver mercancía a un proveedor

Cuando un proveedor envía artículos dañados o equivocados, registra la devolución para que inventario e informes se mantengan exactos:

1. Abre Recibos, haz clic en el botón de modo y selecciona Regresar.
2. Agrega los artículos que regresas y asocia al proveedor, igual que arriba.
3. Registra el método por el que te reembolsan o acreditan. Los montos se muestran en negativo, porque dinero y mercancía salen de tu historial de compras.
4. Revisa Cambiar la fecha de recibo y Comentarios, y haz clic en Finalizar — o Suspender la devolución si el proveedor aún no te acredita y quieres darle seguimiento hasta que lo haga.

Completar una devolución resta del inventario las cantidades devueltas. Una devolución completada sale de las colas y solo se encuentra de nuevo por su Id. de recibo (ver cómo localizar recepciones completadas más abajo).

Suspender una recepción

Las entregas reales se interrumpen. En cuanto agregas el primer artículo aparece el botón Suspender — haz clic para guardar la recepción sin actualizar inventario ni informes. Las recepciones suspendidas incluyen órdenes de compra, entregas a medio revisar y devoluciones pendientes por igual.

Para administrarlas:

1. Abre Recibos, haz clic en los puntos suspensivos (...) y selecciona Entradas suspendidas y Órdenes de compra.
2. La lista muestra cada recepción y orden suspendida. Puedes buscar en ella, elegir qué columnas se muestran, filtrar solo tus propias recepciones suspendidas y abrir cada recibo (ver el recibo de una suspendida requiere el permiso de ver recibos suspendidos).
3. Haz clic en Reactivar para cargar una de vuelta en la pantalla de recepción. Finalízala para actualizar el inventario — o vuelve a Suspender para seguir reteniéndola.
4. Haz clic en Eliminar para quitar una, o marca varias filas y elimínalas juntas. Los botones de eliminar solo aparecen para empleados con el permiso Eliminar recepción suspendida — un permiso distinto de Eliminar entrada, que la aplicación también verifica al enviar la eliminación. Eliminar una recepción suspendida no se puede deshacer.

Las recepciones suspendidas nunca afectan las existencias. Si tampoco las quieres en los informes, activa Ocultar entradas suspendidas en los informes en Configuración.

Encontrar, editar y eliminar recepciones completadas

Las recepciones completadas salen de las colas. Para encontrar una, abre Recibos y haz clic en los puntos suspensivos (...):

• Mostrar última recepción — abre el recibo de la última recepción en la que trabajaste.
• Recibo de búsqueda — captura el Id. de recibo impreso en la papelería para abrir cualquier recepción anterior.

Para editar, haz clic en Editar arriba a la izquierda del recibo. Un aviso explica que la edición reemplazará la recepción actual — haz clic en OK, cambia lo necesario en la pantalla de recepción y pulsa Finalizar para guardar el reemplazo. Inventario e informes se ajustan a los valores corregidos. Editar requiere el permiso de editar recepciones; eliminar una recepción (que revierte su movimiento de inventario) requiere el permiso de eliminar recepciones, y las eliminadas aparecen en el Informe de recibos eliminadas, desde donde pueden recuperarse.

Promedio de precio de costo

La ganancia exacta depende de un costo exacto. Cuando los proveedores cambian precios con el tiempo, el promedio de costo mantiene el costo de cada artículo alineado con lo que realmente has pagado, en lugar de dejarlo congelado en la primera compra para siempre.

Actívalo en Configuración

1. Abre Configuración (busca "costo promedio" si prefieres no desplazarte).
2. Marca Calcular el costo promedio de la compra.
3. Elige un Método de promedio:
   • Promedio móvil (recomendado) — mezcla el costo actual del artículo y su existencia total con el costo y la cantidad de esta recepción: costo nuevo = (valor actual del inventario + valor recibido) ÷ (existencia actual + cantidad recibida). Simple, y las compras recientes acercan el costo a la realidad de hoy.
   • Promedio histórico — recalcula con todas las líneas de recepción pasadas del artículo (costo × cantidad de cada recepción, netos de descuentos por línea), de modo que toda la historia de compras pesa en el nuevo promedio.
   • Sin promedio, utilice el precio actual recibido — sin mezclas: el costo de la última recepción se convierte, tal cual, en el costo del artículo.

El promedio corre cada vez que se completa una recepción con cantidad positiva. Los descuentos por línea se toman en cuenta; los artículos con variaciones promedian por variación, y los costos por tienda se actualizan por tienda cuando existen.

Opciones de costo relacionadas

• Actualizar precio de costo en transferencia — también recalcula el costo cuando la mercancía se mueve entre tiendas; ver transferencias entre tiendas.
• Los artículos serializados pueden tomar siempre el costo exacto recibido por unidad, para que la ganancia de artículos de alto valor refleje lo que costó ese número de serie — ver artículos serializados y tipos especiales.
• Habilitar siempre la actualización del precio de venta por ubicación durante la recepción — te deja ajustar el precio de venta por tienda mientras recibes, útil si manejas precios por tienda y quieres reetiquetar con la mercancía enfrente.
• Actualizar siempre el precio de costo de la ubicación a partir de las recepciones (usar método de promedio; nunca actualizar el precio de costo global) — conserva el promedio de arriba pero lo aplica solo al costo de la tienda, sin tocar el costo global del artículo. Úsalo cuando el mismo artículo de verdad cuesta distinto en cada tienda.
• Actualizar siempre el precio de venta de la ubicación a partir de las recepciones (si está habilitado; nunca actualizar el precio de venta global) — la misma idea para el precio de venta: una recepción actualiza el precio de la tienda y nunca el global.

