Los avisos de inventario escaso y de mercancía por vencer se pueden entregar como mensajes dentro de la aplicación a los empleados que elijas, con control por artículo y por lote sobre con cuánta anticipación avisa un vencimiento.

Dos cosas fallan en silencio en un almacén: algo se acaba y algo se queda pasado de fecha. PHP Point Of Sale puede avisarte de ambas. Antes esos avisos salían por correo, que es fácil de pasar por alto; ahora se pueden entregar como mensajes dentro de la aplicación que aparecen en la campana de la parte superior de la pantalla mientras la gente trabaja.

Este artículo cubre los dos tipos de alerta, dónde se configura cada uno y qué los dispara.

Dónde llegan las alertas

Las alertas dentro de la aplicación llegan al módulo de Mensajes. La campana de la barra superior lleva la cuenta de no leídos y Todos los mensajes abre la lista completa. Son mensajes internos comunes, así que se quedan ahí hasta leerse y se pueden revisar después — consulta correo, SMS y notificaciones para el resto del sistema de mensajería.

Dos opciones de toda la tienda, ambas en Configuración → Configuración de la aplicación, deciden si las alertas en la aplicación ocurren siquiera:

• Alertar en los mensajes de la aplicación para notificaciones urgentes — el interruptor principal. Apagado de forma predeterminada.
• Empleados a alertar para notificaciones urgentes — quién las recibe. Elige a la gente que realmente puede actuar ante un problema de existencias; dejarlo vacío significa que nadie recibe alertas en la aplicación.

Alertas de inventario escaso

Una alerta de inventario escaso se dispara en el momento en que una venta deja un artículo en o por debajo de su mínimo. Un artículo sin mínimo definido todavía puede avisar cuando una venta lo deja en cero — salvo que la sucursal tenga activada Alerta solo para artículos con nivel de reorden, que limita las alertas a los artículos que sí tienen uno. No hay un barrido nocturno del catálogo: la alerta es consecuencia de vender, que es justo cuando la noticia sirve.

El mínimo se define por artículo y por sucursal; consulta existencias, ajustes y mercancía dañada y crear artículos.

La entrega se decide por sucursal, en Tiendas → editar una tienda:

• ¿Recibir alertas de inventario escaso? — si esta sucursal genera alertas de existencias.
• Correo electrónico para recibo de alertas — la dirección a la que van las alertas por correo.
• Alerta solo para artículos con nivel de reorden — limita las alertas a los artículos que tienen un mínimo definido, en lugar de avisar también por cualquiera que llegue a cero.
• Usar notificaciones en la aplicación para alertas de stock — entrega las alertas de existencias de esta sucursal como mensajes en la aplicación a los empleados elegidos arriba, en lugar de depender del correo.

Así, una bodega que nadie vigila por correo y un piso de venta cuyo gerente tiene la sesión abierta todo el día se pueden configurar distinto.

Cada episodio de inventario escaso avisa una vez. Volver a bajar el mismo artículo después de resurtirlo genera una alerta nueva; seguir vendiendo un artículo ya señalado no repite el mismo aviso una y otra vez. Los artículos con variaciones y los kits avisan igual que los artículos sencillos.

Alertas de vencimiento

Las alertas de vencimiento avisan antes de que la mercancía con fecha se pase. Se generan por calendario y no por una venta, y se entregan solo dentro de la aplicación: a propósito no producen una lluvia de correos.

Define con cuánta anticipación avisar

Tres niveles, de lo general a lo específico — gana el más específico que esté definido:

1. Configuración → Configuración de la aplicación → Días predeterminados para notificar antes de que un artículo venza — el valor de toda la tienda. Viene en 5 días.
2. El artículo → pestaña Inventario → Días para notificar antes del vencimiento — un valor propio para ese artículo. La leche necesita menos aviso que las conservas.
3. El lote de recepción → Días para notificar antes del vencimiento — un valor propio para una entrega, editable en la línea de la recepción y en la lista de Lotes por vencer del artículo.

