Adjunta una entrega a una venta (o créala por separado), define fechas y un empleado de entrega, y avánzala por estados que pueden notificar al cliente. Las vistas de calendario, las tarifas de envío y las zonas por código postal mantienen el despacho en orden.

Algunas ventas no terminan en la caja: el mueble todavía tiene que llegar a la casa del cliente, o el paquete todavía tiene que enviarse. El módulo Entregas le da a cada una de esas ventas una orden de entrega que puedes programar, rastrear y asignar al empleado correcto. Hay dos formas de crearla: como parte de una venta (recomendada — la entrega queda vinculada a la venta, sus artículos y sus pagos) o por separado desde la página de Entregas para trabajos sin venta asociada. Los recogidos en tienda se manejan en el mismo módulo.

Primero configura el envío y las opciones de entrega

Abre Configuración de la tienda → Pedidos y entregas para configurar las piezas de las que se alimenta una orden de entrega:

• Proveedores de envío — haz clic en Agregar proveedor de envío para crear cada transportista o grupo de métodos (UPS, tu propio camión). Dentro de cada proveedor, haz clic en Agregar tarifa y completa el Nombre de la tarifa, el Importe de la tarifa (el monto que se suma a la venta), el Tiempo de entrega en días (el plazo con el que se precargan las fechas previstas) y el orden (Ordenar); marca una tarifa por proveedor como Predeterminado.
• Zonas de envío — haz clic en Agregar zona de envío, ponle nombre, lista sus códigos postales (admite expresiones regulares: 144.* coincide con todo código que empiece con 144) y asígnale una Cuota y un Grupo de impuestos (consulta configurar impuestos). En una venta se selecciona automáticamente la zona que coincide con el código postal del cliente; su cuota se suma a los gastos de envío y se aplica su grupo de impuestos.
• Empleado predeterminado para entregas — el empleado al que se asignan automáticamente las órdenes nuevas.
• Color de entrega basado en — si los calendarios de entregas colorean por Estado o por Categoría.
• NO cobrar impuestos a los artículos de servicio en entregas — desactivado por defecto; al activarlo, los artículos de servicio en ventas con entrega no llevan impuesto.

Después crea tus estados y categorías (secciones de abajo) para que el despacho vea todo de un vistazo.

Crear una entrega durante una venta

1. En la pantalla de ventas, agrega un cliente a la venta — el botón Entrega aparece bajo la información del cliente; consulta cobrar una venta.
2. Agrega los artículos (y los descuentos que apliquen) y haz clic en Entrega.
3. En la pestaña Método de entrega, elige Entrega y completa:
   • Tarifa de envío — elige una de las tarifas configuradas en Proveedores de envío (la predeterminada del proveedor viene preseleccionada). Su importe se copia en Cargos de Entrega y su plazo precarga las fechas previstas.
   • Empleado de entrega — quién la lleva, si entrega uno de tus empleados.
   • Número de rastreo — el número de guía del transportista, si existe.
   • Procesamiento esperado — cuándo esperas terminar de preparar el pedido.
   • Entrega esperada — cuándo esperas que llegue.
   • Comentario de entrega — notas de texto libre sobre la entrega.
   • Estado y Categoría — elige entre los estados y categorías que creaste.
   • Duración — cuánto se espera que tome el recorrido, en incrementos de 15 minutos desde 30 minutos hasta 40 horas.
   • Preferencia de contacto — marca Teléfono, Correo electrónico y/o Texto para registrar cómo quiere el cliente que lo contacten.
4. Abre la pestaña Dirección de entrega. Se rellena desde el perfil del cliente; agrega lo que falte.
5. Abre la pestaña Cargos de entrega (todos los campos son opcionales):
   • Cargos de entrega — un monto fijo que se suma al total de la venta.
   • Zona de envío — se preselecciona la zona que coincide con la dirección; su cuota se suma a los gastos de envío y se rellena su grupo de impuestos.
   • Grupo de impuestos — el grupo de impuestos que se aplica al cargo de entrega.
6. Haz clic en Guardar entrega y completa la venta. La entrega se finaliza solo cuando la venta se completa — hasta entonces no aparece en la página de Entregas.

