La pestaña Inventario de cada artículo guarda su nivel de reorden y de reposición, días de caducidad, cantidad actual, inventario suspendido y dañado, y una casilla de ajuste sumar/restar con comentario. Cada cambio queda en el historial de inventario con cantidad, empleado, fecha y observación — este artículo cubre cada campo, los permisos detrás y los informes que los leen.

Unas existencias que no puedes explicar son existencias en las que no puedes confiar. PHP Point Of Sale está construido para que cada cambio en la cantidad a la mano deje rastro: qué se movió, cuánto, quién lo hizo, cuándo y por qué. Este artículo recorre las opciones de inventario del artículo campo por campo, el historial que registra cada movimiento, y las herramientas para daños, caducidad y existencias multi-tienda.

La pestaña Inventario del artículo

Abre Inventario, edita un artículo y haz clic en la pestaña Inventario (los artículos de servicio no manejan existencias, así que la pestaña se oculta para ellos). Los campos:

• Mínimo de productos (nivel de reorden) — cuándo actuar: cuando la existencia cae a este punto, el artículo aparece en el informe de Inventario bajo y se vuelve candidato para órdenes de compra automáticas. Define Nivel de reorden predeterminado al crear artículos en Configuración para precargarlo en artículos nuevos.
• Nivel de Reposición — hasta dónde llegar: la cantidad a la que quieres regresar las existencias al reordenar. La diferencia entre reorden y reposición es tu cantidad a pedir, y comprar se vuelve aritmética en lugar de adivinanza.
• Días de vencimiento — para perecederos: cuánto dura un lote recibido, contado desde el día en que se recibe. Alimenta las herramientas de caducidad de abajo y la fecha de caducidad impresa en etiquetas. Días predeterminados para caducar al crear elementos en Configuración lo precarga.
• Días para notificar antes del vencimiento — aparece una vez definidos los Días de vencimiento: con cuántos días de anticipación se dispara la alerta de vencimiento de este artículo, anulando el valor predeterminado de la tienda — consulta alertas de existencias y vencimiento.
• Cantidad actual — la existencia a la mano en tu tienda actual. Visible y editable solo con los permisos correctos (abajo); teclear aquí un número nuevo ajusta las existencias directamente.
• Cantidad limitada de venta — limita cuántas unidades pueden venderse en una sola venta.
• Inventario suspendido — solo lectura: la cantidad de este artículo apartada en ventas suspendidas (apartados, pedidos en espera) en tu tienda, para distinguir entre "está en el edificio" y "está disponible" — consulta ventas suspendidas, apartados y cotizaciones.
• Cantidad dañada — captura las unidades que se rompieron, echaron a perder o llegaron dañadas. En cuanto tecleas un número aparece el menú Razón Dañada; la cantidad se resta de las existencias y queda registrada (ver la sección de dañados abajo).
• Inventario a agregar/substraer — la casilla de ajuste manual: un número positivo agrega existencias y uno negativo las quita. Requiere el permiso Editar cantidad.
• Comentarios — la nota que se guarda con el ajuste en el historial. Úsala para decir por qué: "encontré una caja en bodega", "recepción mal tecleada", "entrega esperada el martes — avisar a clientes".

Haz clic en Guardar y el ajuste se aplica, se registra y se envía a tu plataforma de ecommerce conectada si tienes una (cómo funciona la sincronización de ecommerce).

En un artículo con variaciones, la pestaña Inventario muestra una tabla con los mismos controles por variación: mínimo de productos, nivel de reposición, cantidad actual, cantidad limitada de venta, cantidad dañada con razón, agregar/substraer y comentarios — cada variación lleva sus propias existencias.

Si usas Shopify, esta pestaña también incluye la política de inventario de Shopify del artículo: permitido o no permitido venderse en línea sin existencias — consulta conectar Shopify.

