Cambia la caja a modo Devolución, verifica contra el recibo original para que no se devuelva de más, y reembolsa en efectivo o a la tarjeta. Los intercambios y los canjes se hacen dentro de la misma transacción.

Las devoluciones son donde un proceso descuidado cuesta dinero de verdad, así que PHP Point Of Sale hace que el camino seguro sea el fácil: busca la venta original, devuelve solo lo que realmente se compró, y reembolsa por el mismo medio con que pagó el cliente. Internamente una devolución es un tipo de venta, así que la pantalla funciona exactamente igual que la pantalla de Ventas — mismo carrito, mismo panel de cliente, mismas secciones de precios y pago — con los totales en negativo porque el dinero sale de la tienda. Los intercambios y los canjes viajan en la misma transacción, así que nada necesita un segundo ticket.

Todo lo de esta página está controlado por el permiso Procesos de devoluciones del módulo Ventas: los empleados sin él ni siquiera ven Devolución en el menú de modo de la caja. Consulta permisos y plantillas.

Inicia una devolución

Hay tres entradas, y todas terminan en la misma pantalla de Devolución:

1. Cambia de modo. En la pantalla de Ventas, abre el menú de modo junto a la barra de búsqueda (muestra Venta) y elige Devolución. Si ya hay una venta en curso, la caja pregunta si conviertes todos los artículos de la venta en devolución — el carrito se conserva y sus cantidades pasan a negativo, para el cliente que menciona la devolución cuando ya empezaste a cobrar. (Regresar pregunta lo mismo en sentido inverso.)
2. Escanea el recibo antiguo. Escanea el código de barras de un recibo impreso en la barra de búsqueda de artículos; la caja pregunta si quieres EDITAR o DEVOLVER esa venta, y elegir devolver carga sus artículos como devolución.
3. Desde la pantalla del recibo. Busca la venta (menú ... → Búsqueda de recibos) y presiona el botón Devolución del recibo — la venta completa se carga como devolución.

Después agrega o ajusta los artículos que regresan igual que en una venta — escanea, busca o usa la cuadrícula — revisa los totales (negativos), registra el reembolso en la sección de pago y presiona Completar venta.

Devoluciones verificadas: elige los artículos del recibo original

La devolución más segura parte del recibo, y la caja tiene un flujo dedicado. Elige Devolución Verificada — está en el menú de modo de la caja y en el menú de 3 puntos (...):

1. En la ventana de Devolución Verificada, escanea o escribe el número de recibo en Escanee o ingrese el # de recibo y presiona Buscar Recibo.
2. ¿No tiene el recibo? Usa Buscar Recibos: escribe el Artículo comprado, el Cliente, o ambos, y se listan los recibos coincidentes con fecha, cliente y total (los más recientes primero). Presiona Seleccionar en el correcto. Se requiere al menos un campo de búsqueda.
3. Las líneas del recibo aparecen con cuatro columnas: Vendido (cantidad comprada originalmente), Devuelto (ya devuelto en visitas anteriores), Restante (aún devolvible) y Cantidad a Devolver para lo que regresa hoy. Escribe las cantidades — todo lo que supere lo restante se rechaza.
4. Revisa el Reembolso Estimado y presiona Cargar Devolución. Las líneas elegidas entran a la pantalla de Devolución ligadas a la venta original, y un aviso verde muestra la devolución verificada con el número de recibo.

Como la devolución queda ligada al recibo de origen, el sistema exige más que cantidades: el precio de devolución no puede superar el del recibo original, el reembolso no puede exceder lo aún reembolsable, y un artículo que nunca estuvo en el recibo se rechaza.

Para que las devoluciones con recibo sean las únicas que tu tienda acepta, activa Configuración → Devoluciones → Requerir Devoluciones Verificadas (las devoluciones deben seleccionarse de un recibo). Cambiar la caja a Devolución abre entonces la ventana de Devolución Verificada automáticamente, y mientras no se verifique un recibo la pantalla de Devolución lleva un aviso ámbar — "Esta tienda requiere devoluciones verificadas. Los artículos deben seleccionarse del recibo original." — con un botón Buscar Recibo que reabre la ventana. Al cargar el recibo lo reemplaza el aviso verde "Devolución verificada del recibo ..."; las devoluciones libres quedan bloqueadas todo el tiempo.