La fecha de vencimiento en sí sigue viniendo de donde siempre: Días de vencimiento en el artículo, o una fecha explícita en el lote de recepción. Consulta recibir mercancía.

Lotes por vencer en el artículo

Abre la ventana de detalles del artículo (haz clic en el nombre del artículo en una línea de venta o de recepción) y ve a la pestaña Lotes por vencer — no está en el formulario de edición del artículo, y solo aparece cuando el artículo tiene Días de vencimiento definidos o al menos un lote de recepción. Lista cada lote de recepción de ese artículo con:

• la recepción de la que viene (el número RECV enlaza directo a esa recepción),
• la Fecha de recepción,
• la Cantidad (para empleados con permiso de ver cantidades),
• la Fecha de expiración, editable ahí mismo,
• Días para notificar antes del vencimiento, editable ahí mismo.

Es la forma más rápida de ver qué está por pasarse y de corregir una fecha equivocada en el lote que la tiene.

Resta lo que ya se vendió

Configuración → Configuración de la aplicación → Restar los artículos vendidos de la cantidad por vencer cambia lo que significa la cifra. Con esto activado, la cantidad reportada como por vencer — en el tablero, en el informe y en la alerta — se reduce conforme se venden los artículos, y las existencias restantes se atribuyen primero a los lotes que vencen más tarde. Es decir, se te dice lo que de verdad sigue ahí y no lo que recibiste en su momento. Apagado de forma predeterminada.

Funciona bien con artículos que tienen variaciones, así que la cantidad restante de cada variación se cuenta por separado y no revuelta con las de sus hermanas.

El Informe de artículos por expirar

Informes → Informe de artículos por expirar es la vista lote por lote de los mismos datos: cantidades que se acercan a su fecha de expiración para Hoy, Esta semana, Este mes o un rango propio. Cada renglón enlaza de regreso a la recepción de la que viene, los lotes que nunca recibieron nada quedan fuera y — con Restar los artículos vendidos de la cantidad por vencer activado — las cantidades se reducen por lo ya vendido. Consulta informes de inventario y compras.

Un arreglo que funciona

Para una tienda que vende productos frescos:

1. Activa Alertar en los mensajes de la aplicación para notificaciones urgentes y pon al gerente de tienda y al encargado del almacén en Empleados a alertar para notificaciones urgentes.
2. Define Días predeterminados para notificar antes de que un artículo venza con tu margen normal de caducidad.
3. En los artículos de vida corta, define Días para notificar antes del vencimiento en el artículo mismo.
4. Activa Usar notificaciones en la aplicación para alertas de stock en las sucursales cuyo personal tiene sesión abierta durante el día, y deja el Correo electrónico para recibo de alertas en las que no.
5. Activa Restar los artículos vendidos de la cantidad por vencer para que los números reflejen lo que de verdad queda.

Preguntas frecuentes

Activé las alertas en la aplicación y no llega nada. Revisa que Empleados a alertar para notificaciones urgentes tenga a alguien. Sin destinatarios no se entrega nada — y tampoco se marca como enviada, así que la alerta sigue disponible en cuanto agregues personas.

¿Recibo correo además del mensaje en la aplicación? Las alertas de inventario escaso pueden hacer ambas: el Correo electrónico para recibo de alertas de la sucursal gobierna el correo y Usar notificaciones en la aplicación para alertas de stock gobierna el mensaje. Las alertas de vencimiento son solo dentro de la aplicación.

¿Por qué solo recibí una alerta de un artículo que seguí vendiendo? Las alertas se agrupan por episodio, así que un artículo no repite el mismo aviso en cada venta. Vuelve a avisar después de que las existencias suben por encima del mínimo y caen otra vez.

No aparece nada en Lotes por vencer. La pestaña está en la ventana de detalles del artículo que se abre desde una línea de venta o de recepción, y permanece oculta hasta que el artículo tiene Días de vencimiento definidos o un lote de recepción. Si no es eso, ese artículo todavía no tiene lotes de recepción con información de vencimiento. Los datos de vencimiento vienen de las recepciones: un artículo que nunca se recibió, o que se recibió sin fecha de expiración, no tiene nada que listar.