Cada perfil del módulo Clientes guarda datos de contacto, estado fiscal, precios y preferencias de recibo. Agrega clientes desde la caja en segundos, revisa su historial de compras, y fusiona, importa o exporta registros para mantener la lista limpia.

Casi todas las funciones orientadas al cliente — fidelidad, cuentas de la tienda, niveles de precios, estados de cuenta, marketing — comienzan con un perfil de cliente. El módulo Clientes es donde viven esos perfiles: abre Clientes → Clientes en el menú izquierdo. Un perfil bien cuidado significa cobros más rápidos, historial más limpio y precios que se aplican solos.

Puedes crear perfiles por adelantado, capturarlos en segundos durante una venta, o dejar que los clientes ingresen sus propios datos mediante el formulario de admisión de clientes público.

Crear un cliente nuevo

1. Ve a Clientes → Clientes en el menú izquierdo.
2. Haz clic en + Nuevo cliente arriba a la derecha.
3. Completa el formulario de Información del cliente. Los campos en rojo son obligatorios — solo el Nombre es obligatorio, aunque el apellido es muy recomendable para evitar confusiones entre nombres comunes.
4. Haz clic en Guardar abajo a la derecha.

Todos los campos del formulario de cliente

• Título — un prefijo opcional (Sr., Sra., Dr., etc.). Puedes agregar los tuyos propios.
• Nombre / Apellido — el nombre es obligatorio.
• Correo electrónico — opcional pero recomendado; necesario para recibos por correo, estados de cuenta y facturas.
• Número de teléfono — opcional pero recomendado; necesario para recibos por SMS y mensajes de texto. Con Agregar número de teléfono adicional puedes guardar más números (tantos como necesites; la exportación e importación de Excel incluyen los primeros cinco).
• Seleccionar imagen — adjunta una foto para que los cajeros verifiquen la identidad en el mostrador.
• Dirección 1 / Dirección 2 / Ciudad / Estado / Código postal / País — se usan para etiquetas de correo y exportaciones de marketing.
• Comentarios — notas libres. Hay opciones en Configuración que pueden mostrar comentarios en los recibos, así que no guardes aquí nada privado.
• Notas internas — notas que nunca ven los clientes ni aparecen en recibos. También se pueden editar en plena venta.
• Nombre de la Compañía — cuando el cliente representa a una empresa, registra aquí el nombre del negocio y usa nombre/apellido para la persona de contacto.
• DNI/CIF/RFC (número de cuenta) — un número de cuenta o membresía. Si está definido, es lo que codifica el código de barras del cliente (ver más abajo), y debe ser único.
• Invalidar impuesto por defecto para venta — márcalo para cobrar a este cliente impuestos distintos a los predeterminados de la tienda. Puedes elegir un Grupo de impuestos o ingresar hasta cinco impuestos personalizados con nombre y porcentaje (con opción Acumulativo en el segundo). Consulta configurar impuestos.
• Gravable — marcado por defecto. Desmárcalo para clientes exentos; aparece el campo Número de certificado de liberación de impuestos para registrar su certificado.
• Tipo de nivel — asigna un nivel de precios para que el precio de mayoreo o VIP se aplique solo; consulta niveles de precios y precios por cliente. Cambiarlo requiere el permiso Editar nivel.
• Ubicación — la tienda base del cliente, en negocios con varias sucursales.
• Tarjetas de crédito guardadas — se muestra solo cuando el cliente tiene tarjetas guardadas: una fila por tarjeta con un botón Predeterminada y una casilla Eliminar información de tarjetas de crédito para quitar esa tarjeta. Consulta tarjetas guardadas del cliente.
• Mensaje para mostrar al agregar un cliente a la venta — lo que escribas aquí aparece en una ventana emergente para el cajero cada vez que el cliente se agrega a una venta ("pedir siempre número de orden de compra", "VIP — ofrecer el descuento"). Nunca se muestra en la pantalla orientada al cliente.
• Recibo de correo electrónico automático — envía el recibo por correo automáticamente tras cada venta completada. Requiere un correo válido en el perfil.
• Siempre recibo SMS — envía siempre el recibo por mensaje de texto. Requiere un teléfono válido y un proveedor de SMS configurado — consulta correo, SMS y notificaciones. Pide primero el consentimiento del cliente; pueden aplicar tarifas de mensajes y datos.
• Campos personalizados — hasta 10 campos que defines tú mismo en … → Configuración de campo personalizada; consulta campos personalizados.
• Archivos — adjunta hasta 5 archivos por guardado (contratos firmados, certificados fiscales y similares).

