Abre un recuento de inventario desde el módulo Inventario y escanea artículos en modo Escanear y agregar o Escanear y establecer — o importa una hoja de conteo de Excel. Revisa las listas de artículos no contados y cierra el conteo actualizando o no el inventario. Cubre conteos ciegos, variaciones, permisos e informes de conteo.

La cantidad en el sistema y la cantidad en el estante se van separando — roturas, robo, errores de recepción, cantidades mal tecleadas. Un conteo de inventario es la forma de volver a juntarlas: recorre la tienda, registra lo que realmente hay, y deja que PHP Point Of Sale concilie la diferencia y registre cada ajuste.

Los conteos viven en el módulo Inventario: ábrelo, haz clic en el menú de más opciones (…) y elige Recuento de inventario. Cada conteo pertenece a una tienda — se crea para la tienda en la que iniciaste sesión, y en un negocio con varias tiendas cada una hace sus propios conteos. Quien trabaje con conteos necesita el permiso Recuento de inventario del módulo Inventario (consulta permisos y plantillas).

La lista de conteos

La página de conteos muestra cada conteo con su Fecha de conteo, Artículos contados, Empleado, Estado, Comentarios y acciones. Muestra los conteos abiertos por defecto; Mostrar recuentos cerrados cambia a la lista de cerrados y Mostrar recuentos abiertos regresa. Desde aquí puedes:

• Hacer clic en Nuevo recuento de inventario para iniciar un conteo y entrar directo.
• Hacer clic en Reanudar recuento en un conteo abierto (o en Ver conteo en uno cerrado).
• Editar el Estado o el Comentario de un conteo en línea haciendo clic en el valor.
• Hacer clic en Eliminar conteo para descartarlo por completo — una confirmación advierte que no se puede deshacer.

Un conteo permanece abierto hasta que lo cierras, así que un conteo de toda la tienda puede abarcar varios turnos: cuenta unos pasillos, haz clic en Continuar con el conteo más tarde y retómalo desde la lista de conteos.

Contar escaneando o tecleando

Dentro de un conteo abierto hay una caja de captura de artículos (acepta escáner de códigos de barras o búsqueda por texto) con un selector de modo al lado:

• Escanear y establecer (el predeterminado) — cada escaneo agrega el artículo al conteo con cantidad 0 y abre de inmediato la casilla de cantidad para que teclees el total contado. Ideal cuando cuentas un estante a mano y capturas un número por artículo.
• Escanear y agregar — cada escaneo suma 1 a la cantidad contada de ese artículo. Ideal para escanear cada unidad conforme avanzas.

Cambiar de modo solo afecta cómo se comportan los escaneos; puedes cambiarlo a mitad del conteo. Cada línea contada muestra el nombre del artículo (con su categoría), la Variación cuando aplica, el Conteo, la cantidad Real a la mano y un Comentario — haz clic en cualquier valor editable para cambiarlo. Los comentarios permiten anotar "encontrado en bodega" o "caja dañada" justo en la línea. Eliminar artículo del conteo quita la línea por completo.

Reglas que el conteo aplica:

• Los artículos de servicio no se cuentan — no tienen existencias. Los artículos eliminados también se rechazan.
• Los artículos con variaciones deben indicar la variación en cada línea. Escanear el código de una variación la selecciona automáticamente; escanear el artículo padre deja la variación en blanco para que la elijas en el menú de la línea. Un conteo no puede cerrarse mientras alguna línea con variaciones no tenga variación — verás "Hubo un error al cerrar el conteo; verifica que hayas seleccionado una variación para cada artículo del conteo".
• Una caja de búsqueda arriba (Buscar por código de barras o ID de artículo) filtra la lista contada cuando crece.

El icono de engrane configura qué columnas se muestran — además de las predeterminadas (artículo, variación, conteo, real a la mano, comentario) puedes agregar número de artículo, id de producto, categoría, proveedor, precio de costo, precio unitario, niveles de reorden y reposición, y columnas de valor total a precio de costo / valor total a precio de venta, que también se totalizan al pie de la tabla.

