Arma facturas desde cargos o el movimiento de la cuenta de la tienda, aplica términos de pago con vencimiento y envíalas, imprímelas o descárgalas en lote. Con pagos integrados, el cliente paga en línea por un enlace seguro y la tienda recibe un aviso.

No todos los clientes pagan en la caja. Las empresas, las escuelas y los clientes frecuentes que compran a cuenta esperan una factura a fin de mes — y el módulo Facturas la produce a partir del movimiento que PHP Point Of Sale ya tiene registrado. El módulo cubre ambas direcciones: las facturas de clientes son lo que los clientes deben a tu tienda, y las facturas de proveedores son lo que tu tienda debe a sus proveedores. En el menú izquierdo, haz clic en Facturas y elige Clientes o Proveedores para abrir cada lista.

Crear una factura de cliente

1. Abre Facturas → Clientes y haz clic en Nueva factura arriba a la derecha.
2. Completa los campos de Información básica de la factura:
   • Fecha de factura — por defecto es hoy; haz clic en el campo para elegir otra fecha.
   • Cliente — empieza a escribir el nombre y elígelo de las sugerencias. El cliente debe existir antes — consulta perfiles de clientes.
   • Términos — el plazo de pago (Net 15, Net 30…). Ver "Administrar términos de pago" abajo.
   • Fecha de vencimiento — se calcula automáticamente con la fecha de factura más los días del término; también puedes elegirla a mano.
   • Número de orden de compra — la orden de compra del cliente, para que su departamento de cuentas por pagar empareje tu factura con su pedido.
3. Haz clic en Guardar. Aparece la sección de detalle con el Total y el Saldo acumulados.
4. Agrega líneas:
   • Agregar cargo — una línea manual con Descripción, Monto y una etiqueta opcional de Cuenta para indicar a qué corresponde el cargo. Los cargos aumentan el saldo.
   • Agregar nota de crédito — una línea negativa que reduce lo que el cliente debe; úsala para errores de facturación o artículos devueltos después de facturar.
   • Agregar a la factura junto a un pedido en Pedidos recientes sin pagar — trae a la factura una transacción abierta de la cuenta de la tienda del cliente, de modo que lo facturado coincida con lo que pasó en la caja. Los pedidos que ya están en una factura se marcan como Ya facturado.
   • Quita cualquier línea con la columna Eliminar bajo Detalles de la factura.
5. Haz clic en Guardar y luego en Volver a facturas. Con líneas capturadas aparece también el botón Pagar para registrar pagos (ver abajo).

Crear una factura de proveedor

Las facturas de proveedor funcionan igual desde Facturas → Proveedores: eliges el Proveedor en lugar de un cliente y registras el Número de factura del proveedor (el número impreso en la factura que te enviaron) en lugar de una orden de compra. Las líneas, notas de crédito, términos, pagos, filtros y acciones en lote se comportan idéntico. Consulta proveedores para la configuración de proveedores.

Administrar términos de pago

Los términos son plazos de pago con nombre — cada uno es un número de días que se suma a la fecha de factura para producir el vencimiento. La lista de términos es compartida entre facturas de clientes y de proveedores.

1. Abre Facturas → Clientes (o Proveedores), haz clic en los puntos suspensivos (...) arriba a la derecha y elige Administrar términos.
2. Haz clic en Agregar término y captura el Nombre (como debe verse en el desplegable de términos), una Descripción y los Días de vencimiento. Haz clic en Guardar.
3. Editar cambia el nombre, la descripción o los días; renombrar actualiza el término en las facturas existentes automáticamente. Eliminar quita el término de todas las facturas que lo tenían y no se puede deshacer.

Puedes elegir un término predeterminado en el desplegable Términos del perfil de cada cliente y proveedor; sus facturas toman ese término — y su vencimiento — automáticamente.

Facturar los cargos a cuenta automáticamente

En lugar de armar facturas a mano, PHP Point Of Sale puede crear una por cada cargo a cuenta de la tienda:

1. Abre Configuración de la tienda → Cuentas de la tienda (buscar "factura" en la barra de búsqueda de la configuración encuentra los ajustes).
2. Marca Crear facturas para los cargos de la cuenta de la tienda del cliente y/o Crear facturas para los cargos de la cuenta de la tienda del proveedor, y haz clic en Guardar.