El formulario siempre incluye un menú de Términos que define las condiciones de facturación predeterminadas al crearle facturas. Si las cuentas de la tienda están activadas, el formulario también muestra el Saldo de la cuenta de la tienda del cliente (editable solo con el permiso Editar saldo de cuenta de la tienda) y el Límite de crédito (editable solo cuando el empleado tiene tanto Editar saldo de cuenta de la tienda como Puede establecer un límite de crédito — sin Editar saldo de cuenta de la tienda ambos campos se muestran en solo lectura) — consulta cuentas de la tienda y crédito. Si la fidelidad está activada, muestra la casilla Desactivar lealtad y los Puntos o Ventas con descuento del cliente (editables solo con el permiso Editar puntos del cliente / número de ventas para alcanzar un descuento) — consulta programas de fidelidad.

En la parte superior de un perfil guardado hay botones de acceso directo: Iniciar una venta nueva con este cliente, Ver reporte (su historial completo de compras), Pagar (inicia un abono a línea de crédito) y Enviar correo electrónico.

Agregar o editar clientes desde la caja

Nunca necesitas salir de una venta para administrar clientes. Desde la caja registradora puedes agregar rápidamente un cliente nuevo con lo esencial (título, nombre, correo, teléfono, dirección, compañía, estado gravable), o editar uno existente — la venta sigue mientras escribes. La ventana del cliente durante una venta también muestra sus Compras recientes con una columna Cantidad a añadir, así que cuando alguien quiere "lo mismo de la última vez" vuelves a agregar esos artículos con un toque.

Si Habilitar el escaneo de la licencia de conducir del cliente está activado en Configuración, el formulario de cliente muestra el botón Escanee la licencia de conducir: escanea el código de barras del reverso de la licencia y los campos de nombre y dirección se completan solos.

Editar, eliminar y restaurar clientes

• Editar: ve a Clientes → Clientes, encuentra al cliente y haz clic en Editar en la columna de acciones. Guarda al terminar.
• Eliminar: marca la casilla de una o varias filas y haz clic en Eliminar en el menú que aparece sobre la lista; confirma. Es una eliminación suave — el registro se oculta, no se borra.
• Restaurar: haz clic en los puntos suspensivos (…) arriba a la derecha y elige Administrar clientes eliminados. Marca las filas a restaurar y haz clic en Recuperar (también puedes Editar los datos de un cliente eliminado desde aquí). Haz clic en Listo para volver a la lista activa.
• Depurar clientes antiguos: en el menú de puntos suspensivos (…) elige Depurar clientes antiguos. Esto vacía el DNI/CIF/RFC (número de cuenta) de todos los clientes previamente eliminados para que esos números puedan reutilizarse, y los quita de la lista de Administrar clientes eliminados — ya no se pueden recuperar desde la app, aunque su historial de ventas se conserva en los informes. No se puede deshacer, no puedes elegir registros individuales y requiere el permiso Agregar, actualizar. Verifica tres veces antes de confirmar.

Eliminar un cliente nunca borra sus ventas; el historial sigue ligado al registro oculto y vuelve con Recuperar.

Fusionar clientes duplicados

Los duplicados pasan — un cliente se registra dos veces en la caja con la ortografía ligeramente distinta, dividiendo su historial y saldos.