Antes de completar la venta puedes reabrir la entrega con el botón Entrega (que ahora muestra una palomita azul) para editarla, o hacer clic en Cancelar entrega al pie del panel para quitarla de la venta.

Crear un recogido en tienda

Los recogidos en tienda solo pueden crearse dentro de una venta — el formulario independiente siempre guarda entregas normales.

1. Agrega un cliente, añade los artículos y haz clic en Entrega en la pantalla de ventas.
2. En la pestaña Método de entrega elige Recoger en tienda.
3. Completa lo que necesites: Recogido esperado (fecha y hora), Comentario de entrega, Estado, Categoría y Duración. Ninguno es obligatorio.
4. Haz clic en Guardar entrega y completa la venta.

Los recogidos aparecen en la página de Entregas junto a las entregas y se actualizan, editan y eliminan igual. La marca Se encuentra en la tienda de recogido de la orden no puede cambiarse después.

Crear una entrega independiente

Para una entrega sin venta detrás:

1. Abre Entregas en el menú izquierdo y haz clic en + Nueva entrega.
2. Completa el formulario de Información de la entrega — los campos en rojo son obligatorios:
   • Empleado de entrega, Estado, Categoría, Duración — como arriba.
   • Ubicación — elige la sucursal a la que pertenece la entrega (viene preseleccionada la primera de la lista, no necesariamente aquella donde iniciaste sesión).
   • Nombre, información de contacto y dirección — el cliente de la entrega.
   • Número de rastreo y Comentarios.
   • Se encuentra en la tienda de recogido, Proveedor de envío, Método de envío — solo se definen en entregas creadas desde una venta; en una orden independiente quedan fijos.
   • Fecha estimada de embarque, Fecha de envío real, Fecha estimada de entrega/recogido, Fecha de entrega/recogido real — los cuatro campos de fecha que alimentan los calendarios.
   • Agregar archivos — adjunta hasta cinco archivos de cualquier tipo (un comprobante firmado, una foto del punto de entrega).
   • Captura de artículos — escribe un nombre o escanea un código de barras para adjuntar los artículos que se entregan, de modo que el chofer y los documentos sepan qué sale. Quita un artículo con la x; haz clic en una cantidad para editarla.
3. Haz clic en Guardar.

Seguir el estado de cada orden

Los estados de entrega se actualizan manualmente — editando la orden, o seleccionando filas en la cola y usando el control de cambio de estado. Cuatro estados vienen de fábrica: No programada, Programado, Enviado y Entregado, cada uno con su color. Agrega los tuyos para los pasos propios de tu operación:

1. Abre Entregas, haz clic en los puntos suspensivos (...) arriba a la derecha y elige Administrar estados (requiere el permiso Administrar estados).
2. Haz clic en Agregar estado y completa:
   • Nombre — lo que aparece en los desplegables y en la cola.
   • Descripción — opcional; en los estados sin plantilla de correo, reemplaza el nombre del estado al final de la notificación integrada («…ha cambiado a: »).
   • Notificar al cliente por correo electrónico — al marcarlo, mover una entrega a este estado envía un correo automático al cliente.
   • Notificar al cliente por SMS — al marcarlo, el cliente recibe un texto; requiere la integración con Twilio — consulta correo, SMS y notificaciones.
   • Color — cómo se muestra el estado, y el color de las entregas en el calendario cuando Color de entrega basado en es Estado.
3. Haz clic en Guardar. Editar actualiza el estado en todos lados; Eliminar lo quita de forma permanente de todas las entregas que lo tenían y no se puede deshacer.

