Agrega a cada empleado en Empleados con usuario, contraseña y ajustes de trabajo: pago por hora, comisión, límites de descuento, horarios de acceso, tiendas asignadas y más. Duplica un empleado para copiar su configuración, envía correos o exporta tu plantilla, y usa PIN de cambio de usuario en cajas compartidas.

Cada persona que inicia sesión en PHP Point Of Sale — cajeros, gerentes, contadores — tiene su propia cuenta de empleado. La cuenta guarda sus credenciales, sus datos de contacto y los ajustes de trabajo que definen qué pasa cuando cobra una venta: su tasa de comisión, su tope de descuento, la caja y el idioma de interfaz que ve, y las horas en las que puede iniciar sesión.

Todo esto se administra en el módulo Empleados del menú izquierdo. Lo que cada empleado tiene permitido hacer es un tema aparte, cubierto en permisos y plantillas de permisos; este artículo trata la cuenta en sí.

Crea un empleado

1. Abre Empleados en el menú izquierdo.
2. Haz clic en + Empleado nuevo en la esquina superior derecha.
3. Completa el perfil. Cuatro cosas son obligatorias: el Nombre, un Correo electrónico, un Nombre de usuario con su Contraseña, y al menos una tienda marcada en Localizaciones.
4. Marca las casillas de permisos o elige una entrada de Plantillas de permisos en la sección Acceso y permisos del empleado (ver permisos y plantillas de permisos).
5. Haz clic en Guardar abajo a la derecha.

Si la nueva contratación debe parecerse a un empleado existente, no armes el perfil desde cero — ver Duplica un empleado más abajo.

Campos de Información básica de empleados

La sección Información básica de empleados reúne identidad, contacto y reglas de trabajo:

• Nombre y apellido — el nombre es obligatorio; el apellido es opcional pero muy recomendable para no confundir a dos empleados con el mismo nombre.
• Correo electrónico — obligatorio. Es la vía para contactar al empleado y la dirección que se usa cuando necesita recuperar una contraseña olvidada.
• Número de teléfono — opcional pero recomendado.
• Seleccionar imagen — adjunta una foto al perfil. Se aceptan archivos PNG, JPG, JPEG, GIF y WebP; las imágenes grandes se redimensionan automáticamente.
• Campos de dirección — calle, ciudad, estado, código postal y país. Es también lo que se imprime en las etiquetas de correo (más abajo).
• Comentarios — notas libres, como la disponibilidad. Solo los empleados con permiso para ver registros de empleados pueden leer los comentarios.
• Permitido iniciar sesión Hora de inicio y Hora de finalización — una ventana diaria de acceso opcional. Define ambas horas y el empleado solo podrá iniciar sesión dentro de ese horario; fuera de él, el acceso se rechaza. La ventana se evalúa en la zona horaria de tu primera sucursal, incluso si el empleado inicia sesión en otra. Deja los campos vacíos para no restringir.
• Anular ajustes de precio — desactivado de forma predeterminada. Al marcarlo, este empleado puede ignorar los límites mínimo/máximo de edición de precio definidos en los artículos y cualquier tope de descuento al cambiar precios o descontar durante una venta. Que pueda cambiar precios o dar descuentos en absoluto lo controlan los permisos Editar precio de venta y Ofrecer descuento del módulo Ventas.
• Porcentaje de descuento máximo — el mayor descuento porcentual que este empleado puede dar en una línea de venta. La caja revisa los límites en este orden: el descuento máximo definido en el propio artículo, luego este valor por empleado, y por último el máximo global de Configuración. Los empleados con Anular ajustes de precio marcado no tienen límite. Ver descuentos y cambios de precio.
• Tasa de la comisión predeterminada y Método para calcular el porciento de la comisión (Precio de venta o Ganancia) — la tasa de comisión personal del empleado. Deja la tasa en 0 para usar el valor global de la tienda. Detalles completos en comisiones de ventas.
• Pago por hora — el salario del empleado, usado por los informes del reloj de asistencia para calcular el pago. Este campo solo aparece cuando el reloj de asistencia está habilitado en Configuración; ver el reloj de asistencia y el tiempo libre.
• Fecha de contratación y Cumpleaños — selectores de fecha para el expediente.
• Número de empleado — un identificador interno para cruzar con nómina o recursos humanos. Los números de empleado deben ser únicos.
• Idioma — el idioma de interfaz que este empleado ve al iniciar sesión, elegido entre los 17 idiomas disponibles. Cada empleado puede tener un idioma distinto en la misma tienda.
• Registro predeterminado — de forma predeterminada, los empleados eligen una caja registradora al iniciar sesión. Elige aquí una caja y el empleado entrará directo a ella cada vez — cómodo, pero úsalo con cuidado si la persona rota entre cajas. Ver cajas registradoras y manejo de efectivo.
• Gerente — a qué empleado reporta esta persona. La cadena de gerentes es también la ruta por la que las solicitudes de permiso dentro de la app encuentran a su aprobador.
• Direcciones IP desde las que el empleado puede acceder — una lista opcional de direcciones IP o rangos CIDR. Con la lista llena, el empleado solo puede iniciar sesión desde esas direcciones — por ejemplo, solo desde la red de la tienda.