1. Ve a Clientes → Clientes.
2. Marca las casillas de las filas duplicadas.
3. Haz clic en Unir en el menú sobre la lista.
4. En la ventana Fusionar clientes, elige qué registro conservar en el menú Unirse con.
5. Haz clic en Enviar.

Todas las ventas, saldos y fidelidad de los otros registros pasan al registro que conservaste. La fusión no se puede deshacer, así que verifica los registros antes de enviar.

Códigos de barras de clientes y tarjetas de membresía

Si emites tarjetas de membresía, imprime códigos de barras escaneables desde la lista de clientes. El código codifica el DNI/CIF/RFC (número de cuenta) del cliente si está definido; si no, su ID de cliente rellenado a 10 dígitos; la etiqueta también muestra su nombre (y compañía). Escanear el código en la caja busca al cliente al instante — si la caja no puede distinguir si escaneaste un artículo o un cliente, pregunta "¿Qué escaneaste?" para que elijas.

1. Ve a Clientes → Clientes y marca los clientes que necesitan tarjeta.
2. Haz clic en Etiquetas para imprimir una etiqueta por cliente en una impresora de etiquetas, o en Hoja para imprimir una hoja en papel normal.
3. Para las hojas, una ventana pregunta el Número de etiquetas para saltar — útil cuando las primeras posiciones de una hoja parcialmente usada ya no están. Ingresa el número y haz clic en Enviar; la hoja se abre como PDF para imprimir o descargar.

Consulta códigos de barras y etiquetas para la configuración de impresoras.

Etiquetas de correo

Si la dirección del cliente está completa, imprime una etiqueta postal directo desde la lista:

1. Ve a Clientes → Clientes y marca uno o varios clientes.
2. Haz clic en Etiquetas de correo en el menú sobre la lista.
3. Las etiquetas se abren en una pestaña nueva como PDF para imprimir o descargar. Si falta información, edita el registro del cliente y completa la dirección.

Configuración → Formato de etiquetas de correo cambia la salida entre PDF y Excel. También puedes generar etiquetas postales para todos los clientes que cumplan un rango de fechas o un gasto mínimo desde el informe resumen de clientes — consulta ejecutar informes.

Exportar a Excel

Desde Clientes → Clientes, haz clic en los puntos suspensivos (…) y elige Exportar a un archivo de Excel. Se descarga una hoja (CSV o XLSX, según el formato configurado) con una fila por cliente: nombre y apellido, correo, teléfono más hasta cinco números adicionales, dirección completa, comentarios, número de cuenta, estado gravable (y/n), certificado de exención, compañía, nombre del nivel, notas internas, el mensaje emergente, todos los campos personalizados, saldo y límite de crédito de la cuenta de la tienda (si está activada), puntos, monto por gastar para el siguiente punto y marca de lealtad desactivada (con fidelidad avanzada), ID de ubicación (multisucursal), marcas de recibo automático por correo y por SMS (y/n), condiciones de facturación predeterminadas, y el ID del cliente. La exportación respeta el filtro de búsqueda actual y requiere el permiso Exportar a Excel del módulo Clientes.

Importar desde Excel

Usa la importación para agregar clientes en masa o actualizar los existentes:

1. Ve a Clientes → Clientes, haz clic en los puntos suspensivos (…) y elige Importar desde un archivo de Excel.
2. Descarga un archivo de partida: Plantilla para los clientes existentes descarga tus clientes actuales (con sus ID) para editarlos; Plantilla para Clientes Nuevos descarga una hoja en blanco con las columnas correctas.
3. Completa o edita las filas. No cambies los encabezados de las columnas.
4. De vuelta en la página de importación, haz clic en Elegir archivo, selecciona tu hoja guardada y continúa.
5. Revisa la pantalla de mapeo: cada columna de la hoja debe corresponder con el campo de la base de datos correcto. Haz clic en cualquier valor para reasignarlo desde un menú, y luego en Siguiente paso.
6. La app advierte sobre números de cuenta duplicados en la hoja y filas que coinciden con clientes ya existentes. Cuando todo cuadre, haz clic en Completar importación de Excel.