Varios de estos números también pueden fijarse por tienda en la pestaña Tiendas del artículo; un valor específico de tienda anula el general. Y para cambios masivos, cada uno de estos campos es una columna de la importación de Excel — incluidas columnas por tienda de cantidad, reorden y reposición — consulta importar tus datos.

El historial de inventario

Cada movimiento de existencias — una venta, una recepción, una transferencia, un ajuste por conteo, una entrada de daño, una edición manual — queda en el historial de inventario. La mitad inferior de la pestaña Inventario del artículo lo muestra: fecha y hora, Empleado, Variación, cantidad de entrada/salida, la cantidad en existencia resultante y una observación. Las observaciones enlazan a su origen — "POS 31" abre el recibo de esa venta, "RECV 12" abre la recepción — y los ajustes de conteo dicen "Ajuste por conteo de inventario". Nada cambia las existencias en silencio.

Tres botones rápidos sobre la tabla abren el Informe detallado de inventario de este artículo para los últimos 7 días, los últimos 30 días o este año, y la tabla puede imprimirse. Los empleados con el permiso Puede editar el comentario de inventario pueden hacer clic en una observación y reescribirla después.

Para una vista de toda la tienda, ejecuta el informe Auditoría de inventario en Informes — reproduce el historial de todos los artículos, así que cuando una cantidad se ve mal puedes rastrear exactamente cómo llegó ahí: qué venta, qué recepción, qué ajuste. Es el primer lugar donde mirar cuando un número te sorprende.

Hacer un ajuste manual

1. Ve a Inventario, busca el artículo y abre su pestaña Inventario.
2. Captura el cambio en Inventario a agregar/substraer — 5 agrega cinco, -5 quita cinco. (O teclea el total correcto en Cantidad actual.)
3. Escribe el motivo en Comentarios.
4. Haz clic en Guardar. La entrada del historial registra la cantidad, tu nombre, la fecha y tu comentario.

Para corregir muchos artículos a la vez, haz un conteo formal — consulta conteo de inventario. Para mercancía que llega de un proveedor, usa siempre recepciones en lugar de ajustes, para que el costo se mantenga correcto.

Artículos dañados

Cuando el producto se rompe, se derrama o muere en el estante, regístralo como dañado en lugar de ajustar la cantidad en silencio:

• Un artículo a la vez — captura el número en Cantidad dañada en la pestaña Inventario y elige una Razón Dañada. La cantidad se resta de las existencias, la razón entra al historial y el daño queda registrado para informes.
• En bloque — en Inventario, abre el menú de más opciones (…) y elige Contar inventario de daños. Descarga la plantilla de Excel — columnas Id. de artículo/UPC/ID de producto, Cantidad dañada, Razón Dañada — llénala y súbela. Cada fila resta la cantidad dañada en tu tienda actual y escribe una entrada del historial con la razón como observación. Subir el archivo requiere el permiso Agregar, actualizar del módulo Inventario además de Recuento de inventario.

La lista de razones la defines tú: configura Razones Dañadas en Configuración (una lista separada por comas — rotura, merma, robo, lo que aplique a tu tienda). El Informe de artículos dañados en Informes totaliza entonces tu merma por artículo y razón — la diferencia entre "perdemos algo de mercancía" y saber que la merma del refrigerador de lácteos es el problema real.

Artículos por caducar

Para perecederos, define Días de vencimiento en el artículo. Cada recepción sella entonces su lote con una fecha de caducidad y tres cosas empiezan a funcionar:

• El tablero muestra un panel de artículos por caducar.
• El Informe de artículos por expirar (su página se titula Informe de inventario expirado) lista todo lo que se acerca a su fecha o ya la pasó, con la cantidad por caducar — para rematarlo mientras aún se puede vender en lugar de descubrirlo en el registro de daños.
• Las etiquetas impresas desde una recepción llevan la fecha de caducidad (salvo que actives Ocultar fecha de caducidad en códigos de barras) — consulta códigos de barras y etiquetas.

