Conecta QuickBooks Online con OAuth desde Configuración, define una fecha de inicio de exportación y cada sincronización publica una póliza de diario por tienda y por día que resume ventas, costo de ventas, impuestos, formas de pago, descuentos y sobrantes/faltantes — en cuentas que la integración crea por ti. Shogo es el puente recomendado para Xero y otro software contable.

Tu contador no quiere recapturar los totales de cada día, y tú no quieres teclearlos. La integración con QuickBooks Online cierra esa brecha: PHP Point Of Sale publica en QuickBooks Online una póliza de diario por tienda y por día que resume la actividad del cierre — ventas brutas, costo de ventas, impuestos, pagos por forma de pago, descuentos, reembolsos, movimiento de tarjetas de regalo y cuentas de la tienda, y el sobrante/faltante de caja. Crea automáticamente las cuentas que necesita en tu catálogo de cuentas de QuickBooks, así que no hay un paso de mapeo manual.

Todo vive en Configuración → Configuración de Quickbooks (abre Configuración en el menú izquierdo y busca quickbooks), y requiere el permiso del módulo Configuración (permisos y plantillas).

Shogo para otro software contable

El propio panel de Configuración de Quickbooks te señala a Shogo (shogo.io), el socio que integra PHP Point Of Sale con todos los grandes programas de contabilidad — QuickBooks, Xero y más — con opciones más flexibles, incluidas las compras y el mapeo de cuentas a la medida. Está previsto que Shogo reemplace con el tiempo a la integración incorporada de QuickBooks, así que si empiezas de cero, o necesitas control por cuenta o un software distinto de QuickBooks, empieza por Shogo. La integración incorporada descrita abajo sigue siendo la opción directa, solo de pólizas de diario, para QuickBooks Online.

Conectar QuickBooks Online

1. Ve a Configuración y busca quickbooks para abrir Configuración de Quickbooks.
2. Haz clic en Conéctese a QuickBooks Online.
3. Inicia sesión en tu cuenta de Intuit y autoriza a PHP Point Of Sale el acceso a tu empresa de QuickBooks Online.

Una vez conectado, el panel muestra tres controles de mantenimiento:

• Actualizar tokens — renueva los tokens de OAuth si QuickBooks reporta sesión expirada.
• Vuelva a conectarse a QuickBooks Online — vuelve a correr la autorización, por ejemplo tras cambiar credenciales o de empresa en QuickBooks.
• Restablecer Quickbooks — limpia la conexión guardada (tokens, empresa, fecha de inicio de exportación, el registro de qué días ya se publicaron y el mapeo de clases). No borra nada dentro de QuickBooks; úsalo para rehacer la configuración desde cero.

Configurar y correr la sincronización

• Operaciones de sincronización de Quickbooks contiene una sola operación, Exportar entrada de diario a QuickBooks, habilitada por defecto. Si la desmarcas, la sincronización no hace nada.
• Fecha de inicio de exportación — captura una fecha como AAAA-MM-DD. La sincronización publica una póliza por cada día desde esa fecha hasta ayer (la de hoy se publica cuando el día termina). Si la dejas vacía, la publicación empieza desde la fecha actual. Elige la primera fecha que quieras en QuickBooks — en una conexión nueva suele ser el día en que empezaste a usar el POS, o el inicio del periodo contable en curso.
• Fecha última sincronización muestra cuándo corrió por última vez. Haz clic en Sincronizar junto a ella (y confirma) para exportar ahora; una barra de progreso de sincronización de Quickbooks sigue la corrida y un botón Cancelar la detiene.
• Registros de sincronización de Quickbooks lista un archivo de registro descargable por corrida — ábrelo para ver exactamente qué fechas se publicaron y cualquier error que devolvió QuickBooks.

Los días publicados con éxito se recuerdan por tienda y nunca se publican dos veces, así que puedes correr la sincronización cuantas veces quieras. Si QuickBooks rechaza la póliza de un día (el error aparece en el registro), ese día se reintenta automáticamente en la siguiente sincronización. Para que la exportación corra sola cada día en una tienda en la nube, envía una solicitud a soporte y te la programan.

