Crea una orden de trabajo para el artículo del cliente, agrega piezas y mano de obra, asigna un técnico y avanza el trabajo por estados que pueden enviar correo o SMS al cliente. Imprime una etiqueta de servicio al recibir y cobra un depósito o el pago final al entregar.

Si tu tienda repara lo que vende — o repara cualquier cosa — el módulo Órdenes de trabajo sigue cada trabajo desde la recepción hasta la entrega. Una orden de trabajo registra el cliente, los artículos en reparación, las piezas y la mano de obra que cotizas, el técnico a cargo y cada nota y cambio de estado en un solo registro. Además, toda orden de trabajo crea una venta por detrás, así que las reparaciones aparecen en tus informes de ventas y se cobran como cualquier otra transacción. Los usuarios típicos son talleres de reparación de celulares, joyerías, tiendas de bicicletas y tiendas deportivas que dan servicio a equipos en garantía.

Crear una orden de trabajo

1. Abre Órdenes de trabajo en el menú izquierdo.
2. Haz clic en + Nueva orden de trabajo arriba a la derecha.
3. En el campo Cliente, empieza a escribir el nombre del cliente y elígelo entre las sugerencias. Si es nuevo, haz clic en el ícono azul de nuevo cliente junto al campo de búsqueda para crearlo en el momento — consulta perfiles de clientes.
4. En el campo de artículo, escribe un nombre o escanea un código de barras para agregar el artículo a reparar. Si el artículo no está en tu catálogo, haz clic en el ícono azul de nuevo artículo para crearlo — consulta crear artículos. Puedes agregar varios artículos a una misma orden; quita uno con la x junto a su nombre.
5. Haz clic en Guardar. El cliente y al menos un artículo son los únicos campos obligatorios.

Al guardar se abre el formulario completo de la orden con todas las secciones descritas abajo.

También puedes crear una orden de trabajo desde la caja: activa Crear orden de trabajo para el cliente en Configuración de la tienda → Ventas, y aparecerá una casilla Crear orden de trabajo en el panel de pagos de la caja — pero solo mientras la venta tenga un cliente agregado; sin cliente, la casilla ni siquiera se ofrece. Al completar la venta se crea la orden. El ajuste relacionado Crear orden de trabajo está marcado de forma predeterminada para la venta deja esa casilla marcada en cada venta.