Lleva tu política de devoluciones a la caja

Todas estas opciones viven en Configuración → Devoluciones y vienen desactivadas (Razones de devolución empieza vacía):

• Razones de devolución — una lista que tú defines (dañado, talla equivocada, cambió de opinión...). Con razones definidas, completar una devolución ofrece un selector de razón, y los informes explican por qué regresó la mercancía.
• Requerir al cliente para la devolución — la devolución no puede completarse sin un cliente asociado, manteniendo exactos el historial de compras y la lealtad.
• Requerir recibo para devolución — la devolución debe referenciar una venta original.
• Requerir Devoluciones Verificadas (las devoluciones deben seleccionarse de un recibo) — la opción más estricta, descrita arriba.
• Solicitar ID de venta al regresar — al entrar a modo Devolución aparece "Ingrese o escanee el ID de venta (POS XXX)", empujando al cajero a buscar la venta original sin exigirla.

Reembolsa al cliente

La sección de pago de una devolución registra el dinero que sale. Elige el método — efectivo, cheque, tarjeta de regalo, crédito a cuenta de la tienda o tarjeta — escribe el monto, Agregar Pago y Completar venta. Los reembolsos pueden ser parciales: devolver un artículo de una venta grande reembolsa solo el valor de esa línea. La caja no permite reembolsar más que el total de la venta.

Con un procesador de tarjetas integrado, el reembolso puede regresar a la tarjeta del cliente, y anular o reembolsar el cargo original se maneja desde la transacción de tarjeta — consulta cobrar con tarjeta y PHP POS Payments. Si después anulas/eliminas una devolución completada con tarjeta, la caja ofrece Anular y cancelar devolución para revertir también el lado de la tarjeta.

Reembolsar a Línea de crédito abona crédito a la cuenta del cliente en lugar de entregar efectivo — consulta cuentas de la tienda y crédito. El reembolso de una compra puede ir a una tarjeta de regalo — consulta tarjetas de regalo.

Edita, cancela o elimina una devolución

Las devoluciones se editan exactamente como las ventas:

• Antes de completar — presiona Cancelar sobre el panel del cliente para abandonar la devolución.
• Después de completar — abre el menú ..., elige Mostrar último recibo de venta (o Búsqueda de recibos con el ID de venta), presiona Editar en el recibo, confirma la advertencia de que la edición reemplaza el registro actual, ajusta y presiona Completar venta de nuevo.
• Invalidar / Eliminar — durante la edición, presiona Invalidar / Eliminar para quitar la devolución de tus registros y corregir el inventario. Requiere el permiso Eliminar venta.

Intercambios: una transacción, ambas direcciones

Un intercambio mezcla artículos devueltos y comprados en una sola transacción — devuelve la talla mediana, vende la grande, cobra solo la diferencia, y sale un solo recibo con el inventario ajustado en ambos lados.

1. Abre el menú de 3 puntos (...) en la pantalla de Ventas y elige Intercambio. Confirma el aviso (los artículos devueltos se intercambiarán contra artículos nuevos).
2. En la ventana de intercambio, asocia el Cliente (o créalo con el alta rápida). El cliente elegido aparece en una barra verde de confirmación con el enlace Eliminar selección para escoger a otro.
3. En Artículos devueltos por el cliente, busca en tu inventario — o escribe el nombre de un artículo nuevo — elige la Categoría, fija el Precio de cambio y la cantidad, y presiona Agregar artículo por cada bien devuelto. Un artículo que aún no está en tu inventario se crea al momento en la categoría elegida (escribir un nombre de categoría nuevo también la crea), con el precio de cambio como su precio, para poder revenderlo después.
4. En El cliente nos compra, escanea o busca los artículos normales que el cliente se lleva.
5. Presiona Solicitar Intercambio. Ambos lados entran al carrito — las líneas devueltas en negativo, las compradas en positivo — y cobras (o reembolsas) la diferencia neta como siempre. Para hacerlo en un solo paso, la flecha desplegable junto a Solicitar Intercambio ofrece Completar venta, que aplica el intercambio y completa la venta de una vez.

Con Configuración → Impuestos → No se aplicarán impuestos a los artículos intercambiados activado, el lado devuelto no lleva impuesto y la caja indica "Impuestos deshabilitados para intercambios".

