Escribe una dirección, una hora de envío y de qué día son las cifras en cada sucursal y el informe de cierre llega por correo automáticamente. Desde los propios informes puedes enviar por correo estados de cuenta de la tienda y de apartados a clientes y proveedores, y marcar como pagadas o pendientes las ventas a cuenta.

No tienes que iniciar sesión para saber cómo fue el día. PHP Point Of Sale puede enviarte por correo las cifras del cierre según un horario, y puede enviar a tus clientes los estados de cuenta por los que de otro modo llamarían. Todo lo de esta página depende de que el correo saliente funcione, así que si tu tienda todavía no envía correos, empieza por correo, SMS y notificaciones.

Configura el informe diario automático

El informe automático se configura por sucursal, en la propia sucursal:

1. Abre Tiendas (Localizaciones) y edita la sucursal.
2. En la pestaña de Información de la localización, escribe la Dirección de informes de correo electrónico automático — la dirección a la que llega el informe. La bandeja del dueño, la del gerente o una dirección compartida que lea tu contador. Dejarla vacía desactiva el informe automático para esa sucursal.
3. Elige la Hora de informes automáticos por correo electrónico — la hora del día a la que sale el correo, en la zona horaria de esa sucursal.
4. Elige el día del informe a enviar: El día anterior (predeterminado) o Día actual.
5. Haz clic en Guardar.

El día anterior es el informe matutino natural: las cifras completas de ayer con tu café. Día actual conviene para un envío vespertino, cuando quieres el avance del día sin esperar a la mañana. Como la configuración es por sucursal, cada tienda puede reportar a su propio gerente a su propia hora — y una sucursal sin dirección configurada sencillamente no envía nada.

Qué contiene el correo

El correo automático es el informe resumido de Cierre de esa sucursal y ese día, presentado directamente en el cuerpo del mensaje — las mismas secciones que verías en Informes → Cierre: todas las transacciones, ventas, devoluciones, descuentos, pagos, control de caja y el resto (ver informes de ventas y cierre de caja). El asunto es Reporte diario seguido de la fecha que cubren las cifras. Cada correo cubre únicamente los números de su sucursal.

Algunos detalles que conviene saber:

• El horario corre por ti como parte del servicio en la nube — no hay ninguna tarea que configurar ni reloj de servidor que vigilar.
• El envío se compara por hora: un correo configurado para las 6:00 sale durante la hora de las seis en la zona horaria de la sucursal, no en un minuto exacto.
• El mensaje se envía usando la misma dirección que escribiste como destinataria.

La pantalla de Tiendas también contiene dos automatizaciones por sucursal relacionadas: Recibir alertas de stock con un correo de alertas de stock (avisos de inventario bajo, opcionalmente limitados con alertar solo artículos con nivel de reorden), y ajustes para enviar por correo todos los recibos de ventas o recepciones a una dirección. Ver sucursales y cajas.

Envía estados de cuenta a tus clientes

Dos informes de estados de cuenta pueden ir directo de la pantalla a la bandeja del cliente:

• Estados de cuenta de la tienda — abre Informes → Informes de la cuenta → Informe de transacciones por cliente (el estado de cuenta de la tienda). Elige un cliente (o ejecútalo para todos), define el rango de fechas y elige las opciones: Halar pagos y ventas por (fecha de venta o fecha de pago), Ocultar artículos (solo totales, sin líneas), Ocultar pagado y Mostrar ajustes manuales. El estado muestra cada cargo y pago con saldo corriente — la vista de cobranza para tiendas que dan crédito con cuentas de la tienda y crédito.
• Estados de cuenta de apartados — abre Informes → Ventas suspendidas → Estados de cuenta de ventas separadas. Elige un cliente o ejecútalos todos, con las opciones Ocultar artículos y Ocultar pagado. Cada estado muestra cómo va el apartado — qué se ha pagado y qué falta. En ventas suspendidas, apartados y cotizaciones se explica cómo funcionan los apartados.

