Usa el módulo Gastos para registrar lo que gasta el negocio — fecha, monto, impuesto, tipo de pago, categoría, beneficiario y, opcionalmente, efectivo retirado de una caja. Las categorías principales y secundarias mantienen limpios los informes, y Pérdidas y Ganancias solo cuenta la historia completa con los gastos capturados.

Las ventas muestran el dinero que entra. El módulo Gastos registra el dinero que sale para operar el negocio — renta, insumos, reembolsos, pagos a contratistas — para que veas a dónde va el dinero, ejecutes informes de gastos y obtengas un estado de Pérdidas y Ganancias que refleje el panorama real y no solo los ingresos. Ábrelo haciendo clic en Gastos en el menú izquierdo.

Crear un gasto nuevo

1. Haz clic en Gastos en el menú izquierdo.
2. Haz clic en + Gasto nuevo arriba a la derecha.
3. Llena la página de gasto nuevo — todo campo en rojo es obligatorio — y haz clic en Guardar abajo a la derecha.

Los campos, en orden:

• Fecha (obligatorio) — cuándo ocurrió el gasto. Por defecto trae el día de hoy; cámbiala cuando te estés poniendo al corriente con el papeleo.
• Cantidad (obligatorio) — el monto del gasto sin impuesto.
• Forma de pago (obligatorio) — el método de pago usado, elegido entre tus tipos de pago (efectivo, cheque, tarjeta y los personalizados).
• Impuesto — el impuesto pagado como parte del gasto, capturado como monto (no como porcentaje). Pon 0 si no hubo.
• Descripción (obligatorio) — una descripción breve para tus registros; es lo que buscarás después en la lista de gastos.
• Tipo (obligatorio) — una etiqueta corta de texto libre con la clase de gasto.
• Razón — la explicación de por qué ocurrió el gasto.
• Categoría (obligatorio) — elige entre tus categorías de gastos para que los informes agrupen bien. También puedes hacer clic en Añadir categoría en el mismo formulario para crear una sin salir, o abrir el administrador completo de categorías (ver abajo).
• Nombre del beneficiario — una lista de tus empleados que indica quién recibió el dinero; por defecto eres tú (el empleado con sesión iniciada). Cámbialo cuando otra persona pagó de su bolsa y necesita reembolso.
• Aprobado por — una lista de tus empleados activos; empieza a escribir un nombre para filtrar. Registra quién autorizó el gasto.
• Nota de gastos — cualquier nota interna adicional.
• Retirar efectivo de la caja registradora — si el gasto se pagó con efectivo de una caja, selecciona de qué caja salió el dinero (ver abajo). Solo se listan las cajas abiertas en ese momento, y el campo aparece una vez configurado el control de efectivo en ¿Controlar el efectivo de la caja registradora? en Configuración → Ventas.
• Abrir la caja — se muestra al crear un gasto nuevo para los empleados con el permiso de Ventas Añadir Eliminar importes de la caja registradora; abre el cajón de efectivo conectado para sacar el dinero en el mostrador.
• Agregar archivos — adjunta archivos de cualquier formato al registro: el ticket, una factura, una foto.

Cada gasto se marca automáticamente con la tienda en la que tienes la sesión iniciada, así que los negocios con varias tiendas pueden reportar el gasto por sucursal.

Retirar efectivo de una caja

Cuando seleccionas una caja en Retirar efectivo de la caja registradora, PHP Point Of Sale resta el total del gasto — monto más impuesto — del efectivo esperado de esa caja y escribe una entrada en la bitácora de auditoría de la caja con el gasto como referencia. Así el cajón cuadra al cierre: el efectivo faltante queda explicado por el registro del gasto en lugar de aparecer como faltante. Si editas el gasto después, la entrada anterior se revierte y se aplica la nueva. El flujo del cajón se explica en cajas y manejo de efectivo.

Editar un gasto

1. Haz clic en Gastos en el menú izquierdo.
2. Localiza el gasto y haz clic en Editar en la columna de acciones.
3. Ajusta lo necesario en la página Actualizar gastos y haz clic en Guardar abajo a la derecha.

Eliminar y recuperar gastos

Para eliminar: marca la casilla de una o más filas, haz clic en Eliminar arriba de la lista y luego en OK en la confirmación. La eliminación es reversible — el registro se oculta, no se borra.