Personalizar los correos de notificación

El correo que sale con un cambio de estado es totalmente personalizable, y las plantillas aplican a todas las sucursales:

1. Abre Entregas, haz clic en los puntos suspensivos (...) y elige Administrar plantilla de correo electrónico.
2. Elige el Estado al que corresponde el mensaje. Elegir Default edita el mensaje de respaldo que se envía para cualquier estado que notifique y no tenga plantilla propia.
3. Escribe el mensaje. Inserta los códigos cortos provistos donde vayan los valores del cliente — cada uno se reemplaza con el valor real de la orden al enviarse: %company_name%, %sale_id%, %tracking_number%, %ecommerce_id% (el número del pedido en línea en ventas de ecommerce), %delivery_id%, %delivery_status%, %estimated_shipping_date%, %actual_shipping_date%, %estimated_delivery_or_pickup_date%, %actual_delivery_or_pickup_date%.
4. Haz clic en Vista previa para ver el mensaje renderizado y luego en Guardar.

Ten cuidado con los códigos de rastreo y fechas: esos campos se llenan a mano, y si una entrega no los tiene el correo sale con espacios en blanco. Sin mensaje predeterminado, un estado que notifica y no tiene plantilla usa el texto integrado "Empresa desea informarle que el estado de su entrega ID de venta ha cambiado a: estado".

Agrupar órdenes con categorías

Las categorías agrupan las entregas como tú despaches — por ruta, por camión, por tipo de servicio:

1. Abre Entregas, haz clic en los puntos suspensivos (...) y elige Administrar categorías (requiere el permiso Administrar categorías).
2. Usa la opción de agregar, escribe el Nombre de la categoría, haz clic en el campo de Color de la categoría para elegir un color y haz clic en Guardar.
3. Editar renombra o recolorea la categoría para todas sus entregas; Eliminar la quita de forma permanente y no se puede deshacer. Haz clic en Listo para volver.

Cuando Configuración de la tienda → Pedidos y entregas → Color de entrega basado en está en Categoría, los calendarios usan el color de la categoría de cada entrega.

Buscar y filtrar órdenes en la cola

La página de Entregas lista todas las órdenes. Haz clic en el ícono de embudo cerca de la esquina superior derecha para filtrar por Estado, Categoría, Recoger en tienda, rango de fechas de envío, rango de fechas de entrega, Ubicación y Entregas con/sin ventas. La configuración de columnas del menú de puntos suspensivos (...) controla qué columnas se muestran, incluida la Preferencia de contacto.

Para editar una orden, haz clic en Editar junto a ella. Todo puede cambiarse excepto el Proveedor de envío, el Método de envío y la marca de recogido en tienda — esos pertenecen a la venta, así que para cambiarlos (o las zonas y cargos) abre la venta, haz clic en el botón Entrega, edita y pulsa Guardar entrega. Editar la venta es la única forma de cambiar los cargos; editar desde el módulo de Entregas es la vía rápida para estados y categorías y la única para entregas independientes.

Trabajar desde los calendarios

Haz clic en Calendarios arriba a la derecha en la página de Entregas y elige una de cuatro vistas, cada una ligada a un campo de fecha distinto:

• Entrega/recogido estimado — las órdenes en su fecha estimada de entrega o recogido.
• Fecha de envío real — las órdenes en la fecha en que realmente se enviaron.
• Fecha de entrega/recogido real — las órdenes en la fecha en que realmente llegaron o se recogieron.
• Fecha de venta — cada entrega en la fecha de su venta original.

Los botones de la esquina superior derecha alternan entre mes, semana, día y una vista de lista del mes; las flechas de la esquina superior izquierda avanzan en el tiempo. Las entradas se colorean por estado o categoría según tu ajuste de Color de entrega basado en. Haz clic en una entrega para abrir una ventana con dos pestañas — Información de la entrega y Artículos de la entrega — y editarla ahí mismo.

Desde un calendario también puedes hacer clic en Imprimir para imprimir la vista del calendario (o guardarla como PDF), o usar el botón Imprimir Hoja de cumplimiento de cualquier día para abrir las hojas de cumplimiento de ese día — los documentos de surtido con los que trabaja tu bodega o chofer.