Niveles de reorden e informes de resurtido

Los niveles de reorden y reposición alimentan el ciclo de compras: el informe de Inventario bajo lista todo lo que está en o bajo su nivel de reorden, y desde ahí pueden generarse órdenes de compra. Dos informes más ayudan a leer las existencias en el tiempo: Resumen del inventario en la fecha pasada reconstruye lo que tenías cualquier día anterior, y Informes sobre el envejecimiento (el informe Envejecimiento del inventario) muestra cuánto lleva parada la mercancía — los artículos lentos que amarran tu efectivo. El informe Resumen de inventario valora todo lo existente a costo y a precio de venta. Consulta informes de inventario y compras.

Varias tiendas

Con más de una tienda, cada tienda lleva su propia cantidad de cada artículo:

• La pestaña Tiendas del artículo fija cantidad, nivel de reorden, nivel de reposición y precios por tienda; los valores de tienda anulan los generales.
• Los ajustes, las entradas de daño y los conteos aplican siempre a la tienda donde iniciaste sesión, y el historial registra la tienda en cada entrada.
• El permiso Ver cantidad de artículos controla si un empleado ve cantidades; los empleados restringidos a ciertas tiendas solo ven y ajustan existencias ahí. El permiso Ver inventario en TODAS las ubicaciones del módulo Inventario levanta esa restricción en un solo lugar: la ventana de detalles del artículo (que se abre al hacer clic en el nombre de un artículo en una línea de venta, recepción o conteo) y su vista de velocidad de ventas muestran entonces las existencias de todas las tiendas, no solo las asignadas al empleado.
• La marca No venda en esta ubicación bloquea la venta de un artículo en tiendas que no deben manejarlo.
• Las existencias se mueven entre tiendas mediante transferencias, que escriben en el historial de ambas tiendas.

Permisos

Todos en el módulo Inventario — asígnalos en permisos y plantillas:

Preguntas frecuentes

La cantidad de un artículo está mal — ¿cómo averiguo por qué? Abre la pestaña Inventario del artículo y lee el historial al pie: cada venta, recepción, transferencia, ajuste por conteo y edición manual aparece con empleado, fecha y observación. Para una vista global, ejecuta el informe Auditoría de inventario.

¿Cómo corrijo una cantidad equivocada? Captura la diferencia en Inventario a agregar/substraer (negativa para restar) con un comentario que explique por qué, y guarda. Si hay muchos artículos mal, haz un conteo de inventario.

¿Cuál es la diferencia entre nivel de reorden y nivel de reposición? El nivel de reorden es el disparador — en o por debajo de él, el artículo sale en el informe de Inventario bajo. El nivel de reposición es la meta — la cantidad a la que una orden de compra te regresa. Cantidad a pedir = nivel de reposición − cantidad actual.

¿Por qué mi empleado no puede cambiar cantidades? Le falta el permiso Editar cantidad del módulo Inventario. Sin Ver cantidad de artículos ni siquiera ve los números.

¿Lo dañado sale de mi inventario? Sí — capturar una Cantidad dañada (o importar filas de daños) resta esa cantidad de las existencias de inmediato y escribe una entrada del historial con la razón. El Informe de artículos dañados lo totaliza por razón.

¿Puede haber cantidades negativas? Sí — vender mercancía que el sistema no sabía que tenías deja la cantidad en negativo en lugar de bloquear la venta. El informe Resumen de inventario puede filtrar solo inventario negativo; corrige las causas con un conteo o una recepción.

¿Los ajustes actualizan mi tienda en línea? Sí. Los ajustes manuales, las entradas de daño y los cierres de conteo envían la nueva cantidad a tu plataforma de ecommerce conectada — consulta cómo funciona la sincronización de ecommerce.

¿Dónde defino las "razones dañadas" disponibles? En Configuración → Razones Dañadas — una lista que defines tú; los menús del formulario del artículo y de la tabla de variaciones la usan.