Desde entonces, cada venta pagada con Línea de crédito crea una factura sin pagar automáticamente (y cada recepción cargada a la cuenta de un proveedor hace lo mismo del lado de proveedores). El ajuste aplica solo a los cargos posteriores a activarlo, no a transacciones pasadas. El vencimiento de la factura sale de las Condiciones de facturación predeterminadas de la persona; sin término predeterminado, vence 30 días después de la fecha de factura.

Dos ajustes relacionados en la misma sección:

• Enviar factura automáticamente por correo electrónico — desactivado por defecto; al activarlo, cada factura autocreada se envía al cliente de inmediato.
• Anulación de línea de asunto para cargo a cuenta de tienda — cuando una venta se carga a la cuenta de la tienda, el asunto del recibo enviado por correo cambia a "Factura" (o al texto que escribas aquí) en lugar del asunto normal del recibo.

También puedes decidirlo venta por venta: mientras Línea de crédito es el tipo de pago seleccionado en la caja, aparece una casilla Crear factura en el panel de pagos — se oculta de nuevo en cuanto se selecciona otro tipo de pago. Márcala y al completar la venta se crea una factura por ese cargo; con el ajuste de facturación automática activado, la casilla viene marcada de antemano en cada venta.

Cada pago que registras en una factura creada a partir de cargos de cuenta de la tienda se aplica a esos cargos de inmediato, así que el saldo de cuenta del cliente en la pantalla de ventas baja por el monto pagado — pagos parciales incluidos.

Ver, enviar e imprimir una factura

En la lista de facturas, la columna Acciones ofrece:

• Ver — abre la factura con todos sus detalles y el historial de pagos. Desde la vista puedes:
  • Imprimir — descargar la factura como PDF o mandarla a tu impresora.
  • Enviar por correo — se muestra mientras la factura tiene saldo. Envía la factura al correo registrado del cliente (o del proveedor), desde el correo de tu sucursal, con el CC y BCC de la sucursal y el asunto "Invoice from tu empresa". Si no ves la opción, probablemente la factura ya está pagada o el cliente no tiene correo.
• Editar — reabre la factura para cambiar cualquier campo.
• Pagar — registra un pago (siguiente sección).

Cuando hay un procesador integrado que admite pagos de facturas — PHP POS Payments (estándar o Premium), Valor, Dejavoo, Braintree o Stripe — cada factura de cliente con saldo enviada por correo incluye un botón Pagar que lleva a una página segura donde el cliente paga en línea con tarjeta. Consulta PHP POS Payments y aceptar pagos con tarjeta.

Registrar pagos y recibir avisos

Para registrar un pago a mano, haz clic en Pagar en la columna Acciones, captura el Monto y el Tipo de pago, y haz clic en Enviar. El pago queda en el historial de la factura y reduce su saldo.

Cuando un cliente paga en línea por el enlace del correo, la tienda puede recibir un aviso por correo. Los controles están en Configuración de la tienda (busca "pago de factura"):

• Enviar correo electrónico de pago de factura a la tienda — activa el aviso a la tienda.
• Correo electrónico de pago de factura de la tienda (Para), (CC), (BCC) — a dónde llega el aviso.
• Enviar correo electrónico de pago de factura al cliente — envía también una confirmación al pagador.
• Cada sucursal puede anular la dirección del aviso y su activación en su propia configuración, para que cada tienda se entere de sus propias facturas — consulta sucursales y cajas.

El cliente que paga llega a una página de recibo que confirma que el pago se procesó.

Filtrar facturas por antigüedad

En la parte superior de cada lista hay cinco botones con el saldo pendiente de cada tramo: Actual más 30, 60, 90 y 120 días de vencimiento. Haz clic en uno para filtrar la lista a las facturas con al menos ese atraso. Las facturas pagadas por completo salen de estas listas. La lista muestra por defecto las facturas No pagado — usa el desplegable de estado junto al cuadro de búsqueda (Todo, No pagado, Pagado) para ver las pagadas. También puedes buscar en la lista y configurar sus columnas desde el menú de puntos suspensivos (...).

