Cambia Recibos al modo Orden de compra y arma el pedido a mano, o usa Crear orden de compra para generarlo desde niveles de reorden, ventas recientes o el catálogo completo del proveedor. Envíalo por correo, suspéndelo y reactívalo para recibir la mercancía.

Una orden de compra te permite planear y enviar un pedido a un proveedor antes de que se mueva cualquier mercancía. En PHP Point Of Sale, las órdenes de compra viven dentro del módulo Recibos, así que el pedido que envías y la entrega que registras son el mismo documento — nada de volver a capturar cuando lleguen las cajas.

Hay dos formas de crear una orden de compra: manual, agregando los artículos tú mismo, y automática, dejando que el software genere el pedido a partir de tus niveles de inventario e historial de ventas. Usa órdenes manuales cuando no llevas conteos de inventario, no has llenado los niveles de reorden y reposición de tus artículos, o esperas una demanda fuera de lo normal (por ejemplo, pedir de más antes de una temporada alta). Usa órdenes generadas cuando los artículos tienen proveedor, nivel de reorden y nivel de reposición capturados.

Si aún no has usado Recibos, revisa primero recepción de mercancía — una orden de compra es, en esencia, una recepción que todavía no sucede.

Crear una orden de compra manual

1. Abre Recibos en el menú izquierdo.
2. Haz clic en el botón de modo junto a la barra de búsqueda (dice Recibir por defecto) y selecciona Orden de compra.
3. Agrega los artículos que quieres pedir escaneando códigos de barras o escribiendo en el campo Buscar o escanear artículo, y ajusta costo, cantidad y descuento por línea.
4. Asocia al proveedor en el campo Empiece escribiendo el nombre del proveedor... — o haz clic en + para crear uno nuevo al momento. Ver proveedores.
5. Registra el tipo y monto de pago previsto en la sección de pagos, si quieres que conste en la orden.
6. Revisa los campos debajo de la sección de pagos antes de terminar:
   • Cambiar la fecha de recibo — por defecto la orden se fecha al enviarla; marca la casilla para elegir otra fecha.
   • Comentarios — notas de texto libre guardadas en el documento.
   • Marca la opción de enviar la orden de compra por correo electrónico si quieres que se envíe a la dirección del proveedor al terminar.
7. Haz clic en Suspender y Completar orden de compra.

Una orden de compra siempre se guarda como recepción suspendida: registra lo que piensas comprar sin tocar el inventario. Espera en la lista de suspendidos, visible y editable, hasta que llegue la entrega.

Generar una orden de compra automáticamente

Para las órdenes generadas, el software necesita tres cosas capturadas en tus artículos (ver crear artículos y existencias, ajustes y artículos dañados):

• Nivel de reorden — la cantidad a partir de la cual un artículo cuenta como pendiente de resurtir (también dispara las notificaciones de inventario bajo).
• Nivel de reposición — la cantidad que quieres tener en el estante después de resurtir. Ejemplo: nivel de reposición 20 con 5 en existencia significa que la orden generada pide 15.
• Proveedor — el artículo debe estar asignado al proveedor al que le vas a comprar.

Para generar:

1. Abre Recibos y haz clic en los puntos suspensivos (...) para ver más opciones; selecciona Crear orden de compra.
2. Llena el formulario de generación:
   • Proveedor — obligatorio; el proveedor al que piensas comprar.
   • Categoría — opcional; limita la orden a los artículos de una categoría (las categorías hijas se incluyen cuando tu Configuración las incluye en búsquedas e informes).
   • Criterios para la orden de compra — qué artículos entran al pedido:
     • Elementos en o por debajo del nivel de reorden — todo lo que esté en o por debajo de su nivel de reorden; las cantidades se llenan solas para llevar la existencia al nivel de reposición (o al nivel de reorden cuando no hay reposición definida). Se usan los niveles por tienda cuando existen, con los valores del artículo como respaldo.
     • Los artículos en o por debajo del nivel de pedido y fuera de stock — lo mismo, restringido a artículos con existencia cero.
     • Productos que se han vendido en la última semana — todo lo vendido en los últimos 7 días de ese proveedor.
     • Productos que se han vendido en el último mes — todo lo vendido en los últimos 31 días de ese proveedor.
     • Todos los artículos de proveedores — el catálogo completo del proveedor, incluida cada variación de los artículos con variaciones.
   • Limpiar artículos que se encuentran actualmente en el carrito — márcalo para reemplazar lo que ya estuviera en la pantalla de recepción con el pedido generado.
3. La pantalla de recepción se recarga en modo Orden de compra con las líneas generadas. Ajusta cantidades y costos, y termínala igual que una orden manual.

Enviarla al proveedor

Marca la opción de correo antes de terminar, o abre el recibo de la orden terminada y usa Envíar orden de compra por correo electrónico. El correo va a la dirección del perfil del proveedor, se envía desde el correo de tu tienda (con las direcciones CC/CCO configuradas en la tienda) y lleva el documento — como PDF adjunto cuando los recibos en PDF están activados en Configuración. El documento muestra los datos de tu empresa, los del proveedor y su número de cuenta, para que el proveedor sepa exactamente de quién es el pedido.

Recibir la mercancía cuando llega

1. Abre Recibos, haz clic en los puntos suspensivos (...) y selecciona la lista de Entradas suspendidas y Órdenes de compra.
2. Encuentra la orden y haz clic en Reactivar. Todas las líneas pedidas se cargan de vuelta en la pantalla de recepción.
3. Si Cambiar al modo de recepción al cancelar la suspensión de la orden de compra está activado en Configuración, el documento pasa de modo Orden de compra directamente a modo Recibir — si no, cambia el modo tú mismo.
4. Coteja cantidades contra lo que de verdad llegó, corrige costos si la factura del proveedor difiere, y haz clic en Finalizar.

