Otorga acceso a módulos y acciones granulares por empleado — y por tienda — en 22 módulos. Crea plantillas de permisos para roles como cajero y gerente, aplica los cambios de una plantilla a todos los asignados de una vez, y deja que los empleados soliciten permisos para que su gerente los apruebe.

Las cuentas de empleado dicen quién es cada persona; los permisos dicen qué puede hacer. Los permisos de PHP Point Of Sale van desde módulos completos hasta acciones individuales — dar un descuento, ver el costo de un artículo, eliminar una venta — de modo que la pantalla de un cajero puede verse muy distinta a la de un gerente.

Los permisos se configuran en la sección Acceso y permisos del empleado del perfil, dentro del módulo Empleados, y puedes guardar configuraciones comunes como plantillas de permisos para no armar el mismo rol dos veces.

Cómo funcionan los permisos

• Los permisos se agrupan por módulo. Marcar la casilla de un módulo lo coloca en el menú izquierdo del empleado; los módulos sin marcar le resultan invisibles. Ver personalizar el menú y los módulos.
• Dentro de cada módulo, los permisos de acción granulares cubren las partes sensibles — así puedes dejar que alguien cobre ventas sin dejarle también eliminarlas.
• Un empleado nuevo empieza con ninguna casilla marcada. Marcar la casilla superior de una sección selecciona todas las acciones de ese conjunto de una vez.
• Solo puedes otorgar permisos que tú mismo tienes. Las casillas de permisos que el editor no posee quedan bloqueadas, de modo que un supervisor no puede repartir accesos más amplios que los suyos.
• Si un empleado no puede hacer algo en el software — un botón que falta, una entrada de menú ausente, un informe que no abre — revisa primero sus permisos. Es la causa más común.

Asigna permisos a un empleado

1. Ve a Empleados y haz clic en Editar en el empleado.
2. Desplázate hasta Acceso y permisos del empleado.
3. Elige una plantilla en el desplegable Plantillas de permisos (marca las casillas de la plantilla por ti) o marca módulos y acciones a mano.
4. Haz clic en Guardar.

Los 22 módulos de permisos

Ventas, Inventario, Kits, Clientes, Proveedores, Empleados, Recibos, Informes, Tarjetas de regalo, Gastos, Tiendas, Reglas de precios, Diseños de etiquetas, Plantilla de recibo, Inteligencia artificial, Mensajes, Entregas, Equipo (las citas), Órdenes de trabajo, Facturas, Configuración y Solicitudes de permiso.

Configuración no tiene subacciones — la casilla del módulo decide por sí sola quién puede cambiar los ajustes de la tienda. Los demás módulos incluyen las acciones granulares de abajo.

Acciones granulares, módulo por módulo

Estos son los nombres exactos de los permisos tal como aparecen en el formulario del empleado.

Ventas — Buscar Ventas; Venta completa; Suspender; Editar venta suspendida; Editar detalles de venta suspendida; Eliminar venta suspendida; Eliminar venta; Editar venta; Cambiar fecha de venta; Editar precio de venta; Editar precio de costo de venta; Editar nivel de venta; Ofrecer descuento; Procesos de devoluciones; Editar impuestos; Eliminar impuestos; Puede eliminar el artículo agregado a la venta; Puede crear una estimación; Puede buscar recibo; Puede buscar el último recibo; Ver recibos suspendidos; Recibir el pago de la cuenta de la tienda; Añadir Eliminar importes de la caja registradora; Permitir sugerencias de búsqueda de artículos para ventas; Permitir sugerencias de búsqueda de clientes para ventas; Mostrar menú de ventas de 3 puntos; Cierre de caja registradora; Ver / editar transacciones con tarjeta.

Plantilla de recibo — Agregar, actualizar; Eliminar; Buscar. Define quién puede armar y editar diseños de recibo; el módulo solo aparece cuando tu plan incluye el diseñador de recibos. Consulta el diseñador de recibos.

Inteligencia artificial — POS Genie. Controla quién puede abrir el asistente de IA; consulta Genie.

Inventario — Agregar, actualizar; Eliminar; Buscar artículos; Editar precios; Puede cambiar los precios globales; Puede cambiar el precio de la ubicación; Ver costo; Editar cantidad; Ver cantidad de artículos; Recuento de inventario; Ver el recuento de inventario al contar el inventario; Puede editar el comentario de inventario; Ver inventario Imprimir lista; Ver inventario en TODAS las ubicaciones; Ver todos los artículos; Administrar categorías; Administrar etiquetas; Manejo de Fabricantes; Exportar a Excel.

Kits — Agregar, actualizar; Eliminar; Buscar kits de artículos; Editar precios; Ver costo; Ver todos los kits de artículos; Exportar a Excel.

Clientes — Agregar, actualizar; Eliminar; Buscar clientes; Editar el saldo de la cuenta de la tienda; Editar puntos del cliente / número de ventas para alcanzar un descuento; Editar nivel; Puede establecer un límite de crédito; Exportar a Excel; Exportar a Sidekick.