En la propia línea de recepción, una Vista previa del precio de costo muestra en cuánto quedará el costo del artículo al completar la recepción, y junto a ella se muestra el Precio de venta de la ubicación — así ves el efecto antes de terminar y no después.

La ganancia y el margen de los informes valen lo que valgan estos costos — ver informes de inventario y compras.

El recibo de recepción y sus acciones

Completar (o buscar) una recepción abre el recibo de entrada, que resume la transacción y ofrece estas acciones en la parte superior:

• Editar — reemplaza la recepción, como se describió arriba (requiere el permiso de editar recepciones).
• Etiquetas — imprime etiquetas de los artículos de la recepción: etiquetas personalizadas del diseñador de etiquetas, etiquetas de código de barras clásicas o etiquetas de código QR.
• Hoja — una hoja de códigos de barras o de códigos QR con cada artículo recibido, para etiquetar mercancía al acomodarla. Ver códigos de barras y etiquetas.
• Exportar a un archivo de Excel — descarga la información de artículos y precios del recibo como hoja de cálculo.
• Recibo de correo electrónico — envía el recibo a la dirección del proveedor (solo aparece cuando el proveedor tiene correo).
• La flecha de descarga — guarda el recibo como PDF.
• Duplicar — copia todas las líneas a una recepción nueva que ajustas y completas o suspendes; la forma más rápida de repetir un pedido habitual. (La duplicación puede desactivarse en Configuración.)
• Imprimir — imprime una copia física; Recibo nuevo te regresa a una pantalla en blanco.

El contenido del recibo se configura en Configuración: Ocultar TODOS los precios en la recepción mantiene los costos fuera de la papelería que viaja, Mostrar precio de venta al recibir el recibo convierte el recibo en una lista de precios para el estante, y Mostrar firma al recibir el recibo agrega captura de firma para que quede constancia de quién recibió la entrega. La personalización general de recibos está en personalizar los recibos.

Importar una recepción por lotes desde Excel

Para entregas grandes, olvídate del escaneo:

1. Abre Recibos, haz clic en los puntos suspensivos (...) y elige la importación de Recibos por lotes.
2. Haz clic en Descargar plantilla de Excel para recibos por lotes y llénala — una fila por línea con Id. de artículo, Costo, Costo unitario, Cantidad y Porciento de descuento.
3. Sube el archivo. La importación falla si algún artículo del archivo no existe todavía, así que crea los artículos primero (importar tus datos cubre la creación en lote).

Dónde aparecen después las recepciones

Todo lo que recibes alimenta los informes: recepciones detalladas, recepciones por proveedor, impuestos de recepciones, pagos de recepciones, historial de costos por artículo y el informe de transferencias se construyen sobre estos registros — ver informes de inventario y compras. Los cargos a cuenta aparecen en los informes de cuentas de proveedor y en las facturas. Y cuando el conteo físico siga sin cuadrar con el sistema, corrígelo con un ajuste, no con una recepción falsa — ver existencias, ajustes y artículos dañados.

Permisos

Todos en permisos y plantillas, sobre el módulo Recibos salvo que se indique:

Preguntas frecuentes

¿La recepción actualiza el inventario en cuanto agrego artículos? No — nada cambia hasta que haces clic en Finalizar. Suspender guarda el documento sin ningún efecto en inventario; solo completar mueve existencias.

¿Cómo corrijo una recepción que completé con la cantidad o el costo equivocados? Búscala con Mostrar última recepción o Recibo de búsqueda (menú de puntos suspensivos), haz clic en Editar, corrige las líneas y finaliza otra vez. La versión corregida reemplaza a la original y el inventario se ajusta.

¿Por qué no puedo finalizar mi recepción? Las causas habituales: un campo personalizado obligatorio vacío, Requerir Proveedor para Recibir activado sin proveedor asociado, o (en transferencias) que te falte el permiso de completar transferencias.

¿Cuál es la diferencia entre Promedio móvil y Promedio histórico? El móvil mezcla el costo y la existencia actuales solo con esta recepción. El histórico recalcula con todas las líneas de recepción registradas del artículo. El móvil reacciona más rápido a los precios recientes; el histórico pondera toda la historia.

¿Por qué no cambió el costo del artículo después de recibir? Verifica que Calcular el costo promedio de la compra esté activo en Configuración y que la recepción haya tenido cantidad positiva — el promedio omite líneas en cero y devoluciones. Además, el empleado necesita Inventario → Ver costo para siquiera ver los costos.

¿Puedo ocultar los costos a la persona que recibe? Sí — deja fuera de su perfil el permiso Inventario → Ver costo, y activa Ocultar TODOS los precios en la recepción para que la papelería impresa tampoco lleve precios.

¿Cómo registro mercancía dañada que regresa al proveedor? Cambia el modo a Regresar, agrega artículos y proveedor, registra el método de reembolso o crédito y finaliza — o suspende la devolución mientras esperas a que el proveedor procese el crédito. Ver la sección de devoluciones.

¿Puedo repetir el mismo pedido cada semana sin rearmarlo? Sí — abre el recibo de la recepción de la semana pasada y haz clic en Duplicar. Cada línea se copia a una recepción nueva que ajustas y completas.