Conteos ciegos

Por defecto el conteo muestra Real a la mano — lo que el sistema espera — junto a lo que capturas. Para un conteo ciego, quita al empleado que cuenta el permiso Ver el recuento de inventario al contar el inventario (y Ver cantidad de artículos): la columna de cantidad esperada desaparece y quien cuenta registra lo que ve, sin dejarse anclar por lo que el sistema cree. Es la práctica estándar en conteos de prevención de pérdidas. Configúralo en permisos y plantillas.

Contar en papel con Excel

Si tu equipo cuenta con tablas sujetapapeles, o una laptop es impráctica en la bodega:

1. En el conteo abierto, haz clic en Importar desde un archivo de Excel.
2. Descarga la plantilla de conteo. Tiene dos columnas: Id. de artículo/Número de artículo/ID de producto y Conteo. Se descarga como XLSX o CSV según la opción Formato de la hoja de cálculo de Configuración.
3. Llena una fila por artículo — sirve cualquiera de los tres identificadores, incluidos los códigos de variaciones — con la cantidad contada.
4. Sube el archivo terminado. Cada fila entra al conteo abierto exactamente como si se hubiera escaneado, con la cantidad esperada tomada al momento de importar. Las filas con identificadores desconocidos o artículos eliminados se omiten; solo se aceptan archivos .xlsx y .csv.

Puedes mezclar métodos con libertad: importa la hoja de la bodega y luego escanea el piso de ventas en el mismo conteo.

Imprimir una hoja de conteo en papel

Para la tabla sujetapapeles en sí, el módulo Inventario ofrece dos hojas imprimibles de existencias. Abre Inventario, haz clic en el menú de más opciones (…) y elige:

• Lista de impresión de inventario — cada artículo con su Id del artículo, nombre, categoría, Identificador del producto, Número de artículo, proveedor y cantidad actual, más una fila sombreada por cada variación con su propia cantidad.
• Resumen de lista de impresión de inventario — la misma hoja sin las filas por variación, una línea por artículo.

Ambas hojas llevan la fecha, siguen el filtro de búsqueda o categoría activo en la pantalla de Inventario y ofrecen un botón Imprimir y un enlace Exportar a un archivo de Excel. Las dos entradas del menú (y las páginas mismas) requieren el permiso Ver inventario Imprimir lista (así rotulado en la aplicación) del módulo Inventario.

Revisar lo que no se contó

Antes de cerrar, usa los dos botones de revisión en la parte superior del conteo:

• Artículos no contados — todo artículo de la tienda sin línea en este conteo.
• Artículos no contados y en stock — la misma lista filtrada a artículos que el sistema cree en existencia. Esta es la importante: lo que aparezca aquí o falta en el estante o fue saltado por quien contó.

Ambas vistas se filtran por categoría (respetando Incluir categorías secundarias en la búsqueda o presentación de informes si está activo), se exportan con Exportar a un archivo de Excel y se imprimen. Cada fila tiene una acción Conteo que pide una cantidad y agrega el artículo al conteo en el momento — así puedes recorrer la lista de no contados y limpiarla artículo por artículo. La lista muestra precios de costo y de venta y — para empleados con el permiso de ver conteos — la cantidad esperada y los valores totales a costo y a venta.

Cerrar el conteo

Cuando estés conforme, los botones al pie del conteo ofrecen tres salidas:

1. Cerrar/Finalizar conteo y actualizar el inventario — el cierre normal: por cada línea donde la cantidad contada difiere de la cantidad esperada registrada, las existencias se ajustan por la diferencia y una entrada con el texto "Ajuste por conteo de inventario" queda en el historial de inventario con el empleado y la fecha. Este botón solo aparece para empleados que además tienen el permiso Editar cantidad, porque modifica existencias.
2. Cerrar/Finalizar conteo y no actualizar el inventario — el conteo queda registrado como referencia pero las existencias no se tocan. Útil para conteos de auditoría, o cuando un supervisor revisará antes de ajustar.
3. Continuar con el conteo más tarde — deja el conteo abierto y regresa a la lista de conteos.