Archivos y campos personalizados

• Archivos — adjunta hasta cinco archivos al perfil: descripción del puesto, formularios firmados, certificaciones.
• Campos personalizados — el perfil admite hasta diez campos personalizados de empleado (texto, desplegable, casilla de verificación, correo electrónico, sitio web, teléfono, fecha, imagen y archivo). Se definen desde la lista de Empleados: haz clic en los puntos suspensivos (...) arriba a la derecha y elige Configuración de campo personalizada. Ver campos personalizados.

Campos de acceso del empleado

• Nombre de usuario — obligatorio y único; es lo que el empleado teclea para entrar.
• Contraseña y su repetición — se escribe dos veces para atrapar errores de tipeo. En un empleado existente, deja la contraseña en blanco para conservar la actual.
• Fuerza de cambio de contraseña al iniciar sesión — desmarcado de forma predeterminada. Márcalo y el empleado deberá crear una contraseña propia la próxima vez que entre — útil cuando entregas una contraseña temporal.
• Siempre requerir una contraseña cuando se cambia de usuario — desmarcado de forma predeterminada. Márcalo y este empleado siempre tendrá que teclear su contraseña completa cuando la caja cambie a su usuario, aunque el cambio rápido esté activo o tenga PIN. Recomendado para cuentas con accesos sensibles.
• Cambiar PIN de usuario — un PIN opcional de 4 a 6 dígitos que el empleado puede teclear en lugar de su contraseña al cambiar de usuario. El PIN debe ser solo dígitos.
• Modo oscuro — una preferencia de apariencia por empleado que cambia su interfaz a colores oscuros.
• Inactivo — márcalo para bloquear la cuenta de modo que el empleado no pueda iniciar sesión, aun con la contraseña correcta. Al marcarlo aparecen dos campos más: Motivo inactiva y Fecha de terminación, para que los detalles de la baja queden en el expediente. La cuenta original de administrador (el primer empleado) no puede marcarse inactiva.

Cambia de usuario rápido en una caja compartida

En una caja compartida, los cajeros rara vez quieren cerrar sesión por completo entre clientes. La opción Cambiar de usuario del menú de usuario (haz clic en tu nombre arriba a la derecha) pasa la caja a otro empleado:

• Con Activar cambio rápido de usuario (la contraseña no es obligatoria) encendido en Configuración, cambiar a un empleado no pide credenciales — salvo que su perfil tenga marcado Siempre requerir una contraseña cuando se cambia de usuario.
• Cuando sí se pediría contraseña, un empleado con PIN de cambio de usuario puede teclear su PIN de 4 a 6 dígitos en lugar de la contraseña completa.
• Un empleado con Siempre requerir una contraseña cuando se cambia de usuario marcado siempre teclea su contraseña completa, con o sin PIN.