Qué contienen las pólizas de diario

Cada póliza lleva la fecha del día de negocio que resume y se construye con las mismas cifras que tus informes de ventas y cierre. La integración crea las cuentas que necesita en tu catálogo, todas con el prefijo de la marca del POS (por ejemplo "PHP POS GROSS INCOME"), la primera vez que usa cada una:

• Ingreso bruto (ingresos) — las ventas brutas del día, excluyendo tarjetas de regalo, al haber.
• Costo de ventas (COGS) (cargo) en pareja con una cuenta de activo de inventario COGS (abono) — el valor de inventario se mueve al costo de ventas.
• Impuesto por pagar [tasa] (pasivo circulante) — una cuenta por cada tasa de impuesto, abonada con lo recaudado de esa tasa; tus tasas vienen de configurar impuestos.
• Ventas [forma de pago] (banco/efectivo en caja) — una cuenta por cada forma de pago (efectivo, cheque, tarjeta de crédito, etc.), cargada con lo cobrado por esa forma; las cuentas de Devoluciones [forma de pago] correspondientes registran los reembolsos por forma de pago.
• Descuentos (ingresos, descuentos/reembolsos otorgados) y Reembolsos (ingresos) — los totales del día.
• Tarjeta de regalo (pasivo circulante) — la venta de tarjetas de regalo se publica al pasivo y no a ingresos, porque el ingreso se reconoce al canjear; ver tarjetas de regalo.
• Cuenta de la tienda (pasivo circulante) — los cargos a cuentas de la tienda de clientes.
• Sobrante/faltante en pareja con Caja chica — los sobrantes y faltantes de caja de tus cierres (cajas y manejo de efectivo).

Las tiendas se vuelven clases de QuickBooks. Se crea automáticamente una clase con el nombre de cada tienda, cada línea de la póliza lleva la clase de su tienda, y cada tienda recibe su propia póliza por día — así los reportes por clase en QuickBooks desglosan tus libros por sucursal.

Qué es la integración — y qué no es

Es contabilidad a nivel de póliza de diario, no contabilidad factura por factura. QuickBooks recibe resúmenes diarios, no una copia de cada venta, cliente, artículo y factura — el detalle queda en el POS y QuickBooks guarda el resumen financiero, que es lo que la mayoría de los libros de retail necesita. Si necesitas detalle por factura en tu software contable, o usas algo distinto de QuickBooks Online, usa Shogo.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que mapear mi catálogo de cuentas antes de sincronizar? No. La integración crea automáticamente las cuentas que necesita (con el prefijo del POS) la primera vez que publica, incluida una cuenta de impuesto por pagar por tasa y una cuenta de banco por forma de pago. Tu contador puede reclasificarlas o fusionarlas después dentro de QuickBooks.

¿Por qué no hay póliza de hoy? Las pólizas se publican solo por días completos — la exportación cubre desde la fecha de inicio hasta ayer. La de hoy aparece cuando el día cierra y corre la siguiente sincronización.

¿Correr la sincronización dos veces duplica mis números? No. Cada día publicado con éxito queda registrado por tienda y se omite en corridas posteriores. Solo se reintentan los días que fallaron (visibles en los registros de sincronización).

¿Cómo traigo el historial de antes de conectar? Pon la Fecha de inicio de exportación en la fecha más antigua que quieras y haz clic en Sincronizar. Se publica una póliza por cada tienda y día desde esa fecha.

¿Cómo veo cada sucursal por separado en QuickBooks? Las pólizas ya vienen separadas: una por tienda y por día, con cada línea etiquetada con una clase de QuickBooks nombrada como la tienda. Corre los reportes de QuickBooks por clase.

Falló la póliza de un día — ¿qué hago? Abre los Registros de sincronización de Quickbooks y lee el error que devolvió QuickBooks (una cuenta desactivada o un cierre de libros son causas comunes). Corrige la causa en QuickBooks y haz clic en Sincronizar — los días fallidos se vuelven a publicar solos.

¿Esto envía mis ventas, clientes o artículos individuales a QuickBooks? No. Solo se envían pólizas de resumen diario. Para contabilidad por factura u otras plataformas como Xero, usa Shogo.

¿Puede la exportación correr sola cada noche? Sí — en tiendas en la nube, contacta a soporte y te configuran la sincronización diaria automática.