Completar actualiza existencias y precios de costo en ese momento, exactamente como una recepción normal — incluido el promedio de precio de costo si lo usas. Si la entrega nunca llega, la orden suspendida se puede eliminar desde la misma lista: los botones de Eliminar aparecen con el permiso Eliminar recepción suspendida (la aplicación también verifica Eliminar entrada al enviar la eliminación), y eliminar no se puede deshacer.

Editar una orden de compra completada

1. Abre Recibos y haz clic en los puntos suspensivos (...).
2. Selecciona Mostrar última recepción si la orden fue tu última transacción, o Recibo de búsqueda e ingresa el Id. de recibo impreso en la orden.
3. En el recibo, haz clic en Editar arriba a la izquierda. Un aviso explica que tus cambios reemplazarán el documento actual — haz clic en OK.
4. Haz los cambios en la pantalla de recepción y termina como de costumbre.

Editar recepciones completadas requiere el permiso de editar recepciones.

Órdenes desde la pantalla de ventas y órdenes de trabajo

Dos atajos del lado de ventas alimentan el ciclo de compras, y funcionan distinto:

• crear PO en el recibo de venta (así rotulado en la aplicación) — todo recibo de venta completada (o consultada) tiene un botón crear PO. Al hacer clic, se abre Recibos en modo Orden de compra precargado con todos los artículos de esa venta, cada cantidad prellenada para regresar la existencia al nivel de reposición del artículo (o a su nivel de reorden cuando no hay reposición definida, usando los niveles por tienda cuando existen) y nunca por debajo de cero. Asocia al proveedor, ajusta y suspéndela como cualquier orden — una forma rápida de resurtir justo después de que una venta vació el estante.
• La casilla Crear orden de compra por línea — para pedidos especiales tomados en el mostrador. Expande los detalles de una línea del carrito en la pantalla de ventas y marca su casilla Crear orden de compra. Al completarse la venta, todas las líneas marcadas se reúnen en una sola orden de compra que se guarda suspendida automáticamente: las cantidades vendidas se copian, el proveedor se toma del proveedor por línea de la primera línea marcada cuando hay uno definido, y el comentario de la orden registra la venta de origen («Serie y número: …»). Queda esperando en Entradas suspendidas y Órdenes de compra para que la revises, la envíes y la recibas. Oculta la casilla con Ocultar Crear orden de compra en la pantalla de ventas en Configuración si no quieres que los cajeros la usen.
• Las órdenes de trabajo llevan un campo de número de orden de compra, para que una reparación que necesita una pieza haga referencia al pedido que la trae.

Permisos

Las órdenes de compra usan los permisos del módulo Recibos (permisos y plantillas): acceso al módulo para llegar a la pantalla, editar recepciones para modificar documentos completados, Eliminar entrada para borrarlos, Eliminar recepción suspendida para ver los botones de Eliminar en la lista de suspendidos, y ver recibos suspendidos para abrir el recibo de una orden suspendida. El permiso Ver costo del módulo Inventario controla si el empleado ve los costos al armar el pedido.

Seguimiento de tus pedidos

Las órdenes de compra abiertas están en la lista de Entradas suspendidas y Órdenes de compra, y el Informe detallado de recibos suspendidos dentro de los informes de recibos muestra todo lo que aún no se finaliza. Las órdenes completadas alimentan los informes de recepciones — recepciones por proveedor, historial de costos por artículo y demás — cubiertos en informes de inventario y compras.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra y una recepción? Una orden de compra es un plan: se guarda suspendida y no cambia el inventario. Una recepción es la llegada: completarla actualiza existencias y costos. Reactivar una orden la convierte en la recepción, para que nunca captures las líneas dos veces.

¿Por qué Crear orden de compra generó un pedido vacío? Los criterios por nivel de reorden solo toman artículos asignados a ese proveedor con niveles de reorden capturados y existencia en o por debajo de ellos. Revisa la asignación de proveedor y los niveles de reorden/reposición de los artículos, y si un filtro de Categoría excluyó todo.

¿Cómo decide el software la cantidad a pedir? Con los criterios de nivel de reorden pide lo necesario para llegar al nivel de reposición: reposición menos existencia actual (usando el nivel de reorden cuando no hay reposición definida). Con los criterios de historial de ventas y catálogo completo, cada línea inicia en cantidad 1 y tú la ajustas.

¿Puedo enviar la orden al proveedor automáticamente? Sí — marca la opción de correo en la pantalla de la orden antes de hacer clic en Suspender y Completar orden de compra. La dirección sale del perfil del proveedor; si falta, la opción de correo no está disponible, así que agrégala en proveedores.

¿Por qué mi orden reactivada se quedó en modo Orden de compra? Activa Cambiar al modo de recepción al cancelar la suspensión de la orden de compra en Configuración. Con la opción apagada, reactivar reabre el documento en modo Orden de compra y el cambio de modo es manual.

¿Crear una orden de compra cambia mis existencias? No. Nada cambia hasta que la orden se reactiva y se completa como recepción. Por eso las órdenes suspendidas quedan fuera del inventario — la mercancía todavía no es tuya.

¿Puedo repetir un pedido anterior sin volver a armarlo? Sí — abre el recibo de la recepción anterior y haz clic en Duplicar. Cada línea se copia a un documento nuevo que puedes ajustar y completar o suspender. Ver recepción de mercancía.