Al cerrar se pregunta "¿Está seguro de que desea finalizar el recuento de inventario?". Tras un cierre con actualización, los ajustes se sincronizan automáticamente con tu plataforma de ecommerce conectada (consulta cómo funciona la sincronización de ecommerce), y cada ajuste queda visible en el historial del artículo descrito en existencias, ajustes y artículos dañados.

Un conteo cerrado puede seguir viéndose (Ver conteo) desde la lista de conteos cerrados, pero sus líneas son de solo lectura y su estado ya no se puede editar — el cierre es definitivo, así que usa el cierre sin actualizar si tienes dudas.

Imprimir códigos de barras desde el conteo

Un conteo revela producto sin etiquetar. Los botones Hoja de códigos de barras y Etiquetas de código de barras en la parte superior imprimen etiquetas de los artículos contados — la opción de hoja pregunta cuántas etiquetas saltar en una hoja a medias. Consulta códigos de barras y etiquetas.

Informes

En Informes, tres informes cubren los conteos:

• Informe detallado de recuento — cada conteo línea por línea: esperado contra contado.
• Informe resumido de recuento — los conteos resumidos con fechas y totales de artículos contados.
• Artículos en stock no contabilizados — lo que un conteo omitió, que con el tiempo revela los rincones de la tienda que tu proceso siempre se salta.

Consulta informes de inventario y compras para la lista completa de informes.

Preguntas frecuentes

¿Quién puede hacer un conteo? Cualquier empleado con el permiso Recuento de inventario del módulo Inventario. Cerrar un conteo actualizando el inventario requiere además el permiso Editar cantidad — sin él, solo se ofrece el cierre sin actualizar.

¿Cómo hago un conteo ciego? Quita Ver el recuento de inventario al contar el inventario (y Ver cantidad de artículos) de los permisos del empleado que cuenta. La columna de cantidad esperada desaparece de la pantalla del conteo.

¿Puedo contar solo una parte de la tienda? Sí. Un conteo contiene solo lo que registras en él — cuenta una sección por semana en lugar de toda la tienda una vez al año. Cerrar con actualización solo ajusta los artículos del conteo; el resto queda intacto. Usa Artículos no contados y en stock con filtro de categoría para verificar la cobertura de una sección.

¿Qué pasa con los artículos que no conté al cerrar? Nada. Solo las líneas contadas generan ajustes. Los artículos esperados pero no contados conservan su cantidad actual — revisa las vistas de no contados antes de cerrar si buscas una conciliación completa.

¿Por qué no puedo cerrar mi conteo? Casi siempre es un problema de variaciones: una línea de un artículo con variaciones no tiene variación seleccionada. El mensaje de error lo indica; asigna la variación en cada línea señalada (o elimina la línea) y cierra de nuevo.

¿Puedo pausar un conteo hasta mañana? Sí — los conteos permanecen abiertos hasta cerrarse. Haz clic en Continuar con el conteo más tarde y retómalo desde la lista; varios empleados pueden contribuir al mismo conteo abierto.

La cantidad del sistema cambió mientras mi conteo estaba abierto (se siguió vendiendo). ¿Qué número se usa? Cada línea del conteo toma una instantánea de la existencia al momento de registrarse, y el cierre ajusta por la diferencia entre tu conteo y esa instantánea. Para resultados más limpios cuenta con la tienda cerrada, o cuenta secciones rápido y cierra pronto.

¿Puedo importar conteos desde una hoja de cálculo en lugar de escanear? Sí — Importar desde un archivo de Excel dentro del conteo abierto, con la plantilla de dos columnas (identificador y conteo). La mercancía dañada tiene su propia importación aparte — consulta existencias, ajustes y artículos dañados.