Completar la orden de trabajo

• Técnico — asigna la orden a un empleado desde el desplegable; usa Cambiar de técnico para reasignarla en cualquier momento. Con Configuración de la tienda → Orden de trabajo → El técnico de órdenes de trabajo predeterminado está conectado activado, las órdenes nuevas se asignan al empleado que inició sesión, y la lista de órdenes se filtra por ese técnico de forma predeterminada.
• Fecha estimada de reparación — haz clic en el campo para elegir fecha y hora con el selector de calendario y reloj. La fecha estimada se imprime en el recibo de venta y en la hoja de la orden, y puede imprimirse en la etiqueta de servicio.
• Artículos de reparación — los artículos en reparación. Marca Reparación de garantía para indicar que el trabajo está cubierto por garantía. En el panel Artículos de reparación puedes agregar más artículos, quitar uno con la x roja y hacer clic en los valores azules de cantidad o precio para editarlos. Cada línea tiene además las columnas Aprobado por y Asignado a — haz clic en Ninguno y elige un empleado para registrar quién autorizó y quién hace el trabajo.
• Piezas y mano de obra — agrega una línea por cada pieza usada y cada cargo de mano de obra en Modificar piezas y mano de obra. Estas líneas se cobran en la venta.
• Estimados — captura los montos de Piezas estimadas y Mano de obra estimada para cotizar el trabajo antes de conocer las líneas exactas. Cuando están definidos, Piezas estimadas y Mano de obra estimada se imprimen en la hoja de la orden como cotización para el cliente (no aparecen en el recibo de venta).
• Imágenes — arrastra y suelta fotos del estado del artículo, o haz clic para subirlas. Se admiten varias imágenes.
• Archivos — adjunta archivos de cualquier tipo (un recibo en PDF, una autorización firmada) con Elegir archivo. Cuando las imágenes y archivos adjuntos se enlazan fuera de la app — en la hoja impresa de la orden, por ejemplo — los enlaces son URL firmadas que se abren sin iniciar sesión, y el visor detrás de ellas solo entrega formatos de imagen más archivos .txt y .pdf; los demás tipos solo pueden descargarse desde dentro de la orden de trabajo.
• Notas — escribe la nota en el área de nota detallada, elige opcionalmente la Ubicación del dispositivo en el desplegable (ver "Ubicaciones de dispositivos" abajo) y selecciona un Estado para la orden — hay que elegir un estado para poder guardar la nota. Las notas se imprimen en la hoja de la orden salvo que marques Nota interna; ninguna nota se imprime en el recibo de venta. Las notas públicas se muestran con fondo blanco y las internas en rosa. Elimina una nota con el ícono rojo de papelera. Para que toda nota nueva sea interna automáticamente, activa Configuración de la tienda → Orden de trabajo → Notas internas por defecto.
• Información adicional — aquí aparecen tus campos personalizados de órdenes de trabajo (ver abajo).
• Grupos de casillas de verificación — haz clic en Cambiar grupo y marca cada lista que aplique a este trabajo (ver abajo).
• Actividad — un registro de todo lo ocurrido en la orden, incluidos los cambios de casillas. Las entradas pueden eliminarse si el empleado tiene el permiso Eliminar actividad de registro.

El inventario de artículos y piezas puede descontarse al crear o actualizar la orden: activa Configuración de la tienda → Orden de trabajo → Saque el inventario del sistema al crear/actualizar la orden de trabajo. Si lo dejas apagado, el inventario se descuenta al completar la venta.

Editar, buscar y eliminar órdenes de trabajo

La página principal de Órdenes de trabajo lista todas las órdenes con recuadros de estado de colores arriba que muestran cuántas órdenes hay en cada estado. Puedes buscar, filtrar por Estado y Técnico, y activar Ocultar órdenes de trabajo completadas y Ocultar órdenes de trabajo canceladas (la elección de cada empleado se recuerda). La Configuración de columnas del menú de puntos suspensivos (...) controla qué columnas se muestran.

• Editar — haz clic en Editar junto a una orden. El técnico, la fecha estimada, los estimados, las piezas y mano de obra, las notas, imágenes, archivos y campos personalizados se editan directamente. Para cambiar el cliente o los artículos en reparación, haz clic en Editar venta arriba a la derecha, que abre la venta para editarla (cliente, empleado, comentario del recibo).
• Eliminar — marca la casilla de una o más filas y haz clic en Eliminar sobre la lista; confirma. Se requiere el permiso Eliminar.
• Recuperar — abre el menú de puntos suspensivos (...), entra a la vista de órdenes eliminadas, selecciona filas y haz clic en Recuperar.

Estados que notifican al cliente

Una orden de trabajo empieza como Nuevo e incluye de fábrica los estados En curso, Fuera para reparación, Esperando al cliente, Reparado, Completo y Cancelado. Los estados se cambian manualmente — en la propia orden o con el desplegable Cambiar estado que aparece sobre la lista al seleccionar filas.

Para administrar los estados:

1. Abre Órdenes de trabajo, haz clic en los puntos suspensivos (...) arriba a la derecha y elige Administrar estados (requiere el permiso Administrar estados).
2. Haz clic en Agregar estado y completa:
   • Nombre — lo que aparece en los desplegables de estado y en la cola.
   • Descripción — opcional; en los estados sin plantilla de correo, reemplaza el nombre del estado al final de la notificación integrada («…ha cambiado a: »).
   • Notificar al cliente por correo electrónico — desactivado por defecto; al marcarlo, cambiar una orden a este estado envía un correo automático al cliente.
   • Notificar al cliente por SMS — desactivado por defecto; al marcarlo, el cliente recibe un mensaje de texto. El SMS requiere la integración con Twilio — consulta correo, SMS y notificaciones.
   • Color — cómo se muestra el estado en la cola y en los recuadros.
   • Orden de clasificación — la posición del estado en los desplegables.
3. Haz clic en Guardar. Editar cambia un estado existente en todos los lugares donde se usa; Eliminar lo quita de forma permanente de todas las órdenes que lo tenían y no se puede deshacer.