Para enviar uno:

1. Ejecuta el informe para el cliente.
2. Haz clic en el botón Estado de la cuenta por correo electrónico en su estado. El botón solo aparece cuando el cliente tiene un correo en su perfil de cliente — agrégalo ahí si falta.
3. El sistema confirma con Se ha enviado el correo electrónico. El cliente recibe el estado exactamente como lo ves, como correo HTML.

Los correos de estados se envían desde la dirección de correo electrónico de tu sucursal (con la dirección "no-reply" del sistema como respaldo si no hay ninguna), y se respetan los ajustes de CC y BCC de la sucursal — pon un BCC a tu propia bandeja de contabilidad y tendrás copia de cada estado que salga. El botón Imprimir de la misma pantalla imprime el estado en su lugar.

Estados de cuenta de proveedores también

Si las cuentas de proveedores están habilitadas, el mismo flujo existe del lado de pagos: Informes → Informes de la cuenta tiene una sección de proveedores con estados de cuenta de proveedor, enviados a la dirección de correo del proveedor con el mismo botón de envío. Estos informes se controlan con el permiso aparte de informes de cuentas de proveedores. Ver proveedores.

Marca ventas a cuenta como pagadas o pendientes

La categoría de Cuentas de la tienda también es donde concilias lo adeudado:

• Ventas pendientes lista cada venta que sigue debiéndose en cuentas de clientes. Cada fila tiene Marcar como pagado; la acción Marcar todo pagado liquida de una vez toda la lista de un cliente, y Marcar como no pagado revierte un error — digamos, un pago que rebotó. Marca Mostrar las ventas con pago para incluir lo ya liquidado.
• El gemelo de proveedores, Recepciones pendientes, hace lo mismo con lo que tú debes a proveedores, con la opción Mostrar recibos pagados.

Revisa el informe, marca lo que cambió, envía el estado de cuenta: toda la vuelta de cobranza ocurre en un solo lugar, sin reabrir cada venta. Estas acciones requieren el permiso de informes de Cuentas de la tienda (lado de clientes) o el de cuentas de proveedores (lado de proveedores) en permisos y plantillas.

Preguntas frecuentes

¿Cómo recibo un informe de ventas por correo cada mañana? Edita tu sucursal en Tiendas, escribe tu dirección en Dirección de informes de correo electrónico automático, elige una hora de la mañana en la hora de envío, y deja el día del informe en El día anterior. El cierre de ayer llega durante esa hora cada día.

¿Cada una de mis tiendas puede enviarle a su propio gerente? Sí. La dirección, la hora y el día viven en cada sucursal, así que cada una envía su propio cierre a su propio destinatario con su propio horario.

¿Puedo cambiar qué informe se envía automáticamente? No — el correo automático es el informe resumido de cierre, que es el todo-en-uno diario (ventas, devoluciones, descuentos, pagos, control de caja). Para cualquier otro informe, ejecútalo en Informes y expórtalo; los estados de cuenta tienen sus propios botones de envío.

El correo diario no llegó. ¿Qué reviso? Primero la carpeta de spam. Después confirma que la sucursal de verdad tiene una dirección de informes automáticos configurada, y que tu correo saliente funciona — envía una prueba desde correo, SMS y notificaciones. Recuerda que la hora de envío es en la zona horaria de la sucursal y que el correo solo cubre esa sucursal.

¿Por qué no aparece el botón de enviar estado de cuenta para un cliente? El cliente no tiene correo electrónico registrado. Agrégalo en su perfil de cliente y vuelve a ejecutar el estado.

¿Puedo quedarme con copia de cada estado que envía mi personal? Sí — configura el BCC (o el CC) de la sucursal. Todos los correos de estados respetan esos ajustes.

¿Cómo detengo el informe diario automático? Borra la dirección de informes automáticos de la sucursal y guarda. Sin dirección, no hay correo.

Un cliente pagó el saldo de su cuenta — ¿dónde lo registro contra las ventas viejas? En Informes → Informes de la cuenta → Ventas pendientes: marca como pagadas las ventas liquidadas (o Marcar todo pagado para el cliente) y luego envíale un estado fresco desde Informe de transacciones por cliente.