La seguridad de acceso más a fondo — autenticación de dos factores, inicio de sesión único, recuperación de la contraseña de administrador — se cubre en inicio de sesión seguro, 2FA y SSO.

Deja que los empleados mantengan su propio perfil

Otorga la acción Editar perfil (en el grupo de permisos Empleados) y el empleado podrá actualizar sus datos de contacto, usuario, contraseña, idioma y PIN de cambio de usuario desde su propio perfil, sin ayuda de un gerente. El perfil es también donde cada empleado configura la autenticación de dos factores de su cuenta.

Duplica un empleado

Cuando varios empleados comparten la misma configuración, duplica en lugar de reescribir:

1. Abre Empleados, ubica al empleado a copiar y, en la columna de acciones, haz clic en los puntos suspensivos (...).
2. Elige Duplicar empleado y confirma con OK.
3. Se abre un formulario de empleado nuevo ya rellenado. El duplicado copia la ciudad, estado, código postal y país, los horarios de acceso, los ajustes de precio, descuento y comisión, la fecha de contratación, las casillas de la sección de acceso, y toda la sección Acceso y permisos del empleado.
4. Los campos de identidad quedan en blanco a propósito — nombre, correo, teléfono, usuario, contraseña, número de empleado, cumpleaños e imagen nunca se copian. Complétalos y haz clic en Guardar.

Envía correos a los empleados

1. Abre Empleados y marca la casilla de una o más filas.
2. Haz clic en Correo electrónico encima de la lista.
3. Se abre la aplicación de correo de tu dispositivo con las direcciones de los empleados seleccionados ya rellenadas, lista para redactar.

Para mensajería dentro de la app, ver correo, SMS y notificaciones.

Exporta la lista de empleados a Excel

1. Abre Empleados. Si quieres exportar un subconjunto, ejecuta primero una búsqueda — la exportación respeta la búsqueda vigente.
2. Haz clic en los puntos suspensivos (...) arriba a la derecha y elige Exportar a un archivo de Excel. Exportar requiere el permiso de exportación a Excel del grupo Empleados.
3. Se descarga una hoja de cálculo con una fila por empleado: usuario, nombre, apellido, correo, teléfono, campos de dirección, comentarios, el ID interno de la persona y si la cuenta está inactiva.

El archivo sale como XLSX o CSV según el formato de hoja de cálculo elegido en Configuración; ver cómo importar tus datos para el formato y las importaciones en general.

Imprime etiquetas de correo

1. Abre Empleados y marca la casilla de una o más filas.
2. Haz clic en Etiquetas de correo encima de la lista.
3. Las etiquetas se abren en una pestaña nueva con el nombre y la dirección de cada empleado, listas para imprimir o descargar.

Las etiquetas se generan en PDF de forma predeterminada; el ajuste Formato de las etiquetas de correo de Configuración puede cambiarlas a Excel. Si una etiqueta sale incompleta, edita al empleado y completa los campos de dirección que falten.

Desactiva, elimina, recupera y depura

• Desactivar — marca Inactivo en el perfil para bloquear la cuenta sin tocar nada más. Es la opción correcta para personal de temporada y para bajas, porque puedes registrar el motivo y la fecha de terminación.
• Eliminar — en la lista de Empleados, marca la fila del empleado, haz clic en Eliminar encima de la lista y confirma con OK. Eliminar es una eliminación suave: el registro se oculta pero se conserva, y el historial de ventas del empleado queda intacto. No puedes eliminar tu propia cuenta, y el usuario administrador predeterminado no puede eliminarse.
• Recuperar — haz clic en los puntos suspensivos (...) arriba a la derecha y elige Administrar empleados eliminados. Marca las filas a recuperar, haz clic en Recuperar y luego en Hecho.
• Depurar — el menú de puntos suspensivos (...) también tiene Depurar empleados antiguos. Esto elimina de forma permanente a todos los empleados eliminados de la lista recuperable en un solo paso y libera sus nombres de usuario para reutilizarlos (sus números de empleado siguen ocupados). No se puede deshacer, y no puedes elegir registros individuales — todos los empleados eliminados se depuran juntos.