La notificación predeterminada dice "Empresa desea informarle que el estado de su orden de trabajo ID ha cambiado a: estado". Para escribir tu propio mensaje por estado, abre el menú de puntos suspensivos (...) y elige Administrar plantilla de correo electrónico. Elige un estado con notificación por correo activada, escribe el mensaje y usa estos marcadores, que se reemplazan con los valores reales de la orden al enviarse: %company_name%, %customer_name%, %work_order_id%, %sale_total%, %estimated_parts%, %estimated_labor%, %estimated_repair_date%, %warranty_repair%, %work_order_status%, %customer_notes%, más un marcador por cada campo personalizado (por ejemplo %custom_field_imei% para un campo llamado "IMEI"). Una plantilla Default aplica a cualquier estado que notifique y no tenga plantilla propia.

Campos personalizados

Las órdenes de trabajo admiten hasta 10 campos personalizados. Para configurarlos, abre Órdenes de trabajo, haz clic en los puntos suspensivos (...) y elige Configuración de campos personalizados. Para cada campo define:

• Nombre — la etiqueta que se muestra en la orden.
• Tipo — Texto, Desplegable (escribe cada valor y haz clic en Agregar nuevo valor), Casilla de verificación, Correo electrónico, Sitio web, Número de teléfono, Fecha, Imagen o Archivo.
• Mostrar en el recibo — desactivado por defecto; márcalo para imprimir el campo y su valor en los recibos.
• Ocultar etiqueta del campo — imprime el valor sin su etiqueta.
• Obligatorio — desactivado por defecto; al marcarlo, el campo debe completarse antes de poder guardar cualquier orden de trabajo.

Haz clic en Guardar. Los campos aparecen en la sección Información adicional de cada orden. Consulta campos personalizados para ver cómo funcionan en el resto del programa.

Grupos de casillas de verificación (listas de reparación)

Un grupo de casillas es una plantilla de lista reutilizable — pasos de recepción, procedimientos de banco, controles de calidad — que se adjunta a las órdenes para que cada trabajo se maneje igual.

1. Abre Órdenes de trabajo, haz clic en los puntos suspensivos (...) y elige Administrar casillas de verificación.
2. Haz clic en Agregar casilla de verificación, escribe un Nombre del grupo y usa Agregar para añadir pasos en Pre Order (antes del trabajo) y Post Order (después del trabajo). Quita pasos con la columna Eliminar.
3. Haz clic en Guardar y luego en Listo para volver a la lista de órdenes.

En una orden, haz clic en Cambiar grupo y selecciona todos los grupos que apliquen. Marcar y desmarcar casillas queda registrado en la Actividad de la orden.

Ubicaciones de dispositivos

Para saber dónde está físicamente el dispositivo del cliente en tu taller (una repisa, una gaveta, el banco de trabajo), define ubicaciones en Configuración de la tienda → Orden de trabajo: escribe cada nombre en Ubicaciones de dispositivos de órdenes de trabajo y presiona Enter; borra con Retroceso y haz clic en Guardar. El desplegable de ubicación aparece entonces en la sección Notas de cada orden. Son lugares dentro de tu tienda, no sucursales.