Eliminar y recuperar entregas

Hay tres maneras de quitar una entrega, con distinta posibilidad de recuperación:

• Desde la cola — selecciona la orden en la página de Entregas y haz clic en Eliminar sobre la lista. Estas sí se recuperan: haz clic en los puntos suspensivos (...), elige Gestionar las entregas eliminadas, selecciona las filas y haz clic en Recuperar.
• Cancelarla en la venta — edita la venta, haz clic en Entrega y elige Cancelar entrega. Esto elimina la entrega y no puede recuperarse.
• Eliminar la venta — borrar una venta borra su entrega, también sin recuperación. Consulta devoluciones, cambios y artículos a cuenta para la edición y eliminación de ventas.

Informes, permisos e interacciones

• Informes — Informes → Entregas → Informes detallados lista cada venta con entrega con su estado, empleado de entrega, cliente, sucursal, totales y utilidad; lo ven los empleados con el permiso de informes Ver entregas. Consulta ejecutar informes.
• Permisos — el permiso del módulo Entregas muestra u oculta el módulo, y seis acciones controlan el trabajo interno: Buscar entregas abre la cola en sí (el listado, la búsqueda, el orden y los filtros — sin él la página de Entregas no carga); Añadir entregas muestra el botón + Nueva entrega en la cola y los calendarios y el botón Entrega en la pantalla de venta (un cajero sin él no puede adjuntar una entrega o recogida a una venta); Editar las entregas abre y guarda el formulario de entrega (así que en la práctica crear una también lo necesita) y habilita el control Cambiar Estado de la cola y las ediciones desde la ventana del calendario; Eliminar las entregas cubre la acción Eliminar más Gestionar las entregas eliminadas y Recuperar; Administrar categorías y Administrar estados desbloquean sus páginas del menú de puntos suspensivos. Consulta permisos y plantillas.
• Ecommerce — los pedidos importados de tu tienda en línea pueden llevar su número de pedido a los correos de entrega con el código %ecommerce_id%; consulta cómo funciona la sincronización de ecommerce.
• Impuestos — el cargo de entrega se grava con el grupo de impuestos que elijas en la pestaña Cargos de entrega. Ejemplo: una venta de $50 con cargo de entrega de $10 y grupo de impuestos del 10% da un total de $66.

Preguntas frecuentes

¿Por qué mi entrega no aparece en la página de Entregas? La venta nunca se completó. Una entrega creada en una venta se finaliza solo al completarse la venta — reabre la venta suspendida y termínala.

¿Por qué no puedo cambiar el proveedor de envío de una entrega? El proveedor, el método y la marca de recogido pertenecen a la venta. Edita la venta, haz clic en Entrega, cámbialos ahí y guarda la entrega.

¿Por qué mi cliente recibió un correo con fechas en blanco? La plantilla usa códigos de fechas o rastreo y los campos de la orden nunca se llenaron. Captura las fechas estimadas y el número de rastreo en la orden, o quita esos códigos de la plantilla.

¿Cómo hago que "tu pedido ya se envió" salga automáticamente? Edita el estado Enviado (puntos suspensivos → Administrar estados) y marca Notificar al cliente por correo electrónico. Si quieres, escribe una plantilla para ese estado en Administrar plantilla de correo electrónico. Después basta con poner las entregas en Enviado cuando salgan.

¿El calendario puede mostrar mis rutas en colores distintos? Sí — crea una categoría por ruta, asígnala a cada entrega y pon Color de entrega basado en en Categoría en Configuración de la tienda → Pedidos y entregas.

¿Puedo recuperar una entrega que cancelé desde la venta? No. Solo las entregas eliminadas desde la cola de Entregas se recuperan con Gestionar las entregas eliminadas; cancelar la entrega en una venta o borrar la venta la elimina de forma permanente.

¿Cómo cobro la entrega? Captura un monto fijo en Cargos de entrega en el panel de entrega de la venta, o configura tarifas de proveedor (costo, grupo de impuestos, días de plazo) y zonas de envío en Configuración de la tienda → Pedidos y entregas para cobrar de forma consistente.

¿Las entregas independientes afectan mis números de venta? No — una entrega independiente no tiene venta asociada, así que no se cobra nada y el inventario no se mueve. Sus artículos son solo para los documentos de despacho. Usa el filtro Entregas con/sin ventas para distinguirlas.