Canjes (trade-in)

Devolverse (así etiqueta la app el canje o trade-in, también en el menú de 3 puntos) abre la misma ventana de dos lados con el título Devolverse — el campo de precio pasa a Precio de intercambio y el botón a Solicitar canje — afinada para recibir mercancía del cliente como parte de una compra, común en tiendas de equipo, instrumentos y artículos usados:

1. Elige la opción de canje y confirma el aviso (los artículos entregados se toman a cuenta y se pueden agregar artículos nuevos a la venta).
2. Registra los bienes que el cliente entrega con su Precio de intercambio — puedes elegir un artículo existente o escribir un nombre y categoría nuevos, lo que crea el artículo para poder revenderlo.
3. Agrega lo que el cliente compra y presiona Solicitar canje (o usa Completar venta en la flecha desplegable para aplicar y completar en un solo paso).

Donde tu jurisdicción grava solo la diferencia, activa Configuración → Impuestos → No se aplicarán impuestos a los artículos intercambiados (versión para canjes); la caja muestra "Impuestos desactivados para el intercambio" y el crédito del canje reduce la base gravable. Cambiar entre intercambio y canje a medio flujo pide confirmación, y Modo de salida abandona cualquiera de los dos.

Qué pasa con el inventario

• Una devolución completada regresa la cantidad devuelta al inventario de tu sucursal automáticamente.
• El número de serie de un artículo serializado devuelto se reactiva para que esa unidad exacta pueda venderse otra vez — salvo que actives Configuración → Configuración de la aplicación → NO vuelva a agregar el número de serie al artículo al realizar una devolución, para tiendas que inspeccionan antes de reingresar. Consulta artículos serializados y tipos especiales.
• La mercancía que regresa invendible no debe reingresar al inventario en silencio. Los detalles de cada línea de devolución llevan el campo Número dañado / No volver a stock (así etiquetado en la app): escribe cuántas de las unidades devueltas están invendibles y, al completarse la devolución, esas unidades quedan fuera del inventario vendible y se anotan en el registro de artículos dañados con la razón "Devolución" — el mismo registro que alimenta el flujo de mercancía dañada. Consulta existencias, ajustes y artículos dañados.
• Las devoluciones aparecen como ventas negativas en tus informes, con conteos de artículos devueltos en informes de ventas y cierre.

Preguntas frecuentes

¿Por qué mi empleado no ve la opción de Devolución? Le falta el permiso Procesos de devoluciones en su módulo Ventas. Sin él, el modo Devolución, las cantidades negativas y las ediciones de precio negativas quedan bloqueados.

¿Cómo evito que devuelvan de más — tres cuando compraron dos? Usa devoluciones verificadas. El flujo verificado lleva Vendido, Devuelto y Restante por línea del recibo y rechaza todo lo que supere lo restante, incluso en varias visitas. Activa Requerir Devoluciones Verificadas para hacerlo obligatorio.

¿Puedo hacer una devolución sin el recibo original? Sí, salvo que tu tienda active Requerir recibo para devolución o Requerir Devoluciones Verificadas. En la ventana de devolución verificada también puedes encontrar el recibo buscando por el artículo comprado y el nombre del cliente.

¿Cómo reembolso a la tarjeta de crédito del cliente? Completa la devolución con Crédito como pago (negativo) mediante tu procesador integrado, o anula/reembolsa la transacción original de la tarjeta — consulta cobrar con tarjeta.

¿El precio del reembolso puede diferir de lo que pagó el cliente? En una devolución libre tú controlas los precios de línea (con los mismos permisos que cualquier edición de precio). En una devolución verificada el precio está topado al precio del recibo original de cada artículo.

¿Cómo se ajusta el dinero en un intercambio? Solo cambia de manos la diferencia: si lo devuelto vale más que lo nuevo, la caja muestra un reembolso a favor; si vale menos, un monto a pagar. Un solo pago o reembolso cierra todo el intercambio.

Solo hacemos cambios, nunca reembolsos en efectivo. ¿La caja puede exigirlo? Reembolsa la devolución a Línea de crédito o a una tarjeta de regalo en lugar de efectivo, y haz política de iniciar los cambios desde el flujo de Intercambio para que ambas direcciones vivan en una transacción. No existe un interruptor único que bloquee los reembolsos en efectivo.

¿Dónde veo todas las devoluciones del día? Abre el menú de 3 puntos → Ventas del día para las transacciones de hoy, o corre los informes de ventas filtrados a devoluciones — consulta informes de ventas y cierre.