Proveedores — Agregar, actualizar; Eliminar; Buscar proveedores; Editar el saldo de la cuenta de la tienda; Exportar a Excel.

Empleados — Agregar, actualizar; Eliminar; Buscar empleados; Asignar todas las localizaciones; Editar perfil; Exportar a Excel.

Recibos — Editar entrada; Eliminar entrada; Eliminar recepción suspendida; Editar impuestos; Eliminar impuestos; Ofrecer descuento; Recibir el pago de la cuenta de la tienda; Enviar transferencia; Completar transferencia; Ver recibos suspendidos; Permitir sugerencias de búsqueda de artículos para recibos; Permitir sugerencias de búsqueda de proveedores para recibos.

Informes — un permiso de vista por familia de informes: Ventas, Liquidación, Comisión, Reporte personalizado, Categorías, Clientes, Ventas eliminadas, Entregas, Descuentos, Empleados, Gastos, Tarjetas de regalo, Informes de inventario, Facturas, Artículos, Kits, Fabricantes, Pagos, Reglas de precios, Pérdidas y ganancias, Recepción, Registros, Informe de registros, Informes de la cuenta, Las cuentas de proveedores de las tiendas, Proveedores, Ventas suspendidas, Etiquetas, Impuestos, Niveles, Equipo (citas), Registro de auditoría y Reloj de asistencia. Además: Mostrar ganancia en todos los Informes; Mostrar el costo en todos los Informes; Mostrar los Informes de inventario de todas las ubicaciones; Ver todas las comisiones de los empleados; Ver del panel de estadísticas; Puede cambiar la fecha del informe; Editar registro de registro; Eliminar registro de registro. Ver cómo ejecutar informes.

Tarjetas de regalo — Agregar, actualizar; Eliminar; Buscar tarjetas de regalo; Editar valor de tarjeta de regalo; Puede vender tarjeta de regalo; Exportar a Excel.

Gastos — Añadir, Actualizar; Borrar; Buscar; Administrar categorías.

Tiendas — Agregar, actualizar; Eliminar; Buscar localizaciones.

Reglas de precios — Agregar, actualizar; Eliminar; Buscar reglas de precios.

Diseños de etiquetas — Agregar, actualizar; Eliminar; Buscar diseños de etiquetas.

Mensajes — Enviar mensaje.

Entregas — Añadir entregas; Editar las entregas; Eliminar las entregas; Buscar entregas; Administrar categorías; Administrar estados.

Equipo (citas) — Añadir citas; Editar citas; Eliminar citas; Buscar citas.

Órdenes de trabajo — Editar orden de trabajo; Eliminar orden de trabajo; Eliminar actividad de registro; Administrar estados; Buscar órdenes de trabajo.

Facturas — Agregar factura; Editar factura; Eliminar facturas; Buscar facturas.

Solicitudes de permiso — Pedido; Aprobar.

Algunas combinaciones que conviene destacar:

• Editar precio de venta y Ofrecer descuento deciden si un cajero puede cambiar precios o descontar; el Porcentaje de descuento máximo y Anular ajustes de precio de su perfil deciden hasta dónde. Ver descuentos y cambios de precio.
• Ver costo (Inventario) y Mostrar el costo en todos los Informes / Mostrar ganancia en todos los Informes (Informes) son interruptores separados — oculta el costo en los artículos y en los informes de forma independiente.
• Ver todas las comisiones de los empleados (Informes) controla de quién se muestran los números en los informes de comisiones: sin él, un empleado solo ve sus propias comisiones. Ver comisiones de ventas.
• Asignar todas las localizaciones (Empleados) permite a un gerente dar acceso a todas las tiendas, incluidas las que el propio gerente no tiene asignadas.

Otorga permisos por tienda

Tanto el acceso a módulos como las acciones individuales pueden acotarse por tienda. Junto a cada casilla de módulo y de acción hay un control Anular ubicación — ábrelo y marca solo las tiendas donde el permiso debe aplicar. Si no lo tocas, un permiso otorgado aplica en todas las tiendas asignadas al empleado.

Usos típicos: un supervisor que procesa devoluciones solo en la sucursal que dirige, o un contador que ve informes en todas. Una tienda única puede ignorar esta capa por completo. Ten en cuenta que el editor solo puede asignar accesos de tiendas que él mismo tiene, salvo que posea el permiso Asignar todas las localizaciones.

Crea una plantilla de permisos

Una plantilla de permisos es un conjunto guardado de permisos que puedes asignar a cualquier empleado — arma "Cajero" una vez y cada nueva contratación parte de ahí.

1. Ve a Empleados, haz clic en los puntos suspensivos (...) arriba a la derecha y elige Plantillas de permisos.
2. Haz clic en + Nueva plantilla de permisos.
3. Dale un nombre reconocible — para el conjunto estándar de un rol, algo como Permisos de gerente.
4. Marca los módulos y acciones que el rol necesita. La casilla superior de cada sección sigue seleccionando el conjunto completo, y la anulación por localización también funciona aquí.
5. Haz clic en Guardar.

