Los artículos de serie venden un paquete de N usos válido por cierto número de días, canjeado visita por visita. Los artículos recurrentes crean suscripciones que se cobran semanal, mensual o anualmente a una tarjeta guardada o a la cuenta de la tienda.

Los gimnasios, salones, estudios y negocios de servicios rara vez venden una visita a la vez. Venden un pase de diez clases, una membresía mensual, un plan anual. PHP Point Of Sale cubre ambos patrones: los artículos de serie para paquetes prepagados de visitas que se canjean de una en una, y los artículos recurrentes para suscripciones que se cobran automáticamente con un calendario.

Crear un artículo de serie

Una serie es un artículo normal con la opción de serie activada — consulta crear artículos para la configuración general de artículos.

1. Abre Inventario → Artículos, crea el artículo (por ejemplo "Paquete de 10 masajes") o haz clic en Editar en uno existente.
2. Marca Vendido en una serie en el formulario del artículo. Aparecen dos campos adicionales:
   • Cantidad de la serie — cuántos usos incluye el paquete. Para un paquete de 3 masajes, escribe 3.
   • Número de días que la serie debe usarse dentro de — la ventana de vigencia. Para un paquete que expira al año, escribe 365. La expiración evita que alguien canjee años después a precios viejos.
3. Fija el precio de venta del artículo en el precio del paquete y haz clic en Guardar.

Vender una serie

Cobra el artículo de serie como cualquier otra venta, con el cliente agregado a la venta — el saldo de la serie se guarda en su perfil, así que una venta sin cliente no puede crearlo. En la pantalla de ventas, el detalle de la línea muestra la Cantidad de la serie y el Número de días que la serie debe usarse dentro de del artículo, para que el cajero confirme con el cliente los términos del paquete antes de completar la venta. Al completar la venta, el cliente obtiene un saldo de serie: la cantidad restante empieza en la Cantidad de la serie del artículo, y la fecha de expiración es la fecha de la venta más los días del artículo. Consulta cobrar una venta.

Canjear una visita

Cuando el cliente llega a usar una visita:

1. Abre Clientes en el menú izquierdo.
2. Encuentra al cliente, haz clic en los puntos suspensivos (...) de su columna Acciones y elige Canjear serie.
3. Se listan las series del cliente con el nombre del artículo, la fecha de venta, la Cantidad restante y la Fecha de expiración. Haz clic en Canjear a la derecha y confirma — la cantidad restante baja en uno.

Una serie agotada muestra Ya usado en lugar del enlace de canje, y una vencida muestra Expirado y ya no puede canjearse.

Editar o eliminar una serie comprada

Desde la misma pantalla de Canjear serie:

• Editar — cambia la Cantidad restante y la Fecha de expiración de la serie comprada por este cliente y haz clic en Guardar. Esto ajusta solo esta compra; el artículo que se vende en caja no cambia. Úsalo para dar una extensión de cortesía o corregir un canje no registrado.
• Eliminar — quita la serie de la cuenta del cliente tras una confirmación.

Editar el artículo de serie en sí (precio, cantidad, días) en Inventario → Artículos afecta solo las ventas futuras, nunca los saldos ya vendidos.

Informe de series pendientes

Informes → Clientes → Informe de la serie de clientes lista todas las series compradas — de todos los clientes o de uno — con la cantidad restante y la fecha de expiración, y las mismas acciones de Editar, Eliminar y Canjear que la pantalla de clientes. Cada fila se expande a un detalle con las fechas y cantidades de cada canje, así siempre sabes cuánto servicio prepagado debes todavía. El informe requiere el permiso Clientes del módulo Informes — consulta ejecutar informes.

Configurar un artículo de cargo recurrente

Los cargos recurrentes cobran a un cliente por un artículo con un calendario. Requieren o bien un procesador integrado con cobro a tarjeta guardada — PHP POS Payments Premium, Valor o Dejavoo (consulta PHP POS Payments) — o bien las cuentas de la tienda como medio de pago.

1. Abre Inventario → Artículos y crea o Edita el artículo.
2. El Precio de venta del artículo es el monto que se cobra cada ciclo.
3. Abre la pestaña Precios y marca Es cargo recurrente. Aparecen las opciones recurrentes:
   • Costes iniciales — una cuota única opcional que se cobra en la venta inicial en lugar del precio de venta. Déjalo vacío para no cobrar nada por adelantado.
   • Prorrateado — al marcarlo, la venta inicial cobra además una parte proporcional del precio de venta por los días entre el alta y la primera fecha de cobro programada, de modo que quien se inscribe a mitad de ciclo paga solo el resto del periodo. El prorrateo asume 7 días en planes semanales, 30 en mensuales y 365 en anuales.
   • Intervalo — cuándo se repite el cargo: Semanalmente, Mensualmente el día del mes, Mensualmente el día de la semana, Anual en la fecha o Anualmente en el mes en el día de la semana.
   • Según el intervalo, campos adicionales fijan el día exacto: Número de día (1–31) para mensual por día del mes y anual en fecha, Mes para los intervalos anuales, y un Día (primero, segundo, tercero, cuarto, último) más Día de la semana (domingo a sábado) para los intervalos por día de la semana.
4. Haz clic en Guardar.

Ejemplo: costes iniciales 5, intervalo Mensualmente el día del mes, número de día 10 — el cliente paga $5 al inscribirse y luego el precio de venta cada día 10 del mes.

Vender una suscripción

Agrega el artículo recurrente a una venta como cualquier otro. En caja aplican dos reglas:

• La venta debe llevar un cliente — la suscripción se guarda en su perfil.
• El pago debe ser con Crédito (a través de tu procesador integrado, que se selecciona automáticamente cuando hay un artículo recurrente en el carrito y captura el token de la tarjeta para cobros futuros — incluso si el primer cargo es de $0) o con Cuenta de la tienda.