Cobrar el pago

Una orden de trabajo es una venta, así que el pago pasa por la caja:

1. En la página de Órdenes de trabajo, toda orden con saldo muestra el botón Cobrar el pago en la cola.
2. Haz clic para abrir la pantalla de ventas normal con los artículos de la orden cargados. Ajusta piezas y mano de obra si hace falta y cobra como una venta normal — funcionan los depósitos, los pagos divididos y todos los tipos de pago; consulta tipos de pago, propinas y pagos divididos.
3. Cuando la orden queda pagada por completo, el botón Cobrar el pago desaparece de la cola.

Pagar no cambia el estado de la orden por sí solo. Para avanzarla automáticamente al completar la venta, elige un estado en Configuración de la tienda → Orden de trabajo → Cambiar estado de orden de trabajo en ventas completadas. El ajuste relacionado Cambiar el estado de la orden de trabajo de Ventas permite a los cajeros cambiar el estado desde la pantalla de ventas: mientras una venta de orden de trabajo está abierta en la caja, el desplegable Suspender lista una entrada por cada estado de orden de trabajo en lugar de las opciones habituales de pago a plazos y cotización — elige un estado y confirma, y la orden cambia a ese estado mientras la venta se suspende de vuelta.

Con las terminales de PHP POS Payments Premium también puedes mostrar términos en el pin pad y capturar la firma del cliente: define el texto en los campos Pre Work Order Authorization Terms y Post Work Order Terms de la configuración de cada sucursal, y en la orden aparecen los botones para capturar las firmas antes y después del trabajo. Las firmas capturadas se guardan en la orden. Consulta PHP POS Payments.

Imprimir la hoja, el recibo y una etiqueta de servicio

• Hoja de la orden de trabajo — abre la orden y haz clic en Impresión. Configuración de la tienda → Orden de trabajo controla su contenido: Mostrar precios en la hoja de orden de trabajo, Mostrar pagos en la hoja de orden de trabajo, Mostrar la descripción del artículo en la hoja de orden de trabajo y Mostrar recibo condensado para órdenes de trabajo para un formato más corto. El texto de Términos y condiciones de la orden de trabajo se imprime en la hoja cuando está definido.
• Recibo de venta — en la lista de órdenes, haz clic en el nombre de la orden en la columna Orden de trabajo para abrir su recibo de venta y usa Imprimir, Enviar recibo por correo o Recibo por SMS arriba a la derecha. Para que las líneas de reparación no salgan en los recibos del cliente, usa Ocultar elementos de reparación en el recibo y Ocultar piezas y elementos de mano de obra en el recibo en Configuración de la tienda → Orden de trabajo.
• Etiqueta de servicio — abre la orden y haz clic en Etiqueta de servicio para imprimir códigos de barras escaneables del artículo y sus piezas. Ajusta los valores de alto, ancho y tamaño y haz clic en Enviar para ver códigos de muestra; haz clic en Imprimir cuando se vea bien, Restablecer etiquetas para volver a los valores originales o Exportar a Excel para descargar los números de código, nombres y precios. Lo que se imprime en la etiqueta se controla en Configuración de la tienda → Orden de trabajo: Mostrar etiqueta de servicio de descripción de artículo, Mostrar etiqueta de servicio de número de teléfono, Mostrar campos personalizados en la etiqueta de servicio, Mostrar etiqueta de campos personalizados en la etiqueta de servicio y Mostrar la fecha estimada de reparación en la etiqueta de servicio.

Enviar un artículo a reparación externa

Cuando un trabajo va a un taller externo, agrega una Nota con el nombre del taller y pon la orden en un estado que hayas creado para ese fin (ver Estados que notifican al cliente arriba); cuando la reparación regresa, agrega otra nota y vuelve a cambiar el estado. Las notas dejan constancia de cuándo el artículo salió de tu tienda y volvió.

Para trabajos en garantía, marca Reparación de garantía en la orden. Con Configuración de la tienda → Orden de trabajo → Todas las reparaciones en garantía son gratuitas activado, los precios de los artículos en órdenes con garantía se ponen en cero para no cobrar al cliente. Artículo de reparación imponible, en la misma sección, controla si el artículo de reparación lleva impuesto.