Quién puede administrar las cuentas de empleados

Cuatro permisos de acción del grupo Empleados en permisos y plantillas deciden quién puede hacer qué en este módulo:

• Buscar empleados — abre la lista de Empleados en sí, incluidas la búsqueda y la vista de empleados eliminados.
• Agregar, actualizar — crear y editar perfiles de empleados, incluida la clonación.
• Eliminar — eliminar empleados, y recuperarlos desde Administrar empleados eliminados.
• Asignar todos las localizaciones (así aparece etiquetado en la app) — controla hasta dónde llega quien edita al marcar Localizaciones en un perfil: sin este permiso, solo puede conceder las sucursales que él mismo tiene asignadas; con él, puede dar acceso a cualquier sucursal de la tienda.

Aparte, el permiso Empleados del módulo de Informes controla la familia de informes de Empleados — los informes gráficos, resumidos y detallados de ventas por empleado.

Dónde aparecen los datos del empleado en el resto del sistema

• El reloj de asistencia combina las marcaciones con el pago por hora del perfil.
• Las comisiones parten de la tasa de comisión del perfil.
• La familia de informes de Empleados en informes desglosa las ventas por empleado.
• En qué tiendas puede trabajar un empleado se define en la sección Localizaciones de su perfil — se requiere al menos una. Ver tiendas y cajas registradoras.

Preguntas frecuentes

¿Por qué un empleado nuevo no puede iniciar sesión? Revisa cuatro cosas en orden: que el usuario y la contraseña sean correctos; que la cuenta no esté marcada como Inactivo; que la hora actual caiga dentro de la ventana Permitido iniciar sesión si hay una definida; y, si el campo de direcciones IP está lleno, que se conecte desde una dirección permitida.

¿Por qué no aparece el campo Pago por hora en el formulario del empleado? Solo se muestra cuando el reloj de asistencia está habilitado. Activa Activar reloj de asistencia en Configuración y el campo aparecerá; ver el reloj de asistencia y el tiempo libre.

¿Puede un empleado cambiar su propia contraseña? Sí, si tiene el permiso Editar perfil del grupo Empleados. También puedes marcar Fuerza de cambio de contraseña al iniciar sesión para obligarlo a reemplazar una contraseña temporal en su próximo acceso.

Eliminé a un empleado por error, ¿puedo recuperarlo? Sí, siempre que no hayas ejecutado Depurar empleados antiguos. Abre Empleados, haz clic en los puntos suspensivos (...), elige Administrar empleados eliminados, marca al empleado y haz clic en Recuperar.

¿Por qué no puedo reutilizar el usuario o el número de un exempleado? Los nombres de usuario y los números de empleado deben ser únicos, y un empleado eliminado (sin depurar) todavía conserva los suyos. Depurar empleados antiguos libera los nombres de usuario, pero no los números de empleado: el número de un exempleado sigue ocupado, así que asigna uno nuevo. La depuración no se puede deshacer, así que decide con calma.

¿Cuál es la diferencia entre marcar Inactivo y eliminar? Inactivo mantiene el registro visible mientras bloquea el acceso — lo mejor durante una ausencia o una baja reciente. Eliminar oculta el registro de la lista. Ambos conservan el historial de ventas; ninguno borra datos hasta que ejecutas la depuración.

¿Cada empleado ve el software en su propio idioma? Sí. El campo Idioma del perfil controla el idioma de interfaz de ese empleado con independencia del resto, con 17 idiomas disponibles.

¿Por qué la caja ya está elegida cuando un empleado inicia sesión? Su perfil tiene un Registro predeterminado definido. Bórralo y volverá a pedírsele elegir caja al entrar.