Notas de importación: los nombres de nivel deben coincidir exactamente con un nivel de precios existente, o el nivel queda sin asignar con una advertencia; al actualizar clientes existentes, conserva la columna de ID de cliente para que las filas coincidan con los registros correctos; la hoja admite hasta seis columnas de teléfono (principal más cinco adicionales). El flujo completo de hojas de cálculo está en importar tus datos.

Restringir un cliente a artículos aprobados

Para clientes B2B y con contrato, el perfil tiene una sección de Acceso a artículos. Deja la lista vacía para permitir todos los artículos y kits. Agrega artículos o kits para restringir al cliente solo a esas entradas — en la caja, cualquier otra cosa se rechaza con "Este cliente solo puede comprar artículos aprobados". O marca Permitir cualquier artículo pero anular los precios a continuación para mantener el catálogo abierto y usar la lista solo como anulaciones de precio por cliente. Cuando la lista de un cliente esté lista, usa Copiar lista de permitidos de un cliente para duplicarla a otro en lugar de reconstruirla.

Permisos

El acceso se controla por empleado en el módulo Clientes — consulta permisos y plantillas:

• Buscar clientes — ver la lista de clientes.
• Agregar, actualizar — crear y editar perfiles (también controla la importación de Excel).
• Eliminar — eliminar, recuperar y administrar clientes eliminados.
• Exportar a Excel — descargar la hoja de clientes.
• Editar saldo de cuenta de la tienda, Puede establecer un límite de crédito, Editar nivel, Editar puntos del cliente / número de ventas para alcanzar un descuento — controlan esos campos específicos del formulario.
• Exportar a Sidekick — controla la exportación masiva a la plataforma de reseñas Sidekick; consulta marketing, mensajes y reseñas.

Dos opciones relacionadas en Configuración: Solo permitir que los empleados fijen clientes en su ubicación limita las búsquedas y ventas a los clientes de la sucursal actual del empleado, y la lista de clientes obedece tu configuración de filas por página.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no encuentro un cliente que sé que existe? Revisa el filtro de ubicación sobre la lista y el menú de tipo de búsqueda (nombre, teléfono, correo, dirección, ciudad, estado). Si fue eliminado, abre … → Administrar clientes eliminados y recupéralo.

Fusioné los clientes equivocados — ¿puedo deshacerlo? No. La fusión es permanente. Restaura lo que puedas manualmente, y verifica la selección de Unirse con la próxima vez.

Eliminé un cliente por accidente. ¿Se perdió su historial? No — la eliminación es suave. Usa … → Administrar clientes eliminados y haz clic en Recuperar. Después de ejecutar Depurar clientes antiguos ya no aparecen en Administrar clientes eliminados, pero su historial de ventas se conserva.

¿Por qué el cliente no recibe recibos por correo automáticamente? El perfil necesita un correo válido y la casilla Recibo de correo electrónico automático marcada. El envío también depende de tu configuración de correo — consulta correo, SMS y notificaciones.

¿Pueden los clientes registrarse solos? Sí — comparte el enlace público del formulario de admisión; los envíos llegan como perfiles normales. Detalles en marketing, mensajes y reseñas.

¿Qué contiene realmente el código de barras de una tarjeta de cliente? El número de cuenta del cliente si está definido; si no, el ID de cliente rellenado a 10 dígitos. Cualquiera de los dos se escanea en la caja para agregar al cliente a la venta.

¿Cómo hago que aparezca una advertencia emergente para un cliente en la caja? Completa Mensaje para mostrar al agregar un cliente a la venta en su perfil. El cajero lo ve cada vez que el cliente se agrega a una venta; la pantalla orientada al cliente nunca lo muestra.