Para recuperar un gasto eliminado: haz clic en los puntos suspensivos (...) arriba a la derecha, selecciona Administrar los gastos eliminados, marca la(s) fila(s), haz clic en Recuperar y luego en Hecho para volver a la página normal de gastos.

Categorías de gastos

Las categorías son lo que mantiene legible el informe de gastos: crea agrupaciones que reflejen cómo piensas el negocio — Ocupación, Marketing, Insumos, Reembolsos de nómina — antes de acumular docenas de filas sin categoría.

1. Haz clic en Gastos en el menú izquierdo.
2. Haz clic en los puntos suspensivos (...) arriba a la derecha y selecciona Administrar categorías. (Requiere el permiso de administrar categorías del módulo Gastos.)

El administrador ofrece:

• Agregar una categoría principal — una agrupación de primer nivel. Escribe el Nombre de la categoría en la ventana y haz clic en Guardar.
• Agregar una categoría secundaria — una subdivisión de otra categoría. Elige la Categoría principal en la lista, escribe el Nombre de la categoría y Guardar. Cualquier categoría puede tener varias hijas, y las hijas pueden tener hijas propias — por ejemplo una categoría principal Propiedad con hijas Jardinería y Edificio, y una hija De temporada bajo Jardinería.
• Editar — renombra una categoría; haz clic en Editar junto a su nombre, cámbialo y Guardar.
• Eliminar — quita la categoría del administrador y de la lista Categoría. No se puede deshacer desde la interfaz. Eliminar una principal oculta también todas sus categorías secundarias, y los gastos ya registrados con esa categoría la conservan — el nombre sigue apareciendo en la lista de gastos y en los informes, pero ya no puedes elegirla para gastos nuevos o editados.

Si al crear un gasto escribes una categoría que todavía no existe, se crea sola al guardar.

Permisos

El acceso a gastos se controla por empleado en permisos y plantillas:

El permiso de Gastos del módulo Informes controla por separado quién puede ejecutar los informes de gastos.

Dónde aparecen los gastos

• Informe resumido de gastos — totales de gastos agrupados por categoría.
• Informe detallado de gastos — cada gasto con fecha, categoría y monto.
• Pérdidas y Ganancias — combina ingresos por ventas, costo de la mercancía y los gastos operativos que registras aquí; si los gastos no se capturan, el estado de resultados solo cuenta parte de la historia. Ver ejecutar informes para rangos de fechas, exportación y envío por correo.
• Informes de caja y cierre — los gastos pagados con efectivo de caja aparecen en la bitácora de auditoría de la caja y reducen su efectivo esperado; ver cajas y manejo de efectivo.
• QuickBooks — cuando la sincronización contable publica pólizas, las cuentas de gastos se mapean en la conexión descrita en QuickBooks y contabilidad.

Preguntas frecuentes

¿La Cantidad debe incluir el impuesto? No. Cantidad es la cifra sin impuesto e Impuesto guarda el impuesto por separado. Cuando se retira efectivo de una caja, se resta de esa caja el total de monto más impuesto.

¿A quién elijo como Nombre del beneficiario? Por defecto es el empleado con sesión iniciada. Si el dinero no fue para un empleado en particular, déjalo en el empleado que hizo la compra — el campo existe sobre todo para que los reembolsos sean rastreables.

¿Cómo registro un gasto pagado del cajón? Crea el gasto con forma de pago en efectivo y elige la caja en Retirar efectivo de la caja registradora; usa Abrir la caja para sacar el dinero físicamente. El efectivo esperado de la caja baja monto más impuesto y la bitácora de auditoría registra el porqué.

Eliminé un gasto por error — ¿puedo recuperarlo? Sí: puntos suspensivos (...) → Administrar los gastos eliminados, márcalo y Recuperar. Los gastos eliminados nunca se purgan, así que siempre funciona.

¿Qué pasa con los gastos de una categoría que elimino? Conservan el nombre de su categoría en listas e informes, pero ya no puedes seleccionarla — reasígnalos primero si los quieres bajo una categoría vigente. Eliminar una principal oculta también sus hijas, y la eliminación de categorías no se puede deshacer.

¿Los gastos afectan Pérdidas y Ganancias automáticamente? Sí — cada gasto registrado fluye al informe de Pérdidas y Ganancias de su fecha y tienda. Esa es la razón principal para capturar los gastos pronto y con constancia.

¿Cada tienda puede llevar sus propios gastos? Sí. Los gastos se marcan con la tienda en la que tenías la sesión al crearlos, y los informes de gastos pueden ejecutarse por tienda.