Al completarse la venta se crea una suscripción en el cliente con el intervalo y las reglas de día del artículo, la tarjeta guardada (enmascarada) o la cuenta de la tienda como método de pago, el monto recurrente y la próxima fecha de pago calculada. La venta original y cada cargo posterior generan un recibo de venta normal, así que las suscripciones entran a los informes de ventas como cualquier otro ingreso.

Administrar suscripciones

Abre Clientes → Suscripciones en el menú izquierdo. Cada suscripción muestra su estado:

• Current (al corriente) — el cobro está al día; el cliente se cobra según el calendario.
• Failed (fallido) — el último cargo fue rechazado; se reintentará.
• Cancelled (cancelado) — el cargo falló tres veces y el cobro se detuvo.

Haz clic en Editar en una suscripción para ver y cambiar la Próxima fecha de pago, el Monto recurrente, el intervalo y sus días, y el método de pago — incluido Actualizar tarjeta de crédito para registrar una tarjeta nueva tras un fallo. Haz clic en Guardar al terminar. Las suscripciones también pueden eliminarse (y recuperarse desde la vista de suscripciones eliminadas) para terminar una membresía; el acceso lo rigen los permisos del módulo Clientes — consulta permisos y plantillas.

Suscripciones en la caja

La salud de las suscripciones también se ve donde el personal realmente mira: la pantalla de ventas. Cuando se agrega a la venta un cliente con suscripciones, el panel de cliente de la caja las lista bajo Suscripciones: — cada entrada muestra el nombre del artículo (o "Suscripciones #ID" si no hay artículo ligado) y su estado, con colores para que los problemas salten a la vista en el mostrador:

• Verde — la suscripción está al corriente (Current); no hay nada que hacer.
• Rojo — el último cargo falló (Failed). La entrada es un enlace con la etiqueta Actualizar tarjeta de crédito: haz clic y la suscripción se abre en una pestaña nueva, para registrar una tarjeta nueva mientras el cliente está ahí mismo (abrirla requiere el permiso Agregar, actualizar del módulo Clientes).
• Ámbar — cualquier otro estado, como Cancelled (cancelado); vale la pena hablar de renovar.

Cómo corre el cobro

El cobro corre automáticamente en la nube: cada día se cobran las suscripciones cuya próxima fecha de pago (o fecha de reintento) llegó, con el impuesto incluido según la configuración fiscal del artículo — consulta configurar impuestos. También puedes disparar una corrida tú mismo con Procesar pagos recurrentes en la página Clientes → Suscripciones; las suscripciones vencidas se procesan en segundo plano — útil para revisar tu primer ciclo a mano.

Para cada suscripción vencida:

• Una suscripción con tarjeta guardada se cobra a través de tu procesador. Si el cargo pasa, el estado sigue Current, la próxima fecha de pago avanza un intervalo y se registra una venta. Si falla, el estado pasa a Failed y se agenda un reintento 2 días después; tras 3 intentos fallidos la suscripción se cancela automáticamente.
• Una suscripción con cuenta de la tienda siempre pasa: el monto se carga al saldo de la cuenta de la tienda del cliente para cobrarse después — combínalo con las facturas de cargos a cuenta para facturarlo formalmente.

Mantener sano el programa

Cuando el cobro corre solo, tu trabajo es vigilar los bordes: revisa Clientes → Suscripciones buscando estados Failed y Cancelled (una tarjeta fallida suele resolverse con Actualizar tarjeta de crédito), y ejecuta el Informe de la serie de clientes para detectar saldos por expirar que un recordatorio puede convertir en renovación. Una revisión semanal corta mantiene el ingreso predecible.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre una serie y un cargo recurrente? La serie se paga una vez por adelantado y se consume visita a visita dentro de su vigencia. El cargo recurrente vuelve a cobrar automáticamente cada semana, mes o año hasta cancelarse.

¿Por qué no puedo completar la venta de mi artículo recurrente? Dos requisitos: la venta necesita un cliente agregado, y el pago debe hacerse con tarjeta de crédito a través de tu procesador integrado o con cuenta de la tienda. El efectivo y otros tipos de pago no pueden sostener una suscripción.

¿Qué pasa cuando la tarjeta de un suscriptor es rechazada? El estado de la suscripción cambia a Failed y el cargo se reintenta cada 2 días. Tras tres fallos cambia a Cancelled y el cobro se detiene. Corrige la tarjeta con Actualizar tarjeta de crédito antes de que eso ocurra.

¿Puedo regalar visitas extra o más tiempo en un paquete? Sí — abre Clientes, haz clic en los puntos suspensivos (...) del cliente, elige Canjear serie, haz clic en Editar en la serie y sube la Cantidad restante o aplaza la Fecha de expiración.

¿Cómo cancelo una membresía? Abre Clientes → Suscripciones, encuentra la suscripción y elimínala — o edítala si solo necesitas pausar moviendo la próxima fecha de pago.

¿El canje de una visita queda registrado en algún lado? El canje resta a la cantidad restante, y la vista de detalle del Informe de la serie de clientes lista la fecha y la cantidad usada de cada canje.

¿El precio recurrente puede ser distinto de lo que paga quien se inscribe? Sí. La primera venta cobra los Costes iniciales (más el prorrateo si está activado); cada ciclo posterior cobra el precio de venta del artículo.

¿Los cargos recurrentes incluyen impuestos? Sí — el cargo de cada ciclo se calcula con la configuración fiscal del artículo, y cada cargo crea una venta normal, así que los impuestos se reportan como siempre.