Asigna la plantilla desde el desplegable Plantillas de permisos al crear o editar un empleado. La plantilla marca las casillas; después puedes ajustar permisos individuales de ese empleado como excepción.

Edita una plantilla — y aplica el cambio a todos

1. Ve a Empleados → ... → Plantillas de permisos y haz clic en Editar en la plantilla.
2. Cambia los permisos marcados.
3. Decide sobre Actualizar todos los empleados con plantilla asignada:
   • Marcado — todos los que tienen la plantilla asignada se reescriben para coincidir exactamente con ella. Cualquier permiso extra que hubieras dado a una persona por encima de la plantilla se elimina. Es la forma de cambiar un rol completo en un paso.
   • Sin marcar — los empleados existentes conservan lo que tienen; la nueva versión de la plantilla solo aplica a quienes se les asigne de ahora en adelante.
4. Haz clic en Guardar.

Elimina o recupera una plantilla

• En la página Plantillas de permisos, marca una o más plantillas y haz clic en Eliminar encima de la lista, luego confirma. Los empleados creados con esa plantilla conservan todos los permisos que ya tienen — eliminar una plantilla nunca le quita acceso a nadie. Ajusta a esos empleados a mano si sus permisos deben cambiar.
• Las plantillas eliminadas pueden volver: haz clic en los puntos suspensivos (...), elige Administrar plantillas de permisos eliminadas, marca las plantillas, haz clic en Recuperar y luego en Hecho.

Deja que los empleados soliciten permisos

Cuando un cajero se topa con un muro a media tarea — una devolución que no puede procesar, un informe que no puede abrir — no tiene que salir a buscarte:

1. Da a los cajeros la acción Pedido y a los aprobadores la acción Aprobar del módulo Solicitudes de permiso.
2. El empleado abre Solicitudes de permiso en su menú, elige el módulo y la acción específica que necesita, y la envía.
3. La solicitud sube por la cadena de Gerente definida en su perfil: el aprobador es el primer gerente por encima de él que posee ese permiso.
4. El aprobador ve las solicitudes pendientes en su propio módulo Solicitudes de permiso y aprueba. Al aprobar, el empleado recibe de inmediato el módulo (si le faltaba) más la acción solicitada.

Tú mantienes el control mientras la fila en la caja sigue avanzando. El campo Gerente vive en el perfil del empleado — ver cuentas de empleados.

Parte de roles, no de personas

Resiste la tentación de elegir permisos persona por persona. Define tus roles reales — Cajero, Encargado de piso, Contador —, crea una plantilla para cada uno y asigna plantillas. Harás alguna excepción individual de vez en cuando, pero partir de plantillas mantiene a la mayoría del equipo consistente, y actualizar un rol sigue siendo cosa de un solo paso.

Preguntas frecuentes

Un empleado no ve un módulo en su menú izquierdo, ¿por qué? La casilla de ese módulo está sin marcar en su perfil. Edita al empleado, marca el módulo en Acceso y permisos del empleado y guarda. Si debería verlo todo su rol, agrégalo a la plantilla del rol y aplica la actualización.

¿Por qué no puedo marcar cierta casilla al editar un empleado? Solo puedes otorgar permisos que tú mismo posees. Pide a un administrador con ese permiso (o con acceso completo) que lo otorgue.

Actualicé una plantilla y los empleados existentes no cambiaron. ¿Qué pasó? Editar una plantilla solo reescribe a los empleados asignados cuando Actualizar todos los empleados con plantilla asignada está marcado al guardar. Edita la plantilla de nuevo, marca esa casilla y guarda.

La actualización de una plantilla borró permisos extra que le había dado a un empleado. ¿Es normal? Sí. Aplicar la actualización hace que cada empleado asignado coincida exactamente con la plantilla, eliminando los añadidos individuales. Vuelve a agregar los extras después, o deja a esos empleados fuera de la plantilla.

Si elimino una plantilla de permisos, ¿sus empleados pierden acceso? No. Los empleados conservan todos los permisos que ya tienen; solo desaparece la plantilla reutilizable. Recupérala cuando quieras desde Administrar plantillas de permisos eliminadas.

¿Cómo evito que los cajeros vean el costo y la ganancia? Desmarca Ver costo en el grupo Inventario y Mostrar el costo en todos los Informes más Mostrar ganancia en todos los Informes en el grupo Informes. Los tres son independientes.

¿Quién recibe la solicitud de permiso de un empleado? La primera persona de su cadena de Gerente que tiene el permiso solicitado y la acción Aprobar. Si las solicitudes no llegan a nadie, verifica que el campo Gerente esté definido y que el gerente pueda aprobar.

¿Puede un empleado tener permisos distintos en tiendas distintas? Sí — usa el control de anulación por localización junto al módulo o la acción y marca solo las tiendas donde debe aplicar.