Facturar y enviar en lote

El menú de puntos suspensivos (...) de cada lista concentra las herramientas por lote:

• Crear facturas para transacciones sin facturar — elige una Fecha de inicio y una Fecha de finalización (por defecto el mes en curso) y un Método de facturación: Una factura para todas las transacciones abiertas por persona, o Una factura por cada transacción abierta. Los vencimientos salen de los términos de cada persona (o 30 días sin términos), salvo que elijas Seleccionar fecha de vencimiento y fijes una. El lote abarca las transacciones abiertas de cuenta de la tienda sin facturar de tu sucursal actual. En Acción, elige Ninguno, Enviar facturas por correo electrónico, Descargar facturas o Imprimir facturas, y haz clic en Crear facturas — la acción elegida se ejecuta automáticamente sobre exactamente las facturas recién creadas.
• Enviar facturas por correo electrónico — envía las facturas en una sola pasada. El resultado informa cuántas se enviaron, cuántas se omitieron por no tener correo registrado y cuántas fallaron.
• Imprimir facturas — las imprime en un solo trabajo.
• Descargar facturas (botón sobre la lista) — descarga las facturas seleccionadas en la lista como un solo PDF.
• Descargar facturas masivas — descarga todas las facturas entre una fecha de inicio y una de fin como hoja de cálculo (Descargar facturas en Excel) o como PDF (Descargar facturas en PDF).

Eliminar y recuperar facturas

Selecciona una o más facturas con las casillas de fila (la casilla del encabezado selecciona la página) y haz clic en Eliminar sobre la lista. Las facturas eliminadas pueden restaurarse: abre el menú de puntos suspensivos (...), elige Gestionar facturas eliminadas, selecciona las filas y haz clic en Recuperar.

Informes y permisos

• Informes → Facturas contiene un informe de Facturas de clientes y otro de Facturas de proveedores, cada uno con la fecha, los términos, el vencimiento, el último pago, el total y el saldo de cada factura, más un filtro para mostrar solo facturas con saldo. La categoría la ven los empleados con el permiso de informes Ver informes de facturas — consulta ejecutar informes.
• El acceso al módulo se controla por empleado con el permiso del módulo Facturas y cuatro acciones: Buscar facturas permite abrir y buscar en las listas de facturas y usar las herramientas de envío, impresión y descarga en lote; Agregar factura permite crear facturas, una por una con Nueva factura o en lote con Crear facturas para transacciones sin facturar; Editar factura permite abrir una factura existente y guardarle cambios; y Eliminar facturas permite eliminarlas y restaurarlas con Recuperar. Consulta permisos y plantillas.

Si facturas a los mismos clientes con un calendario — membresías, planes de servicio, rentas — consulta series, paquetes y cargos recurrentes para generar esos cargos antes de facturarlos.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no veo el botón de enviar por correo en la factura? El botón aparece solo mientras la factura tiene saldo. Una factura pagada por completo aún puede imprimirse. Verifica también que el perfil del cliente tenga correo electrónico.

¿Cómo pagan los clientes una factura en línea? Activa un procesador integrado que admita pagos de facturas — PHP POS Payments, Valor, Dejavoo, Braintree o Stripe — y cada factura de cliente con saldo enviada por correo lleva un enlace de pago seguro automáticamente.

Un cliente pagó parte de su factura — ¿la caja muestra el saldo nuevo? Sí. Cada pago de factura, parcial o total, se aplica a los cargos de cuenta de la tienda que cubre, así que el saldo en la pantalla de ventas baja por el monto pagado.

¿Una sola factura puede cubrir todo un mes de cargos a cuenta? Sí — usa puntos suspensivos (...) → Crear facturas para transacciones sin facturar, elige el mes y selecciona Una factura para todas las transacciones abiertas.

¿Los términos se comparten entre facturas de clientes y de proveedores? Sí. Los términos son una sola lista — un término agregado en facturas de clientes está disponible también en las de proveedores.

¿Cómo facturo automáticamente las compras a cuenta? Activa Crear facturas para los cargos de la cuenta de la tienda del cliente en Configuración de la tienda → Cuentas de la tienda. Cada venta a cuenta desde entonces genera una factura sin pagar, opcionalmente enviada al momento con Enviar factura automáticamente por correo electrónico.

¿Por qué mi lote dice que se omitieron facturas? El envío masivo omite a cualquier cliente o proveedor sin correo en su perfil. Agrega la dirección y envía esas facturas individualmente o repite el lote.

¿Puedo deshacer la eliminación de una factura? Sí — puntos suspensivos (...) → Gestionar facturas eliminadas, selecciona las facturas y haz clic en Recuperar.