Exportar e importar con Excel

• Exportar — selecciona filas con las casillas (o la casilla del encabezado para toda la página) y haz clic en Exportar a Excel en el menú que aparece sobre la lista. El archivo incluye ID de venta, fecha, estado, nombre y apellido del cliente, dirección, ciudad, estado, código postal, correo, teléfono e ID de la orden de trabajo.
• Importar — en el menú de puntos suspensivos (...) elige Importar órdenes de trabajo. Descarga la Plantilla para nuevas órdenes de trabajo o la Plantilla para órdenes de trabajo existentes, complétala, súbela y mapea las columnas. Consulta importar tus datos para el mapeo.

Permisos

El acceso se controla por empleado en Empleados — consulta permisos y plantillas:

• Permiso del módulo Órdenes de trabajo — muestra u oculta el módulo.
• Editar — modificar órdenes de trabajo.
• Eliminar — eliminar órdenes de trabajo.
• Buscar — ver y buscar en la lista de órdenes.
• Administrar estados — agregar, editar y eliminar estados.
• Eliminar actividad de registro — borrar entradas del registro de actividad de una orden.

Informes e integraciones

El informe Órdenes de trabajo detalladas (Informes → Órdenes de trabajo → Informes detallados) lista cada trabajo con su estado, técnico, montos pagados y adeudados, y totales — consulta ejecutar informes. Ten en cuenta que la categoría de informes de órdenes de trabajo se muestra a los empleados que tienen el permiso de informes Ver ventas suspendidas.

Como toda orden de trabajo es una venta, las reparaciones también aparecen en los informes de ventas. Los webhooks pueden dispararse al crear y editar órdenes — define las URL de New Work Order Web Hook y Edit Work Order Web Hook en Configuración de la tienda → Web Hooks; consulta la API REST y los webhooks. Si los clientes agendan la entrega de sus equipos con anticipación, combina las órdenes de trabajo con las citas.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no puedo guardar mi nota? Hay que seleccionar un estado en el área de la nota antes de guardarla. Elige cualquier estado (incluso el actual) y guarda de nuevo.

¿Por qué el cliente vio un comentario interno en su impresión? Solo las notas marcadas como Nota interna se ocultan de la hoja de la orden. Verifica que la nota se muestre en rosa (interna) y no en blanco (pública), o activa Notas internas por defecto en Configuración de la tienda → Orden de trabajo.

¿Se notifica al cliente automáticamente cuando la reparación termina? Solo si el estado al que cambias la orden tiene marcado Notificar al cliente por correo electrónico o Notificar al cliente por SMS. Los cambios de estado son manuales, salvo que completes la venta con Cambiar estado de orden de trabajo en ventas completadas configurado.

¿Por qué sigue apareciendo Cobrar el pago después de recibir un depósito? Cobrar el pago se muestra hasta que el saldo llega a cero. Un depósito deja saldo pendiente, así que el botón permanece hasta pagar la orden por completo.

¿Puedo no cobrar nada por una reparación en garantía? Sí — marca Reparación de garantía en la orden y activa Todas las reparaciones en garantía son gratuitas en Configuración de la tienda → Orden de trabajo, o pon en cero los precios de las líneas manualmente.

¿Dónde veo cuántos trabajos tiene abiertos cada técnico? Filtra la lista de órdenes por Técnico, o ejecuta Informes → Órdenes de trabajo → Informes detallados y agrupa por la columna de técnico en la exportación.

¿Las piezas se descuentan del inventario mientras el trabajo está abierto? Solo si Saque el inventario del sistema al crear/actualizar la orden de trabajo está activado en Configuración de la tienda → Orden de trabajo. De lo contrario, el inventario se descuenta al completar la venta.

¿Puedo recuperar una orden de trabajo eliminada? Sí — abre el menú de puntos suspensivos (...) en la página de Órdenes de trabajo, entra a las órdenes eliminadas, selecciona las